วิธีการปรับรายการ

รายการปรับปรุงมักจำเป็นเมื่อสิ้นสุดรอบระยะเวลาบัญชีเพื่อทำการปรับยอดคงเหลือในบัญชีแยกประเภททั่วไปของ บริษัท รายการเหล่านี้เรียกว่า AJEs (การปรับรายการบันทึกรายวัน) จะถูกบันทึกลงในสมุดรายวันที่ปรับปรุงแล้วและนำบัญชีเช่นค่าเสื่อมราคาค่าตัดจำหน่ายสินค้าคงคลังหนี้สินยอดคงเหลือเงินกู้และเงินคงค้างมาใหม่เพื่อให้งบการเงินแสดงสถานะทางการเงินของ บริษัท ได้อย่างแม่นยำ AJEs ยังสามารถใช้เพื่อแก้ไขข้อผิดพลาดในการโพสต์การทำธุรกรรมเดิม AJE แต่ละรายการมีรายการเดบิตอย่างน้อยหนึ่งรายการและรายการเครดิตอย่างน้อยหนึ่งรายการพร้อมคำอธิบายที่เป็นลายลักษณ์อักษรเกี่ยวกับวัตถุประสงค์ของ AJE

บันทึกค่าเสื่อมราคาและค่าตัดจำหน่ายสำหรับงวด ตารางค่าเสื่อมราคาติดตามอายุการใช้งานของสินทรัพย์ถาวรที่ใช้ไปเช่นที่ดินอาคารและอุปกรณ์ ตารางค่าตัดจำหน่ายติดตามอายุการใช้งานของสินทรัพย์ไม่มีตัวตนเช่นค่าใช้จ่ายในการเริ่มต้นใช้งานสิทธิบัตรจุดให้สินเชื่อและลิขสิทธิ์ ทำให้ AJE เหล่านี้โดยการโพสต์เดบิตไปยังบัญชีค่าเสื่อมราคาหรือค่าตัดจำหน่ายและเครดิตไปยังบัญชีค่าเสื่อมราคาสะสมหรือบัญชีค่าตัดจำหน่ายสะสม เขียนคำอธิบายด้านล่างของแต่ละธุรกรรมเหล่านี้ในสมุดรายวันการปรับปรุงเช่น "เพื่อบันทึกค่าเสื่อมราคา (หรือค่าตัดจำหน่าย) สำหรับปีสิ้นสุดวันที่ 12/31 / 20XX"

ปรับบัญชีสินค้าคงคลังโดยการเครดิตยอดเงินที่ใช้ในการผลิตในช่วงเวลานั้นไปยังบัญชีสินค้าคงคลังและหักจำนวนเงินเท่ากับต้นทุนบัญชีที่ขาย เขียนคำอธิบายใต้รายการในสมุดรายวันการปรับเช่น "เพื่อบันทึกสินค้าคงคลังที่ใช้สำหรับปีสิ้นสุดวันที่ 12/31 / 20XX" อาจมีบัญชีสินค้าคงคลังจำนวนมากหากแต่ละรายการมีการติดตามแยกกันและสิ่งนี้ต้องมีรายการไปยังบัญชีสินค้าคงคลังแต่ละบัญชี เพียงตรวจสอบให้แน่ใจว่ายอดรวมเครดิตสำหรับบัญชีเหล่านี้เท่ากับเดบิตรวมกับต้นทุนสินค้าที่ขาย

นำยอดคงเหลือเงินกู้มาสู่ปัจจุบันด้วยการทำให้ AJEs เป็นหนี้ระยะสั้นและระยะยาวและเจ้าหนี้เงินให้กู้ยืม ยอดเงินกู้ระยะสั้นคือจำนวนเงินที่ต้องชำระหรือค้างรับภายในหนึ่งปี ยอดคงเหลือระยะยาวคือจำนวนเงินที่ต้องชำระหรือค้างชำระในระยะเวลานานกว่าหนึ่งปี ยอดคงเหลือเหล่านี้มักจะมีการปรับในตอนท้ายของปีดังนั้นจำนวนเงินที่ครบกำหนดในปีต่อมาจะถูกแยกออกจากส่วนที่เหลือของเงินให้สินเชื่อ เดบิตจำนวนเงินกู้ระยะยาวสำหรับจำนวนเท่ากับการชำระปีงบประมาณถัดไปและเครดิตจำนวนเงินเหล่านี้ไปยังบัญชีเงินกู้ระยะสั้น เขียนคำอธิบายเช่น "เพื่อปรับยอดเงินกู้ยืมระยะสั้น / ระยะยาว (เจ้าหนี้หรือลูกหนี้) สำหรับปีสิ้นสุดวันที่ 12/31 / 20XX"

