ฉันจะแจ้งผู้เช่าถึงการเปลี่ยนแปลงเจ้าหน้าที่สำนักงานด้วยจดหมายได้อย่างไร

เมื่อเจ้าของบ้านเปลี่ยนเจ้าหน้าที่สำนักงานจะเป็นประโยชน์ในการแนะนำผู้เช่าเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงเหล่านั้นโดยเฉพาะอย่างยิ่งพนักงานที่มีปฏิสัมพันธ์กับผู้เช่าเป็นประจำ มันง่ายที่จะแนะนำผู้เช่าของพนักงานและการเปลี่ยนแปลงที่สำคัญอื่น ๆ ด้วยตัวอักษร

รวบรวมรายชื่อและที่อยู่ของผู้เช่าทั้งหมดที่จะได้รับผลกระทบจากการเปลี่ยนแปลง ตัวอย่างเช่นหากคุณเช่าพื้นที่ในสถานที่หลายแห่งดังนั้นจึงมีสำนักงานให้เช่ามากกว่าหนึ่งแห่งคุณจะต้องสื่อสารการเปลี่ยนแปลงกับผู้เช่าที่จัดการกับสำนักงานให้เช่าที่มีการเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้น หากคุณมีสำนักงานเพียงแห่งเดียวแน่นอนเตือนผู้เช่าทุกคน

จัดทำจดหมายบนหัวจดหมายของ บริษัท ทำให้ "เป็นทางการ" และวันที่สำหรับวันที่คุณคาดว่าจดหมายส่วนใหญ่จะถูกกระจาย ใช้เทคโนโลยี mailmerge เพื่อปรับเปลี่ยนจดหมายแต่ละฉบับหรือคุณสามารถใช้รูปแบบทั่วไปได้มากขึ้นโดยการระบุตัวอักษร“ ผู้เช่าที่รักทุกคน”

เนื้อหาของจดหมายควรสั้นและกระฉับกระเฉงและโดยทั่วไปควรใช้เนื้อหาสองย่อหน้ารวมทั้งย่อหน้าปิด รายงานการเปลี่ยนแปลงบุคลากรในวรรคแรก หากพนักงานใหม่จะรับหน้าที่ทั้งหมดของพนักงานที่ออกเดินทางกล่าวเช่นนั้นโดยระบุรายชื่อหน้าที่: "Jennie Smith จะออกจาก บริษัท ในวันที่ 12 มีนาคมและจะถูกแทนที่โดย Mary Jones ผู้รับผิดชอบเรื่องร้องเรียนของผู้เช่า คำขอรวบรวมค่าเช่าและตอบคำถามที่เกี่ยวข้องทั้งหมด"

ในทางตรงกันข้ามถ้าหน้าที่ที่เคยทำโดยพนักงานที่เดินทางออกนอกประเทศจะถูกแจกจ่ายให้กับพนักงานที่มีอยู่และ / หรือใหม่ให้ทำอย่างนั้นในวรรคแรก ตัวอย่าง: "Jennie Smith จะออกจาก บริษัท ในวันที่ 12 มีนาคมและจะถูกแทนที่โดย Mary Jones ซึ่งจะรับผิดชอบการร้องเรียนของผู้เช่าและการร้องขอการบำรุงรักษา Joe White จะเข้ามารับผิดชอบในการรวบรวมค่าเช่าและตอบคำถามที่เกี่ยวข้องทั้งหมด"

ในวรรคสองให้ระบุวันที่ที่เกี่ยวข้องทั้งหมด ในหลายกรณีเช่นพนักงานออกในวันศุกร์และรายงานการเปลี่ยนในวันจันทร์ถัดไป ในกรณีอื่น ๆ มีระยะเวลาทับซ้อนสั้น ๆ ในขณะที่พนักงานที่ออกเดินทางฝึกอบรมคนใหม่ ปิดย่อหน้าที่สองโดยระบุว่านับจากวันที่การเปลี่ยนแปลงก้าวไปข้างหน้าคำถามที่เกี่ยวข้องความคิดเห็นและปัญหาทั้งหมดควรถูกนำไปยังผู้รับผิดชอบใหม่สำหรับพวกเขาและตั้งชื่อพวกเขาอีกครั้ง ตัวอย่างเช่น "เริ่มต้นวันที่ 15 มีนาคมโปรดตอบข้อร้องเรียนและคำร้องขอการบำรุงรักษาไปยัง Mary Jones และติดต่อ Joe White เพื่อทำอะไรเกี่ยวกับค่าเช่า"

ในวรรคสุดท้ายแจ้งผู้เช่าว่าพวกเขาควรรู้สึกเป็นอิสระที่จะติดต่อคุณเมื่อมีข้อกังวลความคิดเห็นหรือคำถามใด ๆ ลงนามในจดหมาย“ ขอแสดงความนับถือ” ตามด้วยชื่อของคุณ

เคล็ดลับ

• เจ้าของบ้านหรือพนักงานสามารถส่งหรือส่งจดหมายประเภทนี้ได้ อีกทางเลือกหนึ่งพวกเขาสามารถกระจายด้วยใบเสร็จรับเงินค่าเช่า

  ต่อต้านการกระตุ้นให้อ้วนและให้ข้อมูลมากเกินไปแม้ว่าสิ่งต่าง ๆ จะชัดเจน "เจนนี่สมิ ธ กำลังจะมีลูก" หรือ "เจนนี่สมิ ธ กำลังจะแต่งงานและไปฮันนีมูนของเธอและจากนั้นจะย้ายออกจากรัฐ" ทั้งคู่เป็นตัวอย่างของการให้ข้อมูลมากเกินไป ให้ Jennie แบ่งปันข้อมูลของเธอกับคนที่เธอเลือกและ จำกัด จดหมายของคุณให้อยู่ในสิ่งที่จำเป็นสำหรับธุรกิจ