วิธีการเขียนบันทึกธุรกิจ

องค์กรธุรกิจใช้บันทึกช่วยจำเพื่อสื่อสารกับข้อมูลที่เกี่ยวข้องของสมาชิกอย่างมีประสิทธิภาพและมีประสิทธิภาพ ข้อมูลที่สื่อสารสะท้อนให้เห็นถึงการเปลี่ยนแปลงนโยบายผลิตภัณฑ์ใหม่ที่ถูกนำเสนอหรือการพัฒนาใหม่ในการแก้ปัญหาทางธุรกิจใหม่หรือปัจจุบัน บันทึกทางธุรกิจอาจเป็นสิ่งกระตุ้นให้สมาชิกทุกคนในทีมมีส่วนร่วมด้วยการเขียนบันทึกทางธุรกิจเป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมสำหรับทีมผู้นำ แจ้งให้พนักงานทราบถึงข่าวสำคัญเมื่อการประชุม บริษัท ไม่จำเป็นต้องมีการกำหนด

กรอกข้อมูลส่วนหัว ระบุให้ชัดเจนว่าใครเป็นผู้บันทึกจากวันและสิ่งที่เกี่ยวข้องกับบันทึก เริ่มต้นด้วยสาเหตุที่ผู้รับได้รับบันทึก

ย่อหน้าแรกควรเป็นคำแถลงจุดประสงค์ที่เรียบง่ายเหมือนกับ "จุดประสงค์ของบันทึกนี้คือ …"

รวมสรุปปัญหาโดยย่อหรือต้องการให้คุณเขียน เนื้อหาของบันทึกช่วยจำควรขยายในธีมเหล่านี้

ระบุการกระทำใด ๆ ที่คุณต้องการให้ผู้รับดำเนินการและเมื่อคุณต้องการดำเนินการ

ปิดด้วยรายการติดตามที่จำเป็นจากผู้รับ นอกจากนี้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าตอนจบมีความสุภาพและให้ความเคารพผู้อ่าน แม้ว่าคุณจะสื่อสารข่าวที่ยากลำบากอย่าลืมทำในลักษณะที่ทรงตัวและสง่างาม

เคล็ดลับ

• ทำให้สั้นหนึ่งหน้าถ้าเป็นไปได้ รายการสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยเป็นวิธีที่ง่ายสำหรับผู้อ่านที่จะเข้าใจจุดสำคัญของบันทึกทันที

  บันทึกทางธุรกิจน้อยกว่าตัวอักษรอย่างเป็นทางการ แต่การสะกดคำเครื่องหมายวรรคตอนและไวยากรณ์ยังต้องเป็นที่เท่าเทียมกัน