วิธีขอการประชุมทางธุรกิจกับใครบางคนทางอีเมล

ปรับปรุงโอกาสในการได้รับการตอบรับในเชิงบวกต่อการเรียกประชุมโดยใส่ตัวเองลงในรองเท้าของผู้รับ หลายคนพิจารณาความพยายามที่จะพบกับคุณโดยใช้เวลานาน พวกเขาต้องการทราบว่าพวกเขาจะได้อะไรจากมันซึ่งรวมถึงการทำให้งานของพวกเขาง่ายขึ้นเร็วขึ้นหรือมีผลกำไรมากขึ้น พวกเขายังตอบสนองได้ดีกับผลประโยชน์ฟรีอาหารดีหรือของขวัญส่งเสริมการขายที่เหมาะสมกับธุรกิจของพวกเขา นี่เป็นเรื่องจริงโดยเฉพาะกับการสื่อสารทางอีเมลเนื่องจากผู้รับของคุณอาจได้รับอีเมลหลายสิบรายทุกวัน

เขียนหัวเรื่องที่โดดเด่น ตัวอย่างเช่น: "มาพบกันเพื่อหารือเกี่ยวกับบัญชีของคุณกับ บริษัท XYZ" ทำให้อีเมลของคุณมีความเกี่ยวข้องและน่าจะเปิดได้ทันที "สวัสดีเรามาคุยกัน" เป็นหัวเรื่องที่น่าจะลบอีเมลของคุณได้เนื่องจากไม่ได้ให้ข้อมูลและไม่เป็นทางการและเป็นส่วนตัวมากเกินไปสำหรับความสัมพันธ์ทางธุรกิจส่วนใหญ่

ทักทายผู้รับอย่างเหมาะสม ใช้ "Dear Mr. Jones" หากคุณไม่รู้จักกัน "Dear Bob" หรือ "Hello Bob" เป็นคำทักทายทั่วไปในอีเมลธุรกิจ การไม่ใช้คำทักทายอาจทำให้อีเมลของคุณไม่มีลักษณะและเป็นส่วนหนึ่งของการส่งจดหมายจำนวนมากเว้นแต่ว่าคุณรู้จักกันเป็นอย่างดี

ไปที่จุด หากคุณไม่รู้จักกันเขียนประโยคแนะนำตัวเองเช่น "ฉันได้รับบัญชีของคุณที่ XYZ" หรือ "ฉันกำลังตอบคำถามของคุณในเว็บไซต์ XYZ และต้องการพบกับคุณเพื่อสาธิตซอฟต์แวร์ของเรา " ทำให้ข้อความของคุณสั้นที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ในขณะที่ยังคงถ่ายทอดข้อมูลที่สำคัญ

แนะนำสองสามวันเวลาและสถานที่ วิธีที่ดีในการทำเช่นนี้คือ: "ฉันสามารถพบทั้งวันอังคารหรือวันพุธในสำนักงานหรือของคุณนี่เป็นสิ่งที่ดีสำหรับคุณหรือไม่และเวลาไหนจะดีที่สุด?"

ระบุว่าคุณจะโทรเพื่อยืนยันการประชุม การติดตามผลมักจะฉลาดเมื่อใช้อีเมลเนื่องจากอีเมลของคุณอาจไปที่โฟลเดอร์สแปมหรือผู้รับถูกมองข้าม

ปิดอีเมลของคุณด้วยประโยคสั้น ๆ เช่น "ขอบคุณสำหรับเวลาและความสนใจของคุณฉันหวังว่าจะได้พบคุณและอภิปรายว่า XYZ สามารถให้บริการที่คุณต้องการได้อย่างไร"

เพิ่มบล็อกลายเซ็นของคุณที่ด้านล่าง มันควรมีชื่อที่คุณใช้ในธุรกิจชื่อเรื่องชื่อ บริษัท หมายเลขโทรศัพท์สำนักงานโดยตรงหมายเลขโทรศัพท์มือถือและลิงค์ไปยังโปรไฟล์โซเชียลมีเดียของคุณ

เคล็ดลับ

• นักธุรกิจหลายคนลงชื่อเข้าใช้อีเมลด้วย "ความนับถือ" หรือ "ขอบคุณ" บางคนใช้เฉพาะบล็อกลายเซ็นของพวกเขา สิ่งที่คุณใช้นั้นขึ้นอยู่กับสไตล์และความเหมาะสมกับข้อความที่คุณส่ง

  ลองแนบเอกสารทางเทคนิคหรือข้อมูลอื่น ๆ เกี่ยวกับ บริษัท ของคุณ

การเตือน

ใช้เครื่องตรวจตัวสะกด โปรแกรมอีเมลจำนวนมากสามารถตั้งค่าให้แก้ไขข้อผิดพลาดการสะกดและไวยากรณ์โดยอัตโนมัติ