วิธีการกระทบยอดบัญชีเจ้าหนี้

เจ้าหนี้การค้าหรือ AP จัดเป็นหนี้สินหมุนเวียนและรายงานในงบดุล ในการปิดหนังสือตอนสิ้นเดือนและบัญชีสิ้นปีบัญชีเจ้าหนี้จะต้องกระทบยอด นี่อาจเป็นบัญชีที่มีขนาดใหญ่มากหรือบัญชีเล็ก ๆ ถ้าคุณเป็นธุรกิจขนาดเล็ก

หาก บริษัท ของคุณใช้วิธีการบัญชีคงค้าง บริษัท จะบันทึกค่าใช้จ่ายตามที่เกิดขึ้นไม่ใช่เมื่อจ่ายจริง หากเป็นกรณีนี้บัญชี AP จะถูกใช้อย่างกว้างขวาง โดยทั่วไป บริษัท ใช้ยอดดุลบัญชีแยกประเภททั่วไป (ยอดรวม) และยอดคงเหลือย่อย (รายละเอียดของบัญชี) เพื่อบันทึกบัญชีเจ้าหนี้

รับยอดดุลบัญชีแยกประเภททั่วไปหรือยอดรวมของเจ้าหนี้และยอดดุลบัญชีแยกประเภทย่อยหรือรายละเอียดของ AP บันทึกทั้งสองนี้จะต้องมีจำนวนเท่ากันเพื่อให้กระทบยอดบัญชี

ใช้โปรแกรมสเปรดชีตเพื่อตั้งค่าการกระทบยอดบัญชีเจ้าหนี้ ใช้คอลัมน์ A เพื่อป้อนยอดคงเหลือของบัญชีเจ้าหนี้ตามบัญชีแยกประเภททั่วไป ใช้คอลัมน์ B เพื่อป้อนยอดคงเหลือโดยละเอียดของบัญชีเจ้าหนี้ หากทั้งสองตรงกันบัญชีจะถูกกระทบยอด หากมีความแตกต่างในการกระทบยอดจะมีงานให้ทำมากกว่าที่คุณจะปิดบัญชี

ตรวจสอบรายการในรายละเอียดของบัญชีหรือ บริษัท ย่อยที่ไม่ได้อยู่ในบัญชีแยกประเภททั่วไป นอกจากนี้ให้สังเกตรายการใด ๆ ในบัญชีแยกประเภททั่วไปที่ตัดออกจากรายละเอียดบัญชี เพิ่มและลบรายการเหล่านี้ตามความเหมาะสมจากแต่ละระเบียน

ค้นหาข้อผิดพลาดในการบันทึกที่เป็นไปได้เพื่อช่วยคุณปรับยอดบัญชีเจ้าหนี้ของคุณ

ค้นหารายการที่ลงรายการบัญชีโดยตรงไปยังบัญชีแยกประเภททั่วไปและไม่ได้บันทึกในบัญชีแยกประเภทย่อยหรือรายละเอียด เพิ่มรายการเหล่านี้ไปยังด้านบัญชีแยกประเภทย่อยหรือการกระทบยอด

ค้นหารายการในบัญชีแยกประเภทย่อยที่ไม่ได้บันทึกไว้ในบัญชีแยกประเภททั่วไป เพิ่มจำนวนลงในคอลัมน์บัญชีแยกประเภททั่วไปของการกระทบยอด

ตรวจสอบรายการในรายละเอียดบัญชีลูกหนี้และบัญชีเจ้าหนี้หรือบัญชีแยกประเภทย่อย ตรวจสอบให้แน่ใจว่ารายการถูกบันทึกอย่างถูกต้องเป็นเดบิตและเครดิต ข้อผิดพลาดในการบันทึกที่พบบ่อย ได้แก่ เครดิตให้กับลูกหนี้หรือเดบิตเพื่อบันทึกเจ้าหนี้

ตรวจสอบรายการบัญชีเงินสด ค้นหาเครดิตและเดบิตเป็นเงินสดแทนบัญชีเจ้าหนี้

ทำการปรับรายการเพื่อปิดหนังสือหากบัญชียังไม่กระทบยอด หากความแตกต่างสูงกว่าเกณฑ์ความมีสาระสำคัญของ บริษัท ของคุณให้ตรวจสอบรายการทั้งหมดต่อไปจนกว่าหนังสือจะกระทบยอด

เคล็ดลับ

• พิจารณาการลงทุนในซอฟต์แวร์กระทบยอดอัตโนมัติเพื่อช่วยให้คุณปิดหนังสือได้อย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น โปรแกรมเหล่านี้จะช่วยคุณค้นหาความแตกต่างในหนังสือของคุณได้เร็วกว่าการค้นหาด้วยตนเอง