จดหมายแสดงเจตจำนงเป็นการประกาศเจตจำนงของคุณที่จะทำธุรกิจกับคนอื่น ไม่ใช่เอกสารหรือข้อตกลงที่มีผลผูกพันตามกฎหมาย แต่สามารถแนบเอกสารที่มีผลผูกพันตามกฎหมายเพื่อชี้แจงและสรุปข้อตกลงดังกล่าว จดหมายแสดงเจตจำนงมักจะถูกส่งระหว่าง บริษัท ที่พิจารณาการควบรวมกิจการหรือจากผู้ถือหุ้นไปยังแผนการลงทุนเพื่อให้มีคุณสมบัติรับส่วนลดบางอย่าง รูปแบบของจดหมายแสดงเจตจำนงนั้นง่ายต่อการติดตามและคุณสามารถเขียนจดหมายแสดงเจตจำนงที่ยอดเยี่ยมได้ในเวลาเพียงไม่กี่นาที
รายการที่คุณจะต้อง
-
กระดาษที่มีหัวจดหมาย
-
คอมพิวเตอร์ที่มีเครื่องพิมพ์เวิร์ดโปรเซสเซอร์หรือเครื่องพิมพ์ดีด
พิมพ์วันที่ที่มุมซ้ายบนของหน้าใต้หัวจดหมาย ใช้ระยะขอบสไตล์ธุรกิจโดยเว้นบรรทัดทุกบรรทัดไปทางซ้ายโดยไม่มีการเยื้อง
เว้นช่องว่างด้านล่างสองวันและพิมพ์ที่อยู่ของผู้รับในการจัดชิดซ้าย
เว้นช่องว่างว่างอีกสองช่องแล้วสรุปสั้น ๆ หัวเรื่องของจดหมายด้วยคำสองสามคำในบรรทัดเดียว
พิมพ์คำทักทายโดยใช้ชื่อผู้รับ หากคุณไม่รู้จักชื่อผู้รับให้ใช้“ Dear Sir or Madam:” แทน
ข้ามหนึ่งบรรทัดใต้คำทักทายของคุณและสรุปโครงการหรือข้อตกลงสั้น ๆ ในประโยคสองหรือสามประโยค พูดถึงเป้าหมายและพารามิเตอร์เฉพาะของโครงการหรือข้อตกลงในภาษาที่คมชัดและตรง ใช้น้ำเสียงที่สุภาพและเป็นมืออาชีพ แต่อย่าลังเลที่จะไปยังจุดที่ต้องการโดยตรง หลีกเลี่ยงภาพรวมที่คลุมเครือและเนื้อหาเบื้องต้นที่มีความละเอียดซึ่งจะทำให้ผู้อ่านที่มุ่งเน้นธุรกิจเป็น "ผู้บรรจุ"
ข้ามอีกหนึ่งบรรทัดและร่างระยะเวลาโดยรวมที่คาดหวังของโครงการหรือข้อตกลงและเมื่อโครงการคาดว่าจะเริ่ม ใช้เสียงที่ใช้งานอยู่และทำให้ประโยคของคุณสั้น เนื่องจากนี่ไม่ใช่เอกสารที่มีผลผูกพันทางกฎหมายคุณสามารถประเมินระยะเวลาโครงการในแง่ดีได้ แต่ควรระมัดระวังเพื่อให้การประมาณการของคุณอยู่ในช่วงที่เป็นไปได้สำหรับโครงการ
ข้ามอีกหนึ่งบรรทัดและสรุปเงื่อนไขการชำระเงินและข้อมูลการติดต่อที่เหมาะสม ตรวจสอบข้อมูลของคุณอีกครั้งในส่วนนี้โดยเฉพาะรายละเอียดทางการเงินและสัญญาเพื่อให้แน่ใจว่าถูกต้องเพื่อให้คุณสามารถหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดและการร้องเรียนในอนาคตได้ ปิดโดยการขอบคุณผู้อ่านสำหรับการพิจารณาข้อตกลงที่เสนอและบอกว่าคุณกำลังรอการประชุมอีกครั้งเพื่อหารือเกี่ยวกับข้อตกลงเพิ่มเติมหรือเพื่อรับการตอบกลับ พิมพ์ชื่อของคุณหลายบรรทัดด้านล่างคำทักทายปิดของคุณและลงนามในช่องว่างเหนือชื่อที่คุณพิมพ์
