วิธีการระบุจดหมายถึงผู้รับหลายคน

การพูดจดหมายธุรกิจถึงคน ๆ เดียวนั้นค่อนข้างง่าย คุณเขียนชื่อและที่อยู่ของบุคคลนั้นโดยใช้รูปแบบไปรษณีย์ของสหรัฐอเมริกาและติดตามด้วย "เรียนนาย / นาง / นางสาว" เมื่อคุณต้องการพูดถึงผู้รับหลายคนในจดหมายธุรกิจฉบับเดียวกันสิ่งต่าง ๆ ก็ซับซ้อนมากขึ้น ขึ้นอยู่กับตำแหน่งของผู้รับคุณจะพูดถึงผู้รับแต่ละคนเป็นรายบุคคลหรือคุณจะใช้สัญลักษณ์ "สำเนาคาร์บอน" - "cc" - ที่ด้านล่างของจดหมาย

หลายคนที่อยู่เดียวกัน

เมื่อพูดถึงผู้รับหลายคนในองค์กรเดียวกันไม่จำเป็นต้องทำซ้ำหลายครั้ง เพียงแค่เขียนชื่อและชื่อของผู้รับแต่ละคนตามด้วยที่อยู่ บริษัท เดียว ควรมีลักษณะดังนี้:

Ms. Mary Harris, CEO

Mr. Robert Martinez ผู้อำนวยการฝ่ายอำนวยความสะดวก

Dr. Philippa Bennett-Price ผู้อำนวยการฝ่ายการเงิน

บริษัท แอคมี จำกัด

123 Acme Street

เล็กซิงตัน KY 40505

คำทักทายของคุณควรแสดงรายชื่อตามลำดับเดียวกับที่อยู่ตามด้วยเครื่องหมายโคลอน (":") เช่น "Dear Ms. Harris, Mr. Martinez และ Dr. Bennett-Price:" Writing "Dear Mary, Robert และ Philippa: "ไม่เป็นไรถ้าคุณใช้ชื่อจริง มันเป็นมารยาทที่จะส่งจดหมายและซองจดหมายแยกต่างหากให้กับแต่ละคนดังนั้นพิมพ์และลงนามในสำเนาต้นฉบับสำหรับผู้รับแต่ละคน

หลายคน, ที่อยู่ที่แตกต่างกัน

เมื่อจดหมายฉบับเดียวกันคือการไปยังผู้รับหลายคนในสถานที่ต่างกันแต่ละคนจะได้รับจดหมายที่ส่งถึงบุคคล ระบุว่าคุณส่งจดหมายถึงบุคคลอื่นโดยใส่ "cc:" ที่ด้านล่างของจดหมายใต้บรรทัดลายเซ็นแล้วตามด้วยชื่อของผู้รับอื่นตามลำดับตัวอักษร "CC" หมายถึงสำเนาคาร์บอนโดยอ้างอิงจากกระดาษคาร์บอนที่ใช้ทำสำเนาเอกสารเพิ่มเติมก่อนการประดิษฐ์เครื่องถ่ายเอกสาร - วันนี้เราใช้วลี "สำเนาความสุภาพ" ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้แก้ไขบรรทัด "cc:" ในจดหมายแต่ละฉบับเพื่อให้ผู้รับแต่ละคนรู้ว่าใครเป็นผู้รับรายอื่น รวมที่อยู่ของพวกเขาหากสิ่งนี้จะเป็นประโยชน์ต่อผู้รับของคุณ

เมื่อมีผู้รับจำนวนมาก

เมื่อคุณมีผู้รับหลายคนเช่นสมาชิกของคณะกรรมการอาจเป็นการเหมาะสมกว่าที่จะเตรียมจดหมายฉบับหนึ่งที่ส่งไปยังกลุ่มและวางบล็อกการแจกจ่ายไว้ท้ายจดหมาย เป็นที่ยอมรับได้ว่าจะต้อนรับกลุ่มขนาดใหญ่ในฐานะที่เป็นบุคคลเช่น "เรียนนักลงทุนสัมพันธ์" หรือ "เรียนสมาชิกทุกท่าน" หากมีการแจกจ่ายจดหมายภายในองค์กรของคุณเองก็เป็นเรื่องปกติที่จะใช้คำทักทายอย่างไม่เป็นทางการว่า "Dear all"

คำเตือน

แม้ว่าจะมีมารยาทบางประการในการส่งจดหมายถึงผู้รับหลาย ๆ คน แต่ก็ไม่มีกฎที่ยากและรวดเร็ว บริษัท ของคุณอาจมีสไตล์เป็นของตัวเองซึ่งอาจหรือไม่ปฏิบัติตามมาตรฐานดั้งเดิม ความสอดคล้องช่วยสร้างความประทับใจให้กับตราสินค้าของคุณดังนั้นโปรดตรวจสอบว่าพนักงานของคุณทุกคนปฏิบัติตามสไตล์เดียวกันในการสื่อสารทางธุรกิจทุกครั้ง