หัวจดหมายธุรกิจและส่วนบุคคลโดยทั่วไปมีสองเวอร์ชัน: พิมพ์ล่วงหน้าและอิเล็กทรอนิกส์ วิธีการทำสำเนาหัวจดหมายของคุณขึ้นอยู่กับรุ่นที่คุณมีและจำนวนสำเนาที่คุณต้องการ ไม่ว่าในกรณีใดคุณจะต้องได้รับสำเนาที่คมชัดสะอาดและใกล้เคียงกับต้นฉบับมากที่สุด
ทำซ้ำจากจดหมายที่พิมพ์
นำไปที่โรงพิมพ์หากคุณมีงานศิลปะดิจิทัลต้นฉบับของหัวจดหมายและคุณต้องการสำเนาหลายร้อยชุด นำตัวอย่างมาด้วยและขอให้เครื่องพิมพ์จับคู่ให้ใกล้เคียงที่สุด
ถามเครื่องพิมพ์ว่าเขาสามารถทำซ้ำได้หรือไม่ถ้าคุณไม่มีงานศิลปะต้นฉบับของหัวจดหมายของคุณ ยังถามว่าเขาจะคิดค่าบริการออกแบบพิเศษ เครื่องพิมพ์เชิงพาณิชย์จำนวนมากจะทำเช่นนี้โดยเสียค่าธรรมเนียมเล็กน้อย
เรียกใช้สำเนาหัวจดหมายที่สะอาดด้วยเครื่องถ่ายเอกสารสีหากคุณต้องการสำเนาเพียงไม่กี่ชุด คุณยังสามารถสแกนหัวจดหมายและพิมพ์โดยเฉพาะอย่างยิ่งในเครื่องพิมพ์เลเซอร์คุณภาพสูง ใช้กระดาษที่ตรงหรือใกล้เคียงกับต้นฉบับของคุณมากที่สุด
การทำสำเนาจากจดหมายอิเล็กทรอนิกส์หรือหัวจดหมายดิจิทัล
เปิดไฟล์หากงานต้นฉบับของหัวจดหมายของคุณอยู่ในเอกสารประมวลผลคำจากนั้นให้บันทึกเป็นเทมเพลตที่คุณสามารถใช้ซ้ำได้ในอนาคต ใน Microsoft Word ไปที่ "ไฟล์" จากนั้น "บันทึกเป็น" และเปลี่ยน "บันทึกเป็นประเภท" เป็น "เทมเพลตเอกสาร" ตั้งชื่อไฟล์ที่จำได้เช่น ABC Letterhead จากนั้นเลือก "บันทึก" เพื่อใช้เทมเพลตนี้ในภายหลัง ไปที่ "ไฟล์" จากนั้น "เอกสารใหม่" และเลือก "เทมเพลตใน My Computer"
สแกนส่วนหัวและส่วนท้ายของสำเนาที่แยกจากกันที่ระดับ 100% แยกต่างหากหากคุณไม่มีงานศิลปะต้นฉบับของหัวจดหมาย สแกนภาพอย่างแน่นหนาด้วยพื้นที่น้อยที่สุดหรือไม่มีที่ว่างรอบ ๆ บันทึกภาพแต่ละภาพเป็นไฟล์ jpeg และจำตำแหน่งที่คุณบันทึกไว้เพราะคุณจะต้องไปที่ภาพเหล่านั้นในภายหลัง
ไปที่ "มุมมอง" จากนั้น "หัวกระดาษและท้ายกระดาษ" เพื่อแสดงกล่องส่วนหัวของคุณในเอกสาร Word ใหม่ ด้วยเคอร์เซอร์ของคุณในกล่องเลือก "แทรก" แล้ว "รูปภาพ" จากนั้น "จากไฟล์" นำทางไปยังตำแหน่งที่คุณบันทึกรูปภาพที่สแกน เลือกภาพส่วนหัวของคุณแล้วคลิก“ แทรก”
คลิกขวาที่ภาพในส่วนหัวและเลือก "จัดรูปแบบรูปภาพ" บนแท็บขนาดให้ทำเครื่องหมายที่ช่อง "ล็อกอัตราส่วนภาพ" และเปลี่ยนความสูงจากระดับเป็น "100 เปอร์เซ็นต์" บนแท็บเค้าโครงเลือก "ด้านหน้าข้อความ ” เป็นสไตล์การตัดและตรวจสอบ“ กึ่งกลาง” เพื่อจัดแนวนอน
ไปที่ "มุมมอง" จากนั้น "หัวกระดาษและท้ายกระดาษ" และวางเคอร์เซอร์ของคุณภายในกล่องท้ายกระดาษที่ด้านล่างของเอกสาร Word จากนั้นทำตามขั้นตอนเดียวกันในการแทรกปรับขนาดและจัดตำแหน่งภาพท้ายกระดาษของคุณภายในกล่อง บันทึกเอกสารใหม่ของคุณเป็นเทมเพลตที่คุณสามารถใช้ซ้ำได้ในอนาคต
การเตือน
คำแนะนำอาจแตกต่างกันเล็กน้อยสำหรับรุ่น Microsoft Word ที่สูงกว่าปี 2003 และซอฟต์แวร์ประมวลผลคำอื่น ๆ หากงานศิลปะดิจิทัลดั้งเดิมของคุณอยู่ในรูปแบบการประมวลผลที่ไม่ใช่คำให้บันทึกหรือสแกนเอกสารเป็น jpeg ที่คุณสามารถครอบตัดและแทรกลงในเอกสาร Word ตามคำแนะนำก่อนที่จะบันทึกเป็นเทมเพลต คุณอาจต้องเล่นกับการตั้งค่าสแกนเนอร์เพื่อให้ได้ภาพที่ดีที่ไม่ใหญ่เกินไป พยายามรักษาขนาดภาพให้น้อยกว่า 500 kb
