วิธีการเขียนจดหมายแจ้งเตือน

จดหมายเป็นวิธีที่ดีที่สุดเพื่อให้มั่นใจว่าพนักงานหรือลูกค้าได้รับแจ้งถึงการเปลี่ยนแปลงนโยบาย ผู้คนมักเพิกเฉยต่อสัญญาณและอีเมลเพราะถูกทิ้งระเบิดด้วยโฆษณาและข้อความอีเมล์จำนวนมากในแต่ละวัน ในทางกลับกันตัวอักษรนั้นยากที่จะมองข้ามเพราะมันเกี่ยวข้องกับพิธีการและข้อความสำคัญ จดหมายแจ้งเตือนนั้นง่ายต่อการเขียนและมีประสิทธิภาพมาก

ใส่กระดาษหัวจดหมาย บริษัท ลงในเครื่องพิมพ์ของคุณ บริษัท ส่วนใหญ่มีนโยบายที่การสื่อสารอย่างเป็นทางการต้องอยู่บนหัวจดหมายเพราะช่วยถ่ายทอดความคิดที่สอดคล้องและมีอำนาจ

เปิดจดหมายโดยพิมพ์วันที่ หากจดหมายนั้นส่งถึงบุคคลให้พิมพ์ชื่อและที่อยู่ของผู้รับ หากจดหมายนั้นเป็นส่วนหนึ่งของการส่งจดหมายจำนวนมากของประกาศที่คล้ายกันห้ามพิมพ์ชื่อหรือใช้คุณสมบัติจดหมายเวียนในโปรแกรมประมวลผลคำของคุณเพื่อแทรกชื่อ

เริ่มต้นจดหมายด้วยการพิมพ์ "Dear Mr./Ms. (ชื่อ)" ตามด้วยเครื่องหมายจุดคู่หรือเพื่อส่งจดหมายทั่วไป "Dear Valued Customer" หรือส่งทางไปรษณีย์

เริ่มจดหมายโดยอธิบายสถานการณ์สั้น ๆ หากคุณกำลังเขียนเพื่อให้ข่าวร้ายเช่นในหนังสือแจ้งหนี้ที่ค้างชำระหรือการเรียกเก็บเงินที่เกินกำหนดให้อธิบายว่าการเรียกเก็บเงินนั้นมีไว้เพื่ออะไรและจะช้าแค่ไหน หากคุณเขียนเพื่อแจ้งให้ลูกค้าทราบเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงนโยบายให้อธิบายถึงปัญหาที่สร้างความจำเป็นในการเปลี่ยนแปลงนโยบาย

อธิบายการแจ้งให้ทราบอย่างชัดเจนและรัดกุมเพื่อผู้รับจะได้ไม่พลาดข้อความ ระบุวันที่ที่เกี่ยวข้องว่าจะมีผลบังคับใช้เมื่อใด

ให้ข้อมูลการกระทำเช่นกำหนดเวลาหรือขั้นตอนใด ๆ ที่ผู้รับจดหมายควรปฏิบัติตาม ให้ข้อมูลการติดต่อของคุณในกรณีที่มีข้อสงสัย

ปิดจดหมายโดยขอบคุณพนักงานหรือลูกค้าสำหรับความสนใจของเขาและพิมพ์ชื่อของคุณ ลงชื่อเข้าใช้ในพื้นที่ด้านบนชื่อของคุณ

เคล็ดลับ

• เก็บจดหมายฉบับย่อและเรื่องจริง หากคุณขอโทษลูกค้าหรือพนักงานมากเกินไปอาจตีความสิ่งนี้เป็นข้อบ่งชี้ว่าพวกเขาสามารถโต้เถียงกับการแจ้งเตือนหรือการเปลี่ยนแปลงนโยบาย