ระบบการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพเป็นส่วนสำคัญของธุรกิจที่ประสบความสำเร็จ ในการรักษาความสามารถในการแข่งขันและการผลิต บริษัท จะต้องพัฒนาแนวทางที่มีประสิทธิภาพและมีประสิทธิภาพเพื่อให้สอดคล้องและสื่อสารกับพนักงานของตนเองรวมถึงลูกค้าผู้ขายและผู้เชี่ยวชาญอื่น ๆ โชคดีที่การสื่อสารทางธุรกิจได้มีการพัฒนาไปตามกาลเวลาและรวมถึงข้อความทางธุรกิจที่หลากหลายตั้งแต่ความเรียบง่ายและความจริงไปจนถึงความซับซ้อนทางเทคโนโลยี
ข้อความโทรศัพท์ธุรกิจ
หากธุรกิจของคุณมีมากกว่าหนึ่งคนในที่สุดคุณจะต้องตัดสินใจวