การบัญชีโดยผู้ใช้นั้นเกี่ยวข้องกับการใช้บัญชีแยกประเภทกระดาษและวารสารเพื่อบันทึกธุรกรรมทางการเงิน เครื่องมือเหล่านี้มาจากยุคอดีต นักบัญชี - มักสวมหมวกสีเขียวและปลอกแขนสีดำ - จะใช้การบัญชีด้วยตนเองเพื่อช่วยให้คะแนนทางการเงินสำหรับ บริษัท ของพวกเขา ธุรกิจในปัจจุบันอาจยังคงใช้การบัญชีด้วยตนเองสำหรับกระบวนการบางอย่าง อย่างไรก็ตามข้อเสียอาจทำให้กิจกรรมการบัญชีด้วยตนเองลดลง
ใช้เวลานาน
กระบวนการบัญชีที่ใช้วารสารและบัญชีแยกประเภทกระดาษหรือเครื่องมือที่คล้ายกันต้องใช้เวลามากมายในการทำงานให้เสร็จ นักบัญชีจะต้องค้นหาบัญชีและวารสารในระบบก่อนบันทึกรายการ การตรวจสอบยอดคงเหลือในบัญชีและการตรวจสอบข้อมูลนั้นทำได้ยากเช่นกัน นักบัญชีอาจต้องค้นเอกสารหลายอย่างเพื่อค้นหาข้อมูลที่ผู้บริหารต้องการ การคัดลอกข้อมูลนี้อาจเป็นเรื่องยาก
ภายใต้ข้อผิดพลาด
ข้อผิดพลาดค่อนข้างบ่อยในกระบวนการทางบัญชีด้วยตนเอง ข้อผิดพลาดทั่วไปคือการป้อนข้อมูลไปยังบัญชีที่ไม่ถูกต้องเปลี่ยนตัวเลขหรือบันทึกข้อมูลย้อนหลัง ในขณะที่ข้อผิดพลาดเหล่านี้ยังอยู่ในระบบบัญชีที่ทันสมัยระบบคู่มือไม่มีการตรวจสอบภายในและยอดคงเหลือ นักบัญชีทำการค้นคว้าข้อผิดพลาดมักจะใช้เวลาหลายชั่วโมงในการค้นหาและแก้ไขรายการ นักบัญชีหลายคนที่ทำงานในบัญชีแยกประเภทด้วยตนเองหลายบัญชีสามารถทำให้ปัญหาเหล่านี้รุนแรงขึ้นได้
การขาดความปลอดภัย
การขาดความปลอดภัยเป็นอีกข้อเสียที่พบบ่อยในการทำบัญชีด้วยตนเอง บริษัท อาจไม่สามารถป้องกันไม่ให้พนักงานตรวจสอบข้อมูลที่ละเอียดอ่อนในบัญชีแยกประเภทและวารสาร ไฟล์ที่คัดลอกและเก็บไว้ในคอมพิวเตอร์อาจมีความปลอดภัยน้อยลง ซึ่งอาจอนุญาตให้พนักงานใช้ข้อมูลทางการเงินในทางที่ผิดผ่านการฉ้อโกงหรือยักยอก พนักงานที่ไม่พอใจอาจทำให้ข้อมูลเสียหายและทำลายบันทึกทางการเงินที่สำคัญอย่างไม่อาจแก้ไขได้
มีสำเนาน้อยมาก
องค์กรขนาดใหญ่มักพบว่าการทำบัญชีด้วยตนเองเป็นเรื่องยากเนื่องจากขาดบัญชีแยกประเภทและวารสารหลายฉบับ ธุรกิจส่วนใหญ่จะมีสมุดรายวันสำหรับบัญชีเจ้าหนี้บัญชีเงินเดือนสินทรัพย์ถาวรและอื่น ๆ ซึ่งหมายความว่ามีนักบัญชีเพียงคนเดียวเท่านั้นที่สามารถทำงานในวารสารได้ทุกเวลา การแยกบัญชีแยกประเภทเหล่านี้ออกเป็นบัญชีแยกประเภทย่อยอาจทำให้ความปลอดภัยลดลงและมีโอกาสในการทำซ้ำข้อมูลในระบบบัญชี
