กิจกรรมระดมทุนใช้โทนเสียงดนตรีตั้งแต่โซเชียลขนาดเล็กและกาแล็กซี่ธีมไปจนถึงกิจกรรมสาธารณะ จากข้อมูลของ P. Burke Keegan ผู้เขียน "Fundraising for Nonprofits" ก่อนที่จะวางแผนงานคุณจะต้องสามารถระบุผู้เข้าร่วมประชุมได้ 50 เปอร์เซ็นต์สำหรับการพบปะสังสรรค์ส่วนตัวเล็ก ๆ สำหรับงานมหกรรมนอกรีตนั้น 35 เปอร์เซ็นต์จะทำเช่นนั้น แม้ว่าการประกาศในหนังสือพิมพ์จะดึงผู้มาร่วมกิจกรรมสาธารณะในสวนสาธารณะ แต่กิจกรรมที่ต้องการความมุ่งมั่นทางการเงินสูงหรือรายชื่อแขกที่ จำกัด ต้องมีการเชิญส่วนตัวเพื่อให้แน่ใจว่าการเข้าร่วมของกลุ่มแกนหลักนี้
เลือกรูปแบบ สำรองตัวอักษรหลายตัวโดยละเอียดสำหรับผู้สนับสนุนกิจกรรมหรือผู้บริจาครายใหญ่ในศาล สำหรับรายชื่อแขกจริงการปรากฏตัวของบุคคลหรือคู่ในเหตุการณ์ยังคงเป็นเป้าหมายหลัก เลือกการ์ดเดี่ยวที่พิมพ์หรือแกะสลักสำหรับเหตุการณ์ที่เป็นทางการที่สุด สำหรับกิจกรรมชุดลำลองตัวอักษรที่พิมพ์ออกมาเพียงพอ
เปิดคำเชิญพร้อมคำทักทายหรือประกาศการรวม สำหรับจดหมายระบุที่อยู่การเชิญโดยใช้ชื่อทางสังคมของแต่ละบุคคลเช่นดร., นาย, นางสาวหรือนางสาวขยายคำเชิญในนามขององค์กร หากคำเชิญนั้นไม่ได้เป็นแบบส่วนบุคคลให้ละทิ้งบุคคลนั้นด้วยชื่อและเริ่มต้นด้วยข้อความขององค์กร ตัวอย่างเช่น "มูลนิธิ Widget Collector ขอเชิญทุกท่านเข้าร่วมงานกาล่าภายใต้ดวงดาว"
อธิบายรายละเอียดของเหตุการณ์อย่างละเอียด กำหนดรูปแบบและวัตถุประสงค์ของเหตุการณ์ตัวอย่างเช่น: "อาหารค่ำอย่างเป็นทางการพร้อมเงินที่ได้รับประโยชน์จากโครงการบริการวิชาการของ WCF" ดึงดูดผู้รับด้วยข่าวการมีชื่อเสียงที่เข้าร่วมเป็นพิธีกรหรือวิทยากร
รวมถึงเวลาวันที่และสถานที่ ขอให้ผู้เข้าร่วมตอบสนองต่ออาสาสมัครหรือพนักงานการกุศลหรือที่อยู่อีเมลที่เฉพาะเจาะจง
รายการค่าธรรมเนียมการลงทะเบียน ระบุว่ามีการประเมินต่อบุคคลปาร์ตี้โต๊ะหรือทีม ประกาศส่วนลดใด ๆ ที่ประเมินสำหรับการซื้อตั๋วขั้นสูง
เพิ่มหมายเลขหลักของสถานที่เพื่อให้ผู้เข้าร่วมที่หายไปอาจชี้แจงทิศทางในวันที่ของเหตุการณ์ ชี้แจงจุดประสงค์ของหมายเลข ตัวอย่างเช่นเขียน "สำหรับเส้นทางเท่านั้น" อีกวิธีหนึ่งคือพิมพ์แผนที่ขนาดเล็กที่ด้านหลังของตัวอักษรหรือใส่แผนที่ขนาดเล็กลงในการ์ดเชิญ
ปิดด้วยตะขอ แรลลี่ได้รับเชิญให้เข้าร่วมกับข้ออ้างสุดท้าย เตือนพวกเขาว่าเหตุใดเหตุการณ์สำคัญ ตัวอย่างเช่น "มาช่วยสุนัขใน Orange County กันเถอะ"
