การรับรู้ของ บริษัท หรือหน่วยงานสาธารณะอาจได้รับผลกระทบอย่างมากจากการสื่อสารภายนอกในขณะที่ความพึงพอใจในการทำงานของพนักงานของ บริษัท ขึ้นอยู่กับการสื่อสารภายใน การกำหนดแคมเปญข้อความหรือการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพเริ่มต้นด้วยการตรวจสอบปัจจัยหลายอย่าง
ตอบคำถามหลัก
ในโลกที่ผู้คนพลุกพล่านด้วยข้อความนับพันในแต่ละวันคำถามหลักของพวกเขามักจะ“ ทำไมฉันต้องแคร์” หรือ“ มีอะไรให้ฉันด้วย” การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพทำให้คำตอบนี้ชัดเจนสำหรับผู้อ่านหรือผู้ฟัง ถามตัวคุณเองว่าข้อมูลใดที่สำคัญที่สุดสำหรับคุณหากคุณเป็นสมาชิกของผู้ชมและตรวจสอบให้แน่ใจว่าเนื้อหาของคุณส่งรายละเอียดเหล่านี้ เน้นประโยชน์ที่จุดเริ่มต้นของข้อความหรือเนื้อหาของคุณก่อนที่จะเพิ่มข้อมูลที่สำคัญน้อยลง
การทำให้เข้าใจง่าย
การสื่อสารของคุณอย่างตรงไปตรงมาจะเพิ่มโอกาสที่จะมีประสิทธิภาพ ตั้งเป้าหมายระดับการอ่านเกรดหกถึงแปดสำหรับสื่อการเขียน หลีกเลี่ยงการใช้คำย่อข้อกำหนดหรือศัพท์แสง ลบคำหากคนเฉลี่ยที่คุณหยุดบนถนนจะไม่ทราบความหมายของพวกเขา เมื่อเตรียมเอกสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรให้เขียนประโยคสั้น ๆ แล้วแยกสำเนาด้วยหัวเรื่องและกราฟิก หน้าเว็บที่เต็มไปด้วยข้อความไม่ดึงดูดความสนใจของผู้อ่าน
วิธีการ
จัดทำข้อมูลให้กับลูกค้าและพนักงานผ่านรูปแบบที่หลากหลาย ข่าวประชาสัมพันธ์ข้อความและอีเมลสามารถใช้ในการสื่อสารข้อมูลเร่งด่วนในขณะที่จดหมายข่าวสามารถเป็นตัวเลือกที่เหมาะสมสำหรับเนื้อหาที่มีความอ่อนไหวต่อเวลา เว็บไซต์มีความสำคัญต่อการสื่อสารกับผู้ชมภายนอกและอินทราเน็ตที่มีการจัดระเบียบอย่างดีซึ่งแสดงเนื้อหาข่าวและแหล่งข้อมูลเชิงปฏิบัติจะเป็นประโยชน์สำหรับพนักงาน การผสมผสานการนำเสนอวิดีโอช่วยให้คุณดึงดูดสายตาผู้เรียนและนำเสนอมุมมองหรือรายละเอียดใหม่ ๆ จัดการประชุมกับพนักงานหรือสาธารณะเสนอการโต้ตอบแบบตัวต่อตัวที่สามารถสร้างความน่าเชื่อถือและทำให้ผู้ชมรู้สึกมีคุณค่า
ทันเวลา
ข้อมูลที่ลูกค้าของคุณจำเป็นต้องรู้ควรได้รับการสื่อสารโดยเร็วที่สุด เมื่อผู้ชมของคุณเรียนรู้ข้อมูลจากสื่อแทนโดยตรงจากองค์กรของคุณอาจมีการรับรู้ว่าคุณตั้งใจจะซ่อนข้อมูลหรือไม่สนใจผู้ชมของคุณอย่างแท้จริง ศูนย์ควบคุมโรคบันทึกในคู่มือการสื่อสารในภาวะวิกฤตว่าสองข้อผิดพลาดที่ร้ายแรงที่สุดที่องค์กรสามารถทำได้เมื่อสื่อสารกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียกำลังให้ข้อมูลที่น้อยเกินไปและช้าเกินไปหรือเข้าหาว่าเป็นคนหยิ่งยโส ความคิดเหล่านี้รวมอยู่ในสโลแกนของเอเจนซี่:“ เป็นคนแรก ถูกต้อง มีความน่าเชื่อถือ”
ความโปร่งใสและความถี่
พนักงานและสาธารณชนมักจะสงสัย บริษัท และหน่วยงานราชการ แต่คุณสามารถสร้างความไว้วางใจได้โดยเพิ่มความโปร่งใสของข้อความของคุณ ผู้บริหารระดับสูงควรเตรียมพร้อมกับข่าวร้ายและเต็มใจแสดงความเสียใจที่พวกเขารู้สึกเกี่ยวกับสถานการณ์ที่ยากลำบาก การแบ่งปันเหตุผลที่อยู่เบื้องหลังการตัดสินใจที่ยากลำบากอาจสร้างความเข้าใจ
“ เมื่อคุณเปิดเผยข้อมูลความเสียหายที่คุณไม่จำเป็นต้องเปิดเผยคุณจะได้รับชื่อเสียงด้านความโปร่งใส” Peter Sandmann ผู้เชี่ยวชาญด้านการสื่อสารความเสี่ยง “ ผู้คนเริ่มสังเกตเห็นว่าเมื่อคุณทำอะไรผิดคุณก็พูดเช่นนั้น มันจะตามมาเมื่อคุณไม่พูดเช่นนั้นคุณไม่ได้ทำอะไรผิด”
ลูกค้าและพนักงานไม่ควรเพียงแค่ได้ยินจากคุณเมื่อข่าวร้ายจดหมายข่าวรายเดือนหรือการประชุมรายไตรมาสสามารถแจ้งให้พนักงานทราบเกี่ยวกับกิจกรรมของ บริษัท ในขณะที่บทความในเว็บไซต์ของ บริษัท และการเลือกใช้อีเมลจะช่วยให้ลูกค้าอยู่ในวง
