รายงานผู้ติดต่อจะจัดทำเอกสารหัวข้อทั้งหมดที่กล่าวถึงในระหว่างการประชุมการประชุมทางโทรศัพท์และการโทร ตัวอย่างหนึ่งของรายงานการติดต่อถูกใช้ระหว่างการระดมทุน มันสรุปหัวข้อที่มืออาชีพด้านการพัฒนากองทุนพูดคุยกับผู้บริจาคที่มีศักยภาพ รายงานช่วยให้คุณสามารถชี้แจงความเข้าใจที่คลาดเคลื่อนหรือคำถามใด ๆ เกี่ยวกับฝ่ายที่แบ่งปันข้อมูลใด การเขียนรายงานผู้ติดต่ออาจดูยากและไร้ประโยชน์ แต่ในระยะยาวสามารถประหยัดเวลาและลดความคับข้องใจ
ถามชื่อทุกคนในการประชุมการประชุมทางโทรศัพท์หรือการโทร จดบันทึกไว้ที่ด้านบนของเอกสารของคุณพร้อมกับวันที่และเวลาที่การประชุมเริ่มต้นและสิ้นสุด
จดบันทึกประเด็นสำคัญของการประชุมการโทรศัพท์หรือการประชุมทางโทรศัพท์
พิมพ์รายงานผู้ติดต่อของคุณตามบันทึกการประชุมของคุณ รวมถึงชื่อของ บริษัท และบุคคลที่เป็นตัวแทนของ บริษัท เช่นเดียวกับชื่อของ บริษัท อื่นหรือตัวแทน
บันทึกวันที่และวิธีการติดต่อ ในกรณีธุรกิจให้บันทึกชื่อของพนักงานหรือผู้ที่เกี่ยวข้องทั้งหมดในการประชุม เกิดอะไรขึ้นที่สำคัญในการประชุม ใครพูดอะไร ข้อมูลใดที่ถูกกล่าวถึงและสิ่งที่สำเร็จ รายการถัดไปที่จะพูดเกี่ยวกับหรือไม่ว่าทุกอย่างถูกตัดสิน; และในกรณีเดิมคือวันที่ของการประชุมครั้งต่อไป
ดูรายงานผู้ติดต่อและตรวจสอบให้แน่ใจว่าไม่มีอะไรขาดหายไป เพิ่มรายละเอียดที่ขาดหายไป
ส่งรายงานผู้ติดต่อทั้งทางอีเมลแฟกซ์หรือไปรษณีย์
