บริษัท ทั้งหมดที่จ้างและบำรุงรักษาพนักงานควรเก็บรักษาแฟ้มพนักงานหรือบุคลากรสำหรับพนักงานแต่ละคนที่พวกเขาจ้าง ผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรมนุษย์ต้องระมัดระวังไม่ให้รวมข้อมูลที่ละเอียดอ่อนไว้ในไฟล์พนักงานทั่วไปเช่นบันทึกทางการแพทย์การเงินอาชญากรหรือการรักษาความปลอดภัย ข้อมูลประเภทนี้จะต้องเก็บไว้ในที่ปลอดภัยตามกฎหมายของรัฐและรัฐบาลกลาง ข้อมูลประเภทอื่นที่ไม่ไวต่อความรู้สึกควรถูกเก็บไว้ในแฟ้มข้อมูลพนักงานโดยเฉพาะเพื่ออนุญาตให้มีการตรวจสอบพนักงานหรือเพื่อใช้เป็นหลักฐานในการดำเนินคดีการจ้างงาน
บันทึกการจ้างงานเบื้องต้น
ข้อมูลเกี่ยวกับการสื่อสารก่อนการจ้างงานคำอธิบายตำแหน่งสำเนาของการสมัครงานเบื้องต้นประวัติย่อบันทึกการสัมภาษณ์ข้อเสนองานแบบฟอร์มการตรวจสอบใด ๆ ที่ได้รับการลงนามเช่นการอ่านและทำความเข้าใจคู่มือพนักงานควรเก็บไว้ในไฟล์ของพนักงาน
ข้อมูลค่าจ้างเงินเดือนและภาษี
เอกสารประเภทนี้ ได้แก่ บันทึกใบบันทึกเวลา, แบบฟอร์ม W-4 ที่กรอกโดยพนักงาน, บันทึกการเข้างาน, การอนุมัติเงินฝากโดยตรง, งบ W-2 ประจำปีและเอกสารการสนับสนุนเด็กที่มีผลต่อค่าจ้างกลับบ้านของพนักงาน
การประเมินประสิทธิภาพคำวิจารณ์และเหตุการณ์ต่างๆ
หาก บริษัท ของคุณดำเนินการตรวจสอบประสิทธิภาพเป็นระยะให้คัดลอกการตรวจสอบแต่ละครั้งที่เกี่ยวข้องกับพนักงานคนใดคนหนึ่งโดยเฉพาะในไฟล์บุคลากรของพนักงาน นอกจากนี้เหตุการณ์ใด ๆ ที่เกี่ยวข้องกับข้อพิพาทกับพนักงานหรือผู้บริหารอื่น ๆ ปัญหาพฤติกรรมรูปแบบของการขาดประสิทธิภาพการทำงานที่ไม่ดีและคำเตือนเป็นลายลักษณ์อักษรควรจะบันทึกไว้ในไฟล์
การฝึกอบรมและการศึกษา
หลายตำแหน่งต้องการการฝึกอบรมการศึกษาหรือการรับรองเบื้องต้น นายจ้างควรเก็บบันทึกโปรแกรมการฝึกอบรมทั้งหมดที่พนักงานทำเสร็จ หากพนักงานได้รับใบรับรองการสำเร็จการศึกษาสำหรับหลักสูตรเฉพาะที่เกี่ยวข้องกับงานควรคัดลอกสำเนาไว้ในไฟล์
การติดต่อและประโยชน์ในกรณีฉุกเฉิน
นายจ้างทุกคนควรเก็บรายชื่อผู้ติดต่อในกรณีฉุกเฉินสำหรับพนักงานแต่ละคนไว้ในแฟ้มโดยไม่คำนึงว่าสภาพแวดล้อมการทำงานนั้นเป็นอันตรายหรือไม่ นอกจากนี้ควรบันทึกผลประโยชน์ทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับตำแหน่งของพนักงาน สิทธิประโยชน์อาจรวมถึงวันหยุดที่มีค่าใช้จ่ายการประกันสุขภาพโปรแกรมการชำระเงินคืนค่าเล่าเรียนและความคุ้มครองอื่น ๆ
