คู่มือนโยบายและขั้นตอนเป็นเอกสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรซึ่งให้รายละเอียดกฎขององค์กรและวิธีการเฉพาะที่ควรดำเนินการ สิ่งนี้ครอบคลุมทุกอย่างตั้งแต่มุมมองทั่วไปขององค์กรไปจนถึงรายละเอียดวิธีการประมวลผลจดหมายขาเข้า แนวคิดพื้นฐานบางประการสำหรับนโยบายและขั้นตอนคู่มือจะทำให้คู่มือมีประโยชน์ต่อพนักงานมากขึ้น
รวบรวมข้อเสนอแนะจากแผนก
ก่อนที่จะเขียนคู่มืออย่างเป็นทางการสำหรับองค์กรคุณควรได้รับคำติชมจากแผนกต่าง ๆ ทั้งหมดเกี่ยวกับนโยบายและขั้นตอนของพวกเขา แม้ว่าจะไม่มีคู่มือนโยบายและระเบียบปฏิบัติอย่างเป็นทางการ แต่ฝ่ายงานก็อาจมีนโยบายอย่างไม่เป็นทางการบันทึกและคู่มือนำเที่ยวที่กระจัดกระจาย คู่มือนโยบายและขั้นตอนการปฏิบัติเว้นแต่ว่ามันถูกเขียนขึ้นสำหรับธุรกิจหรือองค์กรใหม่ควรคำนึงถึงวิธีการที่แผนกดำเนินการอยู่แล้ว การแนะนำนโยบายและกระบวนการใหม่อย่างสมบูรณ์อาจทำให้การผลิตช้าลงเนื่องจากช่วงการเรียนรู้ ให้คิดถึงคู่มือนโยบายและขั้นตอนการทำงานแทนเพื่อรวมนโยบายและขั้นตอนอย่างไม่เป็นทางการทั้งหมดไว้ในที่เดียวเพื่อหลีกเลี่ยงความสับสน
อย่างไรก็ตามนี่ไม่ใช่กฎเด็ดขาด ข้อดีอย่างหนึ่งของการเขียนนโยบายและคู่มือขั้นตอนคือให้โอกาสคุณในการตรวจสอบประสิทธิภาพของงานขององค์กร เมื่อเขียนคู่มือให้พูดคุยกับผู้จัดการและพนักงานในแผนกต่าง ๆ เพื่อดูว่านโยบายและระเบียบปฏิบัติใด ๆ ที่พวกเขาทำงานอยู่ในปัจจุบันนั้นมีความยุ่งยากยุ่งยากหรือไม่สอดคล้องกันหรือไม่ ถ้าเป็นเช่นนั้นคุณอาจต้องการจัดประชุมเพื่อหารือเกี่ยวกับวิธีการทำงานที่มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้นก่อนทำคู่มือ
แยกความแตกต่างระหว่างนโยบายและขั้นตอน
นโยบายรวมถึงกฎทั่วไปที่อธิบายสิ่งที่สามารถหรือไม่สามารถทำได้และช่วงนี้จากปรัชญาที่เฉพาะเจาะจง ตัวอย่างเช่นนโยบายอาจเป็น“ เราเป็นมิตรกับสิ่งแวดล้อม” หรือ“ ส่งคำขอการรับเข้าเรียนทั้งหมดไปยังแผนกรับเข้าเรียน” ขั้นตอนอธิบายกระบวนการทีละขั้นตอนเพื่อดำเนินการตามนโยบาย เมื่อสร้างนโยบายและโพรซีเดอร์คู่มือให้สร้างความแตกต่างระหว่างทั้งสองด้วยการกำหนดหัวเรื่องนโยบายและขั้นตอนของแต่ละหัวข้อย่อยหรือรายการนโยบาย สิ่งนี้จะช่วยให้คู่มือสามารถใช้งานได้อย่างรวดเร็วโดยพนักงานที่ต้องการค้นหาข้อมูลเฉพาะเกี่ยวกับวิธีการปฏิบัติตามนโยบาย
ชัดเจนและเฉพาะเจาะจง
เมื่อเขียนคู่มือนโยบายและขั้นตอนปฏิบัติคุณอาจต้องทบทวนงานของคุณเป็นประจำเพื่อตัดคำศัพท์ประโยคที่ซับซ้อนและคำแนะนำที่คลุมเครือ พยายามที่จะเก็บประโยคถึง 15 คำหรือน้อยกว่า หลีกเลี่ยง run-ons หรือประโยคที่สามารถตีความได้มากกว่าหนึ่งวิธี แทนที่จะให้คำแนะนำเช่น "ประมวลผลใบแจ้งหนี้ทั้งหมดและส่งแบบฟอร์มไปยังผู้จัดการ" อธิบายถึงขั้นตอนการดำเนินการใบแจ้งหนี้และระบุชื่อของแบบฟอร์มเฉพาะที่จะส่งไปยังผู้จัดการ
คุณอาจต้องการให้พนักงานหนึ่งคนหรือมากกว่านั้นทบทวนนโยบายและขั้นตอนการดำเนินการด้วยตนเองเพื่อตรวจสอบส่วนใด ๆ ที่พวกเขามีปัญหาในการทำความเข้าใจ
ตรวจสอบและอัปเดตเป็นประจำ
คู่มือนโยบายและขั้นตอนเป็นเอกสารที่มีชีวิต หากต้องการให้มีประโยชน์โปรดตรวจสอบและอัปเดตเป็นประจำหากจำเป็น จัดประชุมทุกปีเพื่อดูว่ามีการเปลี่ยนแปลงใดบ้างที่จำเป็นต้องทำในคู่มือนโยบายและระเบียบปฏิบัติ ซึ่งรวมถึงวิธีใหม่ในการทำงานการเขียนข้อความที่ยากหรือสับสนและการระดมสมองเพื่อทำให้คู่มือมีประโยชน์มากขึ้นเช่นโดยการเพิ่มข้อมูลเพิ่มเติมหรือการเข้ารหัสสีในบทที่แตกต่างกัน
หลีกเลี่ยงการใส่ข้อมูลที่ละเอียดอ่อนด้านเวลาเช่นชื่อผู้ติดต่อหมายเลขโทรศัพท์ของแต่ละบุคคลและ URL ของเว็บไซต์ไว้ในนโยบาย แทนที่จะอ้างถึงบุคคลหรือชื่อเฉพาะในคู่มือให้อ้างอิงชื่อแผนก สิ่งนี้จะช่วยให้มั่นใจได้ว่านโยบายและขั้นตอนการดำเนินการจะมีความเกี่ยวข้องอีกต่อไป
