หนึ่งในงานที่พบบ่อยที่สุดของผู้จัดการและเจ้าของธุรกิจคือการจัดตารางพนักงาน สถานการณ์ของพนักงานแต่ละคนมีผลกระทบต่อความพร้อมของเธอ การเติมเต็มความต้องการของพนักงานด้วยตารางงานอาจเป็นความท้าทายรายสัปดาห์โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคุณจัดการกับความเจ็บป่วยของพนักงานกรณีฉุกเฉินและวันหยุดพักผ่อน โชคดีสำหรับผู้จัดการการสร้างตารางพนักงานสามารถทำให้ง่ายขึ้นโดยทำตามขั้นตอนง่ายๆ
รายการที่คุณจะต้อง
-
โปรแกรมสเปรดชีต
-
กระดาษและปากกาหรือดินสอ (ไม่จำเป็น)
เปิดโปรแกรมสเปรดชีตที่คุณโปรดปรานเช่น Microsoft Works, Microsoft Office หรือ Open Office และสร้างคอลัมน์แปดคอลัมน์ ติดป้ายกำกับคอลัมน์แรก "ชื่อ" และคอลัมน์ที่เหลืออีกเจ็ดคอลัมน์สำหรับวันของสัปดาห์ อีกวิธีหนึ่งคุณสามารถใช้ปากกาและกระดาษโดยการพับกระดาษเป็นแปดคอลัมน์และพับครึ่งในแนวตั้งสามครั้ง
ในคอลัมน์แรกให้ระบุชื่อพนักงานของคุณแต่ละคน ชื่อสามารถแสดงในลำดับใดก็ได้ตราบใดที่พนักงานทั้งหมดรวมอยู่ด้วย สร้างแถวสำหรับพนักงานแต่ละคน
วาง "X" ในเซลล์ใด ๆ ที่พนักงานจะไม่สามารถใช้งานได้ ตัวอย่างเช่นหากแมรี่ไม่สามารถทำงานได้ในวันพุธให้วาง "X" ไว้ถัดจากชื่อของเธอในคอลัมน์วันพุธ การปิดกั้นวันที่ไม่สามารถใช้งานได้จะช่วยกำหนดตารางเวลาของคุณและป้องกันไม่ให้คุณสร้างความขัดแย้งของตารางโดยไม่ตั้งใจสำหรับพนักงานของคุณ
กรอกตารางของคุณโดยป้อนชั่วโมงที่จะทำงานในแต่ละวันถัดจากชื่อพนักงานแต่ละคนโดยเพิ่มชั่วโมงทำงานสำหรับแต่ละวันในคอลัมน์ที่เหมาะสม ตัวอย่างเช่นถ้าดาวิดจะทำงานตั้งแต่ 9 โมงถึง 5 โมงเย็น วันจันทร์ถึงวันศุกร์เพิ่ม "9-5" ถัดจากชื่อของ David ในแต่ละคอลัมน์เหล่านั้น
สรุปกำหนดการของคุณโดยการตรวจสอบว่าคุณได้กำหนดเวลาให้ใครในแต่ละวันและตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้เพิ่มพนักงานเพียงพอที่จะครอบคลุมชั่วโมงทำงานหรือการเปลี่ยนแปลงที่จำเป็นทั้งหมด ตัวอย่างเช่นธุรกิจที่มีการเปลี่ยนแปลงการทำงานสามครั้งจะตรวจสอบคอลัมน์แต่ละวันเพื่อให้แน่ใจว่ามีพนักงานอย่างน้อยหนึ่งคนที่ถูกกำหนดให้ทำงานระหว่างการเปลี่ยนกะแต่ละครั้ง หากคุณต้องการมากกว่าหนึ่งคนต่อการเปลี่ยนแปลงปรับตารางเวลาของคุณตาม
เคล็ดลับ
-
หากคุณไม่มีโปรแกรมสเปรดชีตให้ดาวน์โหลด Open Office เพื่อรับสเปรดชีตฟรีพร้อมความสามารถที่สมบูรณ์
ธุรกิจจำนวนมากยังตรวจสอบตารางเวลาของพวกเขาเพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีพนักงานคนใดได้รับการกำหนดเวลาทำงานมากกว่า 40 ชั่วโมงในแต่ละสัปดาห์
