วิธีเขียนคำตอบไปยังรายงานการตรวจสอบ

ในระหว่างการตรวจสอบการจัดการธุรกิจสามารถรู้สึกว่าพวกเขามีอำนาจน้อยกว่ากระบวนการหรือผลการตรวจสอบ แต่เมื่อการตรวจสอบเสร็จสมบูรณ์โดยฝ่ายตรวจสอบภายในผู้ตรวจสอบบัญชีของ บริษัท หรือผู้ตรวจสอบภายนอกการจัดการธุรกิจจะเข้ามาแทนที่และรับผิดชอบในการร่างการตอบสนองต่อรายงาน คำตอบการตรวจสอบควรมีความเฉพาะเจาะจงทันเวลาและมีงบประมาณที่จำเป็น

การเขียนการตอบสนองการตรวจสอบที่มีความสำคัญนั้นเป็นสิ่งสำคัญเนื่องจากผู้ตรวจสอบและผู้บริหารระดับสูงจะต้องรับผิดชอบการจัดการธุรกิจเพื่อส่งมอบการปรับปรุงการควบคุมใด ๆ ที่พวกเขากระทำ

ตอบสนองต่อรายงานการตรวจสอบ

มุ่งมั่นในการแก้ไขเฉพาะจุดอ่อนที่ผู้ตรวจสอบระบุและไม่อนุญาตให้มีการตีความเจตนาของคุณ ผู้ตรวจสอบบัญชีจะตรวจสอบการตอบสนองการตรวจสอบของคุณและพิจารณาว่าจะแก้ไขจุดอ่อนการควบคุมที่พวกเขาระบุหรือไม่ หากความสัมพันธ์ของคุณกับผู้ตรวจสอบบัญชีอนุญาตให้เข้าใกล้พวกเขาในขณะที่คุณร่างการตอบสนองแต่ละข้อและรับคำติชมของพวกเขา ชัดเจนที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ในการตอบสนองของคุณเนื่องจากผู้ตรวจสอบบัญชีจะกลับไปตรวจสอบว่าคุณได้ทำการกระทำที่คุณทำไปแล้ว

กำหนดวันที่ที่เป็นจริงสำหรับการใช้การปรับปรุงการควบคุมของคุณตามคำแนะนำของสำนักงานรัฐนิวยอร์กแห่งกรมบัญชีกลางและมีน้ำใจโดยไม่มากเกินไป จุดอ่อนในการควบคุมโดยเฉพาะอย่างยิ่งที่เกี่ยวข้องกับระบบเทคโนโลยีสารสนเทศอาจใช้เวลาในการแก้ไขนานกว่าที่วางแผนไว้เดิม แผนกตรวจสอบและผู้จัดการธุรกิจส่วนใหญ่จะคาดหวังให้คุณปรับปรุงตารางเวลาที่คุณกำหนดไว้ อาจอนุญาตการปรับเปลี่ยนกรอบเวลา แต่จะขมวดคิ้วหากไม่มีการเปลี่ยนแปลงที่รุนแรงเกิดขึ้นในธุรกิจของคุณเพื่อหลีกเลี่ยงการเปลี่ยนแปลง

ยืนยันว่าคุณมีงบประมาณในสถานที่หรือจะมีไว้เพื่อทำการเปลี่ยนแปลงการควบคุมที่คุณให้ไว้ในการตอบกลับการตรวจสอบของคุณ ระบุค่าใช้จ่ายทั้งหมดรวมถึงการอัพเกรดอุปกรณ์และระบบขั้นตอนการเขียนซ้ำด้วยตนเองและจำนวนพนักงานเพิ่มเติมที่จำเป็นสำหรับการแก้ไขจุดอ่อนของการควบคุม เลื่อนระดับงบประมาณของคุณไปยังผู้จัดการของคุณและตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการจัดสรรเงินทุนจากพื้นที่อื่นหรือเงินทุนใหม่เพื่อให้สามารถส่งมอบการปรับปรุงภายในกรอบเวลาของคุณ โดยทั่วไปผู้บริหารจะเข้าใจถึงความจำเป็นในการปรับปรุงการควบคุมที่ผู้ตรวจสอบแนะนำและจะหาเงินทุนสำหรับการเปลี่ยนแปลง หากคุณมุ่งมั่นที่จะควบคุมการปรับปรุงในการตอบสนองการตรวจสอบของคุณและไม่สามารถส่งมอบได้เนื่องจากงบประมาณไม่เพียงพอผู้ตรวจสอบบัญชีจะไม่ยอมรับสิ่งนี้เป็นข้อแก้ตัว

กำหนดบุคคลหรือบุคคลที่จะรับผิดชอบในการดำเนินการเปลี่ยนแปลงการควบคุม บุคคลหลายคนอาจต้องรับผิดชอบหากการเปลี่ยนแปลงนั้นเกี่ยวข้องกับแผนกมากกว่าหนึ่งแผนกเช่นการดำเนินงานเทคโนโลยีและทรัพยากรมนุษย์ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าบุคคลที่มีชื่อมีอำนาจในการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้น

เคล็ดลับ

• ไม่ว่าคุณจะผิดหวังเพียงใดกับกระบวนการตรวจสอบหรือผลลัพธ์ให้ลองโต้ตอบกับผู้ตรวจสอบบัญชีและคำตอบของคุณเหมือนธุรกิจ พฤติกรรมมืออาชีพของคุณจะจ่ายเงินปันผลเมื่อคุณมีปฏิสัมพันธ์กับผู้สอบบัญชีในอนาคต