จำนวนเงินคงค้างและลูกหนี้ ณ วันสิ้นงวดที่จะจ่ายหรือรับในช่วงเวลาถัดไปโดยบันทึกด้วยการปรับปรุงรายการบันทึกรายวัน ตัวอย่างเช่นหากพนักงานได้รับค่าจ้างในช่วงระยะเวลาหนึ่ง แต่จะไม่ได้รับค่าจ้างจนกว่าจะถึงช่วงเวลาถัดไปให้บันทึกหนี้สินในบัญชีเงินเดือนด้วยการเครดิตค่าจ้างที่จ่ายและหักค่าใช้จ่ายค่าจ้าง การขายที่เกิดขึ้นในช่วงเวลาปัจจุบันซึ่งลูกค้าจะต้องชำระเงินในช่วงเวลาถัดไปจำเป็นต้องมีการตัดบัญชีลูกหนี้และเครดิตสำหรับการขาย ค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นในระหว่างงวดปัจจุบันซึ่ง บริษัท จะจ่ายในระหว่างงวดถัดไปจำเป็นต้องมีเครดิตสำหรับค่าใช้จ่ายค้างจ่ายและการหักบัญชีไปยังบัญชีค่าใช้จ่ายที่เหมาะสม เขียนคำอธิบายเช่น "เพื่อรับค่าแรงที่ได้รับ 12/31 / 20XX ชำระได้ที่ 1/31 / 20XX"

แก้ไขข้อผิดพลาดในการโพสต์ด้วย AJEs เพื่อให้เกิดความโปร่งใสในการบัญชีสำหรับงวด เป็นไปได้ด้วยซอฟต์แวร์บัญชีบางอย่างที่เพียงแค่กลับไปที่รายการดั้งเดิมและแก้ไขข้อผิดพลาดที่นั่น แต่การใช้ AJE สำหรับการแก้ไขเหล่านี้ยอมรับว่ามีข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้นจริงได้รับการยอมรับและแก้ไข การเปลี่ยนรายการต้นฉบับหลังจากที่พวกเขาทำอาจเพิ่มความสงสัยว่ามีคนพยายามปกปิดข้อผิดพลาดหรือแม้แต่กิจกรรมที่ผิดกฎหมาย

เคล็ดลับ

• ทำการปรับรายการบันทึกประจำวันในตอนท้ายของงบการเงินรอบระยะเวลาใด ๆ ที่จะต้องเตรียม เหล่านี้อาจเป็นงบการเงินรายเดือนหรือรายไตรมาส (งบการเงินระหว่างกาล) หรืองบการเงินประจำปี คำอธิบายสำหรับงบการเงินระหว่างกาลรวมถึงช่วงเวลาที่มีการปรับปรุงเช่น "…. สำหรับเดือนสิ้นสุดวันที่ 31 มกราคม 20XX" หรือ "….. สำหรับไตรมาสสิ้นสุดวันที่ 31 มีนาคม 20XX" คำอธิบายควรชัดเจนเพียงพอเพื่อให้คุณไม่มีปัญหาในการจดจำสาเหตุที่ทำรายการเมื่อมองดูในภายหลัง

การเตือน

เนื่องจากรายการปรับปรุงเหล่านี้ถูกสร้างขึ้นในสมุดรายวันการปรับปรุงอย่าลืมโพสต์ลงในบัญชีแยกประเภททั่วไปที่เหมาะสมด้วย ซอฟต์แวร์บัญชีส่วนใหญ่เช่น QuickBooks ทำการโพสต์เหล่านี้ไปยังบัญชีแยกประเภททั่วไปโดยอัตโนมัติเมื่อคุณป้อนในสมุดรายวันการปรับ