วันนี้ธุรกิจและหน่วยงานของรัฐจำนวนมากได้เปลี่ยนบัญชีค่าใช้จ่ายด้วยแผนการชำระเงินคืน แผนการชำระเงินคืนนี้ป้องกันไม่ให้พนักงานใช้บัญชี บริษัท หรือค่าใช้จ่ายของรัฐด้วยเหตุผลอื่นนอกเหนือจากค่าใช้จ่ายที่ได้รับอนุมัติ อย่างไรก็ตามคุณอาจพบว่าเป็นการยากที่จะติดตามรายการในใบเสร็จรับเงิน ในบางครั้งค่าใช้จ่ายส่วนตัวจะถูกนำมาผสมกับค่าใช้จ่ายทางธุรกิจและคุณมีหน้าที่รับผิดชอบในการรายงานปัญหาและยอมรับเฉพาะการชำระเงินคืนที่คุณค้างชำระสำหรับธุรกิจอย่างเป็นทางการเท่านั้น เมื่อสิ่งนี้เกิดขึ้นคุณจะถูกขอให้เขียนจดหมายเพื่ออธิบายใบเสร็จรับเงินและชี้แจงให้ทราบว่าค่าใช้จ่ายใดบ้างที่จำเป็นต้องได้รับการชำระคืน
เริ่มต้นจดหมายด้วยการพิมพ์วันที่ ข้ามบรรทัดและพิมพ์ชื่อและชื่อของบุคคลที่ติดต่อชื่อ บริษัท และที่อยู่ บริษัท ในบรรทัดแยกต่างหาก ข้ามช่องว่างบรรทัดอื่นแล้วพิมพ์ "Dear Ms./Mr. (นามสกุล)" ตามด้วยโคลอน
ระบุตนเองและอธิบายวัตถุประสงค์ของจดหมายของคุณทันที ตัวอย่างเช่น "ฉันชื่อจิลแฮร์ริสันจากแผนกบัญชีและฉันเขียนเพื่ออธิบายใบเสร็จของฉันจากการเดินทางธุรกิจที่เกี่ยวข้องกับแอครอนเพื่ออธิบายรายการที่ฉันควรได้รับคืนซึ่งเป็นค่าใช้จ่ายส่วนตัวที่ไม่จำเป็นต้องใช้ การชำระเงินคืน."
รายละเอียดค่าใช้จ่ายที่ควรได้รับคืนในรายการหมายเลขและอ้างถึงใบเสร็จรับเงินที่เหมาะสมและวันที่ของใบเสร็จรับเงินเพื่อช่วยให้บุคคลที่ดำเนินการชำระเงินคืน หากองค์กรของคุณทำงานเป็นรายวันซึ่งคุณได้รับจำนวนเงินดอลลาร์เฉพาะสำหรับอาหารที่พักหรือรายการอื่น ๆ ต่อวันแบ่งค่าใช้จ่ายต่อวันเพื่อให้หน่วยประมวลผลสามารถดูว่าคุณอยู่ภายใต้จำนวนวันต่อวันหรือไม่
รายการค่าใช้จ่ายที่ปรากฏในใบเสร็จรับเงินที่เป็นค่าใช้จ่ายส่วนตัวของคุณ คุณไม่จำเป็นต้องอธิบายสิ่งเหล่านี้เพียงระบุว่าเป็นค่าใช้จ่ายส่วนบุคคลของคุณ ให้ค่าใช้จ่ายทั้งหมดเหล่านี้ด้วย ธุรกิจหรือองค์กรของคุณอาจขอให้คุณนำค่าใช้จ่ายภาษีที่เกี่ยวข้องที่เกี่ยวข้องกับรายการส่วนบุคคลเหล่านี้ออกจากจำนวนเงินที่ชำระคืน
ระบุยอดรวมเมื่อสิ้นสุดสิ่งที่คุณควรได้รับการชำระเงินคืนพร้อมกับยอดรวมของสิ่งที่คุณปฏิเสธการชำระเงินคืน ตัวเลขทั้งสองนี้ควรรวมกันเป็นจำนวนเงินทั้งหมดบนใบเสร็จรับเงิน ระบุจำนวนเงินที่คุณต้องการชำระเงินคืนและจำนวนเงินดอลลาร์ที่คุณปฏิเสธการชำระเงินคืน บ่อยครั้งที่องค์กรกำหนดให้คุณต้องจัดทำข้อความเหล่านี้เป็นภาษาที่ชัดเจนด้วยเหตุผลทางกฎหมาย
ขอบคุณหน่วยประมวลผลสำหรับเวลาของเขาหรือเธอและขออภัยในความไม่สะดวกที่ต้องเรียงลำดับใบเสร็จรับเงิน ระบุหมายเลขโทรศัพท์ที่ทำงานและที่อยู่อีเมลของคุณในกรณีที่เขาหรือเธอมีคำถามใด ๆ เกี่ยวกับค่าใช้จ่ายในใบเสร็จรับเงิน
ปิดจดหมายโดยพิมพ์ "ขอแสดงความนับถือ" และข้ามช่องว่างสามบรรทัด พิมพ์ชื่อและชื่อเต็มของคุณ พิมพ์ตัวอักษรบนหัวจดหมาย บริษัท และลงนามชื่อของคุณด้านบนชื่อพิมพ์ ทำสำเนาทั้งตัวอักษรและใบเสร็จรับเงินและเก็บไว้สำหรับบันทึกของคุณ ส่งจดหมายไปยังผู้ติดต่อที่จะดำเนินการชำระเงินคืน
