ในการดำเนินธุรกิจตามปกติ บริษัท หรือสำนักงานกฎหมายอาจส่งจดหมายหลายร้อยฉบับถึงลูกค้าลูกค้าที่คาดหวังผู้ขายหรือหน่วยงานราชการต่างๆ ด้วยเวลาที่สั้นสำหรับผู้จัดการและมืออาชีพจึงเป็นไปไม่ได้เสมอที่ผู้ส่งจะลงนามในเอกสารส่วนตัวหลังจากพนักงานหรือเลขานุการเตรียมเอกสารให้ ด้วยเหตุผลดังกล่าวจึงมีข้อตกลงทางกฎหมายที่ยอมรับกันโดยทั่วไปสำหรับการให้บุคคลที่สามดำเนินการลายเซ็น
จดหมายโต้ตอบง่าย
เป็นเรื่องปกติที่บางคนจะต้องเตรียมจดหมายธุรกิจเกี่ยวกับคำแนะนำสั้น ๆ จากผู้ส่ง ตัวอย่างเช่นสำนักงานกฎหมายอาจส่งจดหมายง่าย ๆ หลายฉบับเช่นคำขอโทรเข้าให้กับลูกค้าที่แตกต่างกัน หากผู้ส่งไม่สามารถลงนามเป็นการส่วนตัวและได้รับจดหมายทางไปรษณีย์มีความจำเป็นพนักงานผู้มีอำนาจหรือผู้ช่วยอาจลงนามในนามของผู้ส่ง การประชุมทางกฎหมายคือการรวมชื่อย่อ "p.p. " ซึ่งหมายถึงวลีภาษาละติน "ต่อการดำเนินการ" ความหมาย "ที่จะดูแลบางสิ่งบางอย่าง" ก่อนที่ลายเซ็นของพนักงาน การจัดหาจดหมายโต้ตอบหมายถึงการลงชื่อในนามของบุคคลอื่น ทางเลือกทั่วไปที่ใช้สำหรับฟอร์มจดหมายคือใช้ตราประทับลายเซ็น
วิธีการและขั้นตอน
เป็นที่ยอมรับได้ทั้งพิมพ์หรือเขียน "p.p. " ข้างหน้าลายเซ็นของคุณเองเหนือชื่อที่พิมพ์ของผู้ส่ง หรือคุณสามารถวางชื่อผู้ส่งเหนือลายมือชื่อของคุณซึ่งคุณต้องนำหน้าด้วย "p.p" เพื่อผลประโยชน์ของความมั่นคงและเพื่อป้องกันความเข้าใจผิดใด ๆ ผู้เชี่ยวชาญหรือสำนักงานธุรกิจจะกำหนดขั้นตอนมาตรฐานสำหรับการลงชื่อจดหมายในนามของผู้อื่น
หนังสือมอบอำนาจ
กฎหมายยังมอบอำนาจให้บุคคลลงนามในนามของบุคคลอื่น หนังสือมอบอำนาจอนุญาตให้บุคคลที่ไม่มีตัวตนหรือไร้ความสามารถดำเนินกิจกรรมทางกฎหมายหรือทางการเงินด้วยความช่วยเหลือจากตัวแทนญาติหรือตัวแทนทางกฎหมายที่เชื่อถือได้ วิธีการที่เหมาะสมถ้าคุณได้รับอนุญาตให้ลงชื่อโดยหนังสือมอบอำนาจคือการลงนามในชื่อของอาจารย์ใหญ่ก่อนจากนั้นจึงเป็นของคุณเองนำหน้าด้วยคำว่า "โดย" ไปทางด้านข้างหรือด้านล่างของลายเซ็นอาจารย์ใหญ่ ผู้รับมอบอำนาจ "หรือตัวย่อ, POA หลังจากลายเซ็นของคุณตัวอย่างเช่น Joe Smith โดย Mary Jones, มอบอำนาจ ในบางสถานการณ์หนังสือมอบอำนาจที่ได้รับการรับรองและลงนามจะต้องมาพร้อมกับสัญญาแบบฟอร์มหรือจดหมายที่ลงชื่อ
ผู้ปกครองและผู้ปกครอง
โดยทั่วไปกฎหมายของรัฐระบุว่าผู้เยาว์อาจไม่ได้ทำสัญญาผูกพันทางกฎหมายโดยมีข้อยกเว้นบางประการ ในสถานการณ์ที่สัญญาเกี่ยวข้องกับผู้เยาว์เช่นการเปิดบัญชีธนาคารหรือวาดแบบจำลองของช่างภาพผู้ปกครองหรือผู้ดูแลตามกฎหมายอาจต้องลงชื่อในนามของผู้เยาว์ ในกรณีเหล่านี้พ่อแม่หรือผู้ปกครองตามลายเซ็นของเขาด้วยวลี "สำหรับและในนามของ" ตามด้วยชื่อของผู้เยาว์ เอกสารอาจต้องการชื่อที่พิมพ์หรือเซ็นชื่อของรองบนบรรทัดลายเซ็นแยกต่างหาก
