เอกสารข้อกำหนดทางธุรกิจอธิบายถึงสิ่งที่ธุรกิจต้องทำเพื่อแก้ไขปัญหาที่มีอยู่และ / หรือรับความสามารถใหม่ อย่างไรก็ตามเอกสารเหล่านี้ไม่ได้อธิบายถึงวิธีการใช้งานโซลูชัน - ซึ่งเป็นขั้นตอนต่อไป นักวิเคราะห์ธุรกิจเตรียมเอกสารข้อกำหนดหลังจากทำการวิจัยอย่างละเอียดเกี่ยวกับ บริษัท และอุตสาหกรรม การวิจัยควรรวมถึงการสื่อสารที่หลากหลายกับผู้มีส่วนได้เสียที่เกี่ยวข้องกับขอบเขตของเอกสาร
เป้าหมายทางธุรกิจ
แม้ว่าคำอธิบายที่ฉุดรั้งของเป้าหมายทางธุรกิจของ บริษัท คือ "การทำเงิน" ในความเป็นจริงเป้าหมายมักจะซับซ้อนและมีคุณสมบัติมากกว่า สถานที่ที่ดีในการเริ่มต้นบันทึกเป้าหมายทางธุรกิจคือการตรวจสอบคำแถลงพันธกิจขององค์กรซึ่งควรอธิบายคุณค่าหลักของ บริษัท ตลาดที่ต้องการแข่งขันปรัชญาการจัดการและสิ่งที่ต้องการบรรลุนอกเหนือจากการทำเงิน ตัวอย่างเช่นพันธกิจอาจระบุว่า บริษัท ต้องการสร้างโซลูชันที่เป็นนวัตกรรมที่มีคุณค่าทางสังคมอย่างมาก
การระบุขอบเขต
จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องระบุขอบเขตของเอกสารข้อกำหนดเพื่อที่จะระบุที่ว่างของปัญหา การสนับสนุนเอกสารเป็นองค์กรที่มักจะ จำกัด ขอบเขตของโครงการ ตัวอย่างเช่นแผนกจัดส่งอาจว่าจ้างเอกสารข้อกำหนดทางธุรกิจเนื่องจากมีข้อร้องเรียนจากลูกค้าจำนวนมากเกี่ยวกับการจัดส่งล่าช้า
ข้อเท็จจริงที่ขัดแย้งกับเป้าหมาย
งานต่อไปของนักวิเคราะห์คือการจัดทำเอกสารข้อเท็จจริงที่ขัดแย้งกับเป้าหมายทางธุรกิจ ตัวอย่างเช่นสมมติว่าเป้าหมายทางธุรกิจคือการเป็นผู้นำในกลุ่มตลาดเฉพาะของอุตสาหกรรม หาก บริษัท สูญเสียส่วนแบ่งการตลาดไปยังคู่แข่งในเซ็กเมนต์นักวิเคราะห์จะจัดทำเอกสารข้อเท็จจริงอธิบายขนาดของการสูญเสียตลาดเสนอเหตุผลที่เป็นไปได้สำหรับปรากฏการณ์และระบุเป้าหมายทางธุรกิจที่ไม่เป็นไปตามเป้าหมาย ในการทำให้ส่วนนี้เสร็จสมบูรณ์นักวิเคราะห์จะต้องรวบรวมชุดของความขัดแย้งของเป้าหมาย / ข้อเท็จจริงที่ครอบคลุมโดยจัดเป็นหมวดหมู่ที่แตกต่างกันภายในขอบเขตของปัญหา
ขั้นตอนปัจจุบัน
ส่วนถัดไปของเอกสารข้อกำหนดควรมีรายละเอียดบางแง่มุมของการดำเนินงานและนโยบายปัจจุบัน ง่ายมากที่จะลงน้ำดังนั้นนักวิเคราะห์ที่มีประสบการณ์จึงมุ่งเน้นกิจกรรมที่นำไปสู่ขอบเขตปัญหา ตัวอย่างเช่นนักวิเคราะห์อาจอธิบายถึงวิธีที่ บริษัท จัดการกับข้อมูลและสินค้านับจากเวลาที่ได้รับคำสั่งซื้อจนถึงวันที่จัดส่ง คำอธิบายควรชี้ให้เห็นความไร้ประสิทธิภาพใด ๆ ที่ทำให้เกิดความล่าช้า นักวิเคราะห์ใช้เครื่องมือกราฟิกต่าง ๆ เพื่อช่วยแสดงว่าข้อมูลวัสดุและต้นทุนไหลผ่านองค์กรอย่างไร นักวิเคราะห์ควรรับทราบข้อ จำกัด ใด ๆ ที่มีผลต่อการดำเนินงานในปัจจุบันและอนาคต
จัดระเบียบการดำเนินการ
ส่วนสุดท้ายของเอกสารข้อกำหนดทางธุรกิจแสดงชุดของวัตถุประสงค์ที่อธิบายถึงสิ่งที่ต้องปฏิบัติเพื่อลบความขัดแย้งระหว่างเป้าหมายและความเป็นจริง ในขั้นตอนนี้นักวิเคราะห์จะต้องต่อต้านสิ่งล่อใจเพื่อให้คำแนะนำโดยละเอียดเกี่ยวกับวิธีการแก้ไขปัญหา ตัวอย่างเช่นนักวิเคราะห์อาจแสดงรายการ "ลดเวลาในการอนุมัติคำสั่งซื้อ 20%" เป็นข้อกำหนดทางธุรกิจ แต่ไม่ใช่ "ติดตั้งระบบการสั่งซื้อใหม่" นักวิเคราะห์ควรรวบรวมรายการและไดอะแกรมของแผนกและขั้นตอนที่ความต้องการทางธุรกิจจะมีผล เอกสารควรมีกำหนดการและงบประมาณสำหรับการระบุวิธีแก้ไขปัญหาโดยละเอียด หลังจากนั้นเอกสารการออกแบบโครงการจะเสนอวิธีการตอบสนองความต้องการ ก่อนที่สิ่งนี้จะเกิดขึ้นผู้สนับสนุนโครงการและผู้มีส่วนได้เสียอื่น ๆ จะต้องอนุมัติหรือแก้ไขข้อกำหนดทางธุรกิจ
