ในฐานะ บริษัท คุณต้องเก็บเอกสารบางประเภทไว้ในไฟล์เช่นบันทึกการจ้างงานและใบแจ้งหนี้ด้วยเหตุผลทางธุรกิจและกฎหมาย ในบางกรณีผู้ค้าจะต้องเก็บสำเนาใบเสร็จรับเงินบัตรเครดิตในมือเป็นระยะเวลาหนึ่ง เรียนรู้เมื่อมันปลอดภัยที่จะโยนใบเสร็จรับเงินเหล่านี้ในการดำเนินธุรกิจ
รับบัตรเครดิต
หลังจากที่ลูกค้าซื้อผลิตภัณฑ์หรือบริการจาก บริษัท ของคุณโดยใช้บัตรเครดิตของเธอคุณจะต้องแสดงใบเสร็จรับเงินที่พิมพ์สำหรับบันทึกของเธอโดยเฉพาะอย่างยิ่งในกรณีของการทำธุรกรรมแบบตัวต่อตัว ใบเสร็จรับเงินประกอบด้วยจำนวนธุรกรรมรหัสอนุมัติชื่อผู้ถือบัตรเครดิตและสถานที่สำหรับลายเซ็นของลูกค้า คุณยังเก็บสำเนาใบเสร็จรับเงินที่ลงนามไว้เพื่อบันทึกของคุณ
ทำไมพวกเขาถึงเก็บ?
หากมีกรณีใดเกิดขึ้นที่ลูกค้ามีการโต้แย้งการเรียกเก็บเงินจากบัตรเครดิตจาก บริษัท ของคุณคุณจะต้องรับผิดชอบในฐานะผู้ค้าเพื่อพิสูจน์ว่าถูกต้อง หนึ่งในรายการแรกที่ธนาคารของลูกค้าจะขอคือสำเนาใบเสร็จรับเงินบัตรเครดิตที่เกี่ยวข้องกับการทำธุรกรรม ผู้ให้บริการการค้ายังต้องเห็นใบเสร็จรับเงินที่ลงนามเพื่อตรวจสอบข้อพิพาทในนามของคุณ หากข้อพิพาทของลูกค้าได้รับการอนุมัติเพราะคุณไม่สามารถส่งสำเนาใบเสร็จรับเงินที่ลงนามแล้วคุณจะต้องจ่ายค่าธรรมเนียมการเรียกเก็บเงินคืนที่แพงและจะสูญเสียจำนวนการขายรวมถึงผลิตภัณฑ์หรือบริการที่คุณขาย
เมื่อไหร่จะโยน
เนื่องจากความเป็นไปได้ของข้อพิพาทจากลูกค้าจึงไม่ควรทิ้งใบเสร็จรับเงินจากการขายบัตรเครดิตเพียงเพราะการทำธุรกรรมนั้นได้หักล้างบัญชีผู้ค้าของคุณ - แม้ว่าคุณจะได้รับเงินจากการขายแล้วก็ตาม ธนาคารมักจะให้ลูกค้าประมาณ 60 วันในการโต้แย้งการเรียกเก็บเงินตามพระราชบัญญัติการเรียกเก็บเงินเครดิตที่เป็นธรรม เป็นการพนันที่ปลอดภัยที่จะเก็บใบเสร็จรับเงินบัตรเครดิตไว้อย่างน้อยสามเดือน หากคุณต้องการใบเสร็จรับเงินการขายโดยเฉพาะสำหรับเหตุผลในการรายงานภาษีรายได้ทางธุรกิจให้เก็บไว้ในมือเป็นเวลาอย่างน้อยหกปี
การจัดเก็บใบเสร็จรับเงิน
หากคุณต้องเก็บใบเสร็จรับเงินการขายเหล่านี้ให้เก็บไว้ในที่ที่ปลอดภัยและถูกล็อคเนื่องจากมีข้อมูลลูกค้าที่ละเอียดอ่อน เก็บข้อมูลที่ละเอียดอ่อนนี้ให้พ้นจากการเข้าถึงของพนักงานที่ไม่ได้รับอนุญาตและบุคคลภายนอกเพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาเกี่ยวกับการฉ้อโกงที่เกี่ยวข้องกับบัตรเครดิตหรือระบุการโจรกรรม ข้อตกลงการให้บริการของร้านค้าของคุณอาจร่างกฎเฉพาะสำหรับวิธีการจัดการและจัดเก็บข้อมูลบัตรเครดิตที่ละเอียดอ่อนสำหรับลูกค้าตามหลักเกณฑ์มาตรฐานความปลอดภัยข้อมูลของอุตสาหกรรมบัตรชำระเงิน PCI DSS เป็นองค์กรที่ให้คำแนะนำเกี่ยวกับการจัดการข้อมูลบัตรเครดิตของลูกค้า
