ผู้ชนะการประกวดมักจะได้รับจดหมายแจ้งให้ทราบถึงรางวัลของพวกเขา จดหมายของผู้ชนะการประกวดถูกสร้างขึ้นโดยองค์กรที่มอบรางวัลให้ หลาย บริษัท แจกสินค้าและบริการฟรีขณะที่คนอื่นเสนอรางวัลเงินสดวันหยุดพักผ่อนหรือรถยนต์ มีการเขียนจดหมายถึงผู้ชนะรางวัลเพื่อแจ้งให้เธอทราบถึงรางวัลที่ได้รับองค์กรที่ให้ข้อมูลและรายละเอียดต่างๆของรางวัล
ที่อยู่จดหมาย จดหมายผู้ชนะการประกวดมีวัตถุประสงค์หลายประการ คนแรกคือการแจ้งผู้ชนะและที่สองคือการส่งเสริมองค์กรให้รางวัล พูดถึงจดหมายเป็นการส่วนตัวหากคุณให้เพียงไม่กี่รางวัล หากคุณมอบรางวัลหลายร้อยรางวัลให้พูดโดยทั่ว ๆ ไปโดยระบุว่า“ ผู้ชนะรางวัลที่รัก”
ประกาศผู้ชนะ เริ่มจดหมายด้วยการประกาศว่าผู้รับได้รับรางวัล ระบุชื่อองค์กรที่ให้รางวัลและชื่อของการแข่งขันถ้ามี
ประกาศรางวัล แสดงความยินดีกับผู้ชนะและประกาศรางวัลที่ชนะ เสนอรายละเอียดเกี่ยวกับรางวัลและสิ่งที่รวมอยู่ หากรางวัลเป็นวันหยุดพักผ่อนให้บอกผู้ชนะว่ามีรายละเอียดใดบ้างรวมถึงจำนวนผู้เข้าพักที่ตั้งและระยะเวลาของการเดินทาง
ขอจดหมายโต้ตอบ บางครั้งผู้ชนะรางวัลจะต้องสอดคล้องกับองค์กร องค์กรอาจขอให้ผู้ชนะโทรหมายเลขส่งอีเมลหรือจดหมาย ในบางครั้งองค์กรจัดการขั้นตอนนี้และแจ้งให้ผู้ชนะทราบถึงสิ่งที่คาดหวัง ในกรณีนี้จดหมายควรบอกผู้ชนะว่าองค์กรจะติดต่อเขาในไม่ช้าเพื่อสรุปรายละเอียด
เซ็นชื่อในจดหมาย จดหมายของผู้ชนะการประกวดนั้นโดยทั่วไปแล้วจะมีการลงนามโดยผู้จัดการหรือเจ้าขององค์กร เจ้าของลงนามว่า“ ขอแสดงความนับถือ” หรือ“ ขอแสดงความนับถือ” ตามด้วยชื่อและชื่อ
รวมถึงข้อมูลการติดต่อเช่นหมายเลขโทรศัพท์เว็บไซต์หรือที่อยู่อีเมลในจดหมาย ผู้ชนะรางวัลที่มีคำถามสามารถติดต่อคุณเพื่อขอข้อมูลได้
