วิธีการเขียนบันทึกถึงพนักงาน

ตามที่ห้องปฏิบัติการเขียนของมหาวิทยาลัย Purdue Online (OWL) บันทึกช่วยจำจะถูกเขียนขึ้นเพื่อเน้นหรือแก้ไขปัญหา คณะวิชาธุรกิจของ Northern Kentucky University ประกาศว่าบันทึกช่วยจำควรสื่อสารข้อมูลจำนวนมากในพื้นที่ จำกัด วิธีการจัดรูปแบบบันทึกขึ้นอยู่กับ บริษัท วัตถุประสงค์ของบันทึกและผู้รับบันทึก บันทึกภายในของพนักงานอาจให้ข้อมูลการวิเคราะห์และข้อสรุปข้อมูลเกี่ยวกับเวลาทำการหรือคำแนะนำสำหรับการใช้อุปกรณ์อย่างเหมาะสม

รายการที่คุณจะต้อง

• กระดาษ

• ปากกาและดินสอ

เรียนรู้วัตถุประสงค์พื้นฐานและรูปแบบของบันทึกช่วยจำ บันทึกมักเป็นเอกสารภายในที่ใช้สื่อสารกับพนักงาน วัตถุประสงค์อาจรวมถึงการเตือนนโยบายการร้องขอการดำเนินการการรายงานการเปลี่ยนแปลงหรือการแจ้งเตือนอย่างเป็นทางการ รูปแบบบันทึกรวมถึงส่วนหัวบทนำเนื้อความบทสรุปและการปิด สิ่งที่แนบมาจะถูกบันทึกไว้ที่ด้านล่างของเอกสาร

กำหนดวัตถุประสงค์ของบันทึกช่วยจำของคุณและหากมีสิ่งที่แนบมาจะรวมอยู่ด้วย กำหนดผู้รับของบันทึก บ่อยครั้งที่หัวหน้างานและผู้จัดการได้รับสำเนาของบันทึกช่วยจำและอาจมีข้อกำหนดในการรวมสำเนาไว้ในไฟล์ กำหนดสิ่งที่บันทึกจะพูดและเขียนร่างคร่าวๆ ตรวจสอบนโยบายของ บริษัท เกี่ยวกับการใช้หัวจดหมายที่ได้รับอนุมัติสำหรับบันทึกช่วยจำ

ทำส่วนหัวให้เสร็จสมบูรณ์โดยเริ่มจาก "วันที่" รวมชื่อและชื่อของผู้รับหลักในส่วน "ถึง" นี่อาจเป็นหนึ่งคนขึ้นไปหรืออาจระบุกลุ่มบุคคลเช่นผู้จัดการบัญชีทั้งหมด รวมอยู่ในส่วน "cc" ชื่อและชื่อของผู้ที่จะได้รับสำเนาของบันทึก รวมในส่วน“ จาก” ชื่อและชื่อของบุคคลที่ส่งบันทึก รวมไว้ในหัวข้อ“ หัวเรื่อง” หัวข้อสั้น ๆ ที่อธิบายถึงวัตถุประสงค์ของบันทึกช่วยจำ

รวมย่อหน้าเบื้องต้นที่อธิบายถึงวัตถุประสงค์ของบันทึกช่วยจำพื้นหลังสำหรับวัตถุประสงค์และให้ภาพรวมของสิ่งที่จะตามมาในย่อหน้าถัดไป รวมการแจ้งเตือนสำหรับผู้อ่านหากบันทึกมีนโยบายหรือข้อมูลสำคัญอื่น ๆ

รวมข้อมูลในเนื้อความหรือข้อความหลักของบันทึกช่วยจำที่ขยายในบทนำและภาพรวม ตัวอย่างเช่นให้พื้นหลังที่นำไปสู่การเปลี่ยนแปลงนโยบาย แยกและเรียงลำดับย่อหน้าตามเนื้อหา ใช้ย่อหน้าสั้น ๆ ตลอดบันทึก ส่วนนี้อาจเป็นหนึ่งหรือสองย่อหน้าหรือหลายหน้าขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ของการบันทึก

แทรกข้อมูลสรุปและปิด การสรุปอาจไม่จำเป็นสำหรับบันทึกช่วยจำแบบหน้าเดียว แต่อาจเป็นประโยชน์กับเอกสารขนาดยาวที่มีข้อมูลหรือคำแนะนำที่ซับซ้อน ปิดโดยการขอบคุณผู้อ่านและให้ความช่วยเหลือในการตอบคำถามหรืออธิบายเนื้อหาบันทึก ในกรณีที่ไม่มีการสรุปรวมถึงบทสรุปสั้น ๆ ในย่อหน้าปิด แจ้งผู้อ่านว่าเนื้อหาบันทึกเป็นความลับหรือไม่

หมายเหตุในตอนท้ายของบันทึกรายการสิ่งที่แนบที่กล่าวถึงในบันทึกช่วยจำ ใช้คำว่า“ Attached” หรือ“ Enclosed” เพื่อแสดงรายการของไฟล์แนบ อย่ารวมไฟล์แนบที่ไม่ได้อ้างอิงในบันทึกช่วยจำ

เซ็นชื่อในบันทึกช่วยจำ ตัวเขียนบันทึกมักจะเริ่มต้นหรือลงนามในบันทึกช่วยจำในส่วนหัวข้อถัดจากรายการ“ จาก” บันทึกอย่างเป็นทางการอาจต้องมีลายเซ็นเต็มและบรรทัดวันที่ในตอนท้ายของเอกสาร

เคล็ดลับ

• ตรวจสอบสำเนาบันทึกช่วยจำของ บริษัท เพื่อเรียนรู้สไตล์และการจัดรูปแบบ ถามว่าต้องมีการอนุมัติเพื่อส่งบันทึกหรือไม่ตรวจสอบข้อมูลข้อเท็จจริงทั้งหมดก่อนรวมไว้ในบันทึก ถามคนที่จะพิสูจน์อักษรบันทึกของคุณ