วิธีเขียนจดหมายรายการประมูล

ชื่อทางการสำหรับจดหมายรายการประมูลคือ“ จดหมายปะหน้าข้อเสนอ” จดหมายประเภทนี้ควรเขียนสั้น ๆ และเก็บไว้ให้มีความยาวสูงสุดสองหน้า พัฒนาคำขอสำหรับข้อเสนอเพื่ออธิบายพารามิเตอร์ของโครงการส่งมอบที่คาดหวังตารางเวลาและเหตุการณ์สำคัญในรายละเอียด วัตถุประสงค์ของจดหมายปะหน้าคือเพื่ออธิบายคำอธิบายและข้อกำหนดหลักในแบบสรุป

รายการที่คุณจะต้อง

• ซอฟต์แวร์ประมวลผลคำ

• RFT (เป็นทางเลือก)

• ลิงค์ไปยังเว็บไซต์สำหรับ RFP แอปพลิเคชัน (ตัวเลือก)

เปิดจดหมายพร้อมคำทักทายสั้น ๆ และประกาศชื่อของโครงการประมูล สร้างส่วนหัวที่มีข้อความ“ คำอธิบาย” หลังจากคำทักทายเปิด ใช้ส่วนหัวนี้เพื่ออธิบายงานสั้น ๆ ในสามย่อหน้าหรือน้อยกว่าเพื่อให้สามารถอ่านมากขึ้นเช่นคำสั่งสรุป รวมหมายเลขงานสำหรับโครงการ

สร้างหัวเรื่อง“ ข้อมูลจำเพาะ” ใช้พื้นที่นี้เพื่ออธิบายรายละเอียดเกี่ยวกับข้อกำหนดเช่นข้อกำหนดทางเทคนิคเกี่ยวกับขนาดความต้องการไฟฟ้าตำแหน่งและข้อมูลอื่น ๆ ที่ผู้ประมูลจะต้องทราบเพื่อให้การประมาณการถูกต้อง

สร้างส่วนหัวที่ชื่อว่า“ คุณสมบัติ” ใช้ส่วนนี้เพื่ออธิบายคุณสมบัติที่จำเป็นสำหรับผู้ประมูลเช่นมีจำนวนปีขั้นต่ำในการทำธุรกิจประเภทของใบอนุญาตเฉพาะที่จำเป็นความสามารถในการแสดงจำนวนเงินประกันที่เพียงพอ และประเภทของการประกันภัยที่งานอาจต้องการ การตั้งค่าของรัฐที่กำหนดให้กับธุรกิจของชนกลุ่มน้อยหรือผู้หญิง (ถ้ามี) และภาษากฎหมายบังคับอื่น ๆ ที่ธุรกิจหรือหน่วยงานของคุณจำเป็นต้องระบุไว้ในจดหมายเสนอราคาทั้งหมด

ติดป้ายหัวข้อ“ งบประมาณ” สำหรับงาน (ถ้ามี) ป้อนจำนวนเงินสูงสุดสำหรับโครงการเพื่อให้ผู้สมัครทุกคนจะได้ตระหนักถึงจำนวนงบประมาณสูงสุดของคุณ

สร้างส่วนหัวที่มีป้ายกำกับว่า“ ส่งมอบ” และเขียนข้อความสั้น ๆ เกี่ยวกับงานส่งมอบที่คาดหวังซึ่งจะต้องปฏิบัติตาม แจ้งให้ลูกค้าทราบว่าจะมีการรายงานรายละเอียดการส่งมอบโดยละเอียดใน RFP แบบเต็มสำหรับงาน

เขียนส่วนหัวที่มีชื่อว่า“ กำหนดเวลา” และภายใต้สถานะส่วนหัวเป็นวันที่ต้องการให้เสร็จสมบูรณ์ รวมวันที่กำหนดเหตุการณ์สำคัญ (ถ้ามี) หรือให้รายละเอียดเหตุการณ์สำคัญสำหรับ RFP

สร้างส่วนหัว“ ตัวอย่าง” (ถ้ามี) และระบุวิธีที่ผู้ประมูลควรส่งตัวอย่างงานก่อนหน้าเช่นผ่านภาพถ่ายดิจิทัลอิเล็กทรอนิกส์ในรูปแบบ JPEG หรือ GIF หรือเป็นไฟล์แนบพร้อมกับใบสมัครอย่างเป็นทางการของพวกเขา

สร้างหัวข้อ "การอ้างอิง" และระบุจำนวนการอ้างอิงที่ต้องการและประเภทของข้อมูลการติดต่อที่คุณต้องการเช่นชื่อชื่อหมายเลขโทรศัพท์และที่อยู่อีเมล

แทรกการเชื่อมโยงหลายมิติบนจดหมายเพื่อให้ผู้สมัครสามารถเชื่อมโยงไปยังแอปพลิเคชันออนไลน์ที่เป็นทางการและการเชื่อมโยงหลายมิติแยกต่างหากสำหรับ RFP (ถ้าจำเป็น) เพิ่มลิงค์สำหรับเว็บไซต์ของคุณและรวม RFP และแอปพลิเคชันในเว็บไซต์ของคุณซึ่งสามารถจัดรูปแบบเป็น PDF สำหรับผู้สมัครเพื่ออัปโหลดไปยังคอมพิวเตอร์ของพวกเขา

เคล็ดลับ

• ระบุวันที่สำหรับคำถามและคำตอบเซสชันสำหรับงานงบประมาณขนาดใหญ่และเพื่อลดจำนวนโทรศัพท์ติดตามและอีเมลที่คุณอาจได้รับเพื่อให้คุณสามารถตอบคำถามได้ในคราวเดียว รวมชื่อผู้ติดต่อและระบุว่าผู้ประมูลควรใช้โทรศัพท์หรืออีเมลเพื่อส่งคำถามเพิ่มเติมหรือไม่