สิ่งหนึ่งที่มองข้ามโดยทั่วไป แต่มีค่าของธุรกิจคือการทักทายวอยซ์เมล บันทึกที่น่าจดจำและเป็นมืออาชีพสร้างผลกระทบเชิงบวก ทำให้คำทักทายเหมาะสมกับ บริษัท ในขณะที่ยังคงเพิ่มสไตล์ด้วยบุคลิกบางอย่างที่ถูกโยนลงไปในส่วนผสม การบันทึกเสียงที่ดีที่สุดออกมานั้นมีปริมาณของรสชาติที่เหมาะสมโดยไม่ทำให้มืออาชีพเสียไป
ส่วนผสมพื้นฐาน
จดหมายเสียงทางธุรกิจควรมีส่วนผสมหลายอย่างที่แจ้ง รวมถึงชื่อของบุคคลที่มีนามสกุลถูกหมุนชื่อของ บริษัท และแผนก เชิญผู้โทรให้ฝากข้อความไว้ บ่อยครั้งที่ผู้โทรไม่ได้รู้ว่าเธอมาถึงจดหมายเสียงแล้ว แจ้งให้ลูกค้าทราบเมื่อพวกเขาสามารถคาดหวังว่าจะมีการโทรกลับและเสนอรายชื่อผู้ติดต่ออื่น ๆ หากเป็นไปได้ เพิ่มเว็บไซต์หรืออีเมลของ บริษัท ปล่อยให้ผู้ติดต่อเพิ่มเติมเพียงคนเดียวเพื่อความกระชับข้อควรระวัง Christopher Null เขียนไว้ใน PC World สร้างคำทักทายสั้น ๆ และตรงประเด็น
ไม่มีเลขที่
หลีกเลี่ยงการใช้โทรศัพท์มือถือเพื่อบันทึกคำทักทาย ต้องการใช้สายที่ดินสำหรับการบันทึกคำทักทาย คุณภาพเสียงไม่ดีเท่าโทรศัพท์มือถือเทียบกับโทรศัพท์บ้าน คำทักทายอย่างมืออาชีพไม่ควรฟังดูผิดเพี้ยนหรือแตกหัก หลีกเลี่ยงคำทักทายมาตรฐาน พวกเขาฟังเสียงโดยอัตโนมัติไม่มีตัวตนและเย็น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าไม่มีการบันทึกเสียงพื้นหลัง การทักทายทางโทรศัพท์ที่บันทึกไว้ไม่ดีสามารถทำให้ลูกค้าเป็นผู้นำ หลีกเลี่ยง“ um” และ“ uhs.” เตรียมสคริปต์ก่อนบันทึกเพื่อให้มันไหลได้อย่างง่ายดาย
คำทักทายทั่วไป
คำทักทายทั่วไปใช้เป็นประจำทุกวันสำหรับสายที่ไม่ได้รับทุกวันในขณะที่โทรศัพท์นั้นไม่ต้องใส่ข้อมูล โดยทั่วไปคำทักทายนี้เล่นสำหรับผู้ที่โทรมาจากภายนอก บริษัท
“ คุณมาถึงแล้ว (บริษัท) ที่ไหน (สโลแกน) นี่คือ (ชื่อ), คำแนะนำของคุณถึง (แผนก) น่าเสียดายที่ฉันไม่สามารถรับโทรศัพท์ได้ในขณะนี้ แต่ฝากข้อความพร้อมชื่อและหมายเลขโทรศัพท์ของคุณมาให้ฉันและฉันจะโทรกลับโดยเร็วที่สุด หรือส่งอีเมลถึงฉันได้ที่ (ที่อยู่อีเมล)”
คำทักทายเมื่ออยู่นอกสำนักงาน
ข้อความที่ไม่อยู่ในสำนักงานจะถูกใช้เมื่อมีคนหายไปจากสำนักงานเป็นระยะเวลาที่กำหนดไว้ล่วงหน้า บริการฝากข้อความเสียงส่วนใหญ่อนุญาตให้ทักทายเพื่อเล่นตามระยะเวลาที่กำหนดดังนั้นจึงไม่มีใครจำได้ว่าต้องปิดการทักทายเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน
“ สวัสดีนี่คือ (ชื่อ) ใน (แผนก) ฉันออกจากสำนักงานจนถึงวันที่ ฉันจะตรวจสอบวอยซ์เมลของฉันตลอดทั้งวันดังนั้นโปรดทิ้งฉันไว้และฉันจะโทรกลับโดยเร็วที่สุด หากคุณต้องการความช่วยเหลือเพิ่มเติมคุณสามารถติดต่อ (บุคคลที่ติดต่อสำรอง) ได้ที่ (หมายเลขโทรศัพท์) หรือคุณสามารถเยี่ยมชมเว็บไซต์ของเราได้ที่ (URL)”
