ธุรกิจของคุณจะต้องกรอกแบบฟอร์ม W2 ทุกปีสำหรับพนักงานแต่ละคน แบบฟอร์มเหล่านี้นำเสนอข้อมูลที่ส่งผลกระทบต่อการคำนวณภาษีรวมถึงค่าจ้างภาษีหัก ณ ที่จ่ายของรัฐและรัฐบาลกลางและเงินสมทบบำนาญ พนักงานมีหน้าที่รับผิดชอบในการส่งสำเนาของแบบฟอร์มพร้อมกับการคืนภาษีประจำปีให้กับสรรพากรบริการ การกรอก W2 ค่อนข้างตรงไปตรงมาหากคุณมีซอฟต์แวร์บัญชีภาษีเพื่อติดตามตัวเลข
จัดรูปแบบตามกฎ
ซอฟต์แวร์บัญชีของคุณอาจเติมแต่ละกล่องในแบบฟอร์มโดยอัตโนมัติจากตัวเลขและการคำนวณที่เก็บไว้ กรมสรรพากรต้องใช้แบบอักษรมาตรฐานพิมพ์หรือพิมพ์ตัวอักษร Courier 12 จุดสีดำโดยไม่มีการแก้ไขและรายการทั้งหมดจะถูกใส่เข้าไปในกล่อง แบบฟอร์มนั้นเป็นแบบอ่านด้วยเครื่องและถ้ามันถูกเตะออกมาเพื่อการจัดรูปแบบที่ไม่ถูกต้องหรือการเขียนด้วยลายมือหรือสีผิดคุณจะต้องส่งใหม่
คำอธิบายรายละเอียดเพิ่มเติม
แสดงค่าจ้างโดยรวมหัก ณ ที่จ่ายและข้อมูลอื่น ๆ ที่เหมาะสมทั้งหมดในช่องที่ถูกต้อง กรมสรรพากรจัดทำคู่มือ "ข้อมูลสำหรับแบบฟอร์ม W2" ที่มีให้ในรูปแบบเอกสารหรือออนไลน์โดยมีการแจกแจงข้อมูลที่จำเป็น กล่องบางกล่องให้ข้อมูลล้วน แต่ยังมีผลบังคับใช้ ตัวอย่างเช่นการแสดงรหัส DD ในกล่องที่ 12 บอกกรมสรรพากรว่านายจ้างรายงานการมีส่วนร่วมในแผนสุขภาพที่ผ่านการรับรองซึ่งไม่รวมอยู่ในรายได้ที่ต้องเสียภาษีของพนักงาน ฟังก์ชันกล่องอาจมีการเปลี่ยนแปลงเนื่องจากกฎหมายภาษีสร้างข้อกำหนดการรายงานใหม่
การกระจายเอกสาร
ไฟล์คัดลอก A ของแบบฟอร์ม W2 กับ Social Security Administration ซึ่งต้องการข้อมูลสำหรับค่าจ้าง SSA ของพนักงานและบันทึกการมีส่วนร่วม ส่งสำเนา 1 ไปยังแผนกภาษีของรัฐหรือท้องถิ่นหากจำเป็นตามกฎหมาย คัดลอก B คัดลอก C และคัดลอก 2 ไปที่พนักงานและคัดลอก D สำหรับบันทึกของนายจ้าง กำหนดส่งแบบฟอร์มและไฟล์แตกต่างกันไปในแต่ละปี ตัวอย่างเช่นกำหนดส่งไฟล์สำหรับปี 2014 คือ 2 มีนาคม 2015 ในขณะที่กำหนดส่งให้กับพนักงานคือ 2 กุมภาพันธ์ 2558 คุณสามารถขอขยายเวลาในการยื่นแบบฟอร์ม IRS 8809 ได้ควรมีสำเนาถาวร ของ W2 ในระบบบัญชีของคุณ กรมสรรพากรต้องการให้คุณเก็บแบบฟอร์มแม้ว่าพนักงานไม่สามารถส่งมอบได้เป็นเวลาสี่ปี
ประหยัดเวลาด้วย BSO
คุณสามารถใช้บริการธุรกิจของ Social Security Online เพื่อสร้างและ / หรืออัปโหลด W2s เวอร์ชันอิเล็กทรอนิกส์ของคุณซึ่งสามารถพิมพ์ออกมาสำหรับพนักงาน หากคุณกำลังทำธุรกิจเล็ก ๆ นี่หมายถึงทางเลือกในการดึง W2s เข้าด้วยกันผ่านระบบบัญชีของคุณหรือทำด้วยตนเอง ไซต์ SSA ต้องการการลงทะเบียน คุณต้องมีเบราว์เซอร์ที่เปิดใช้งานเว็บพร้อมการเข้ารหัส 128 บิตและเปิดใช้งานคุกกี้และ Adobe Acrobat Reader เพื่อสร้างเอกสารออนไลน์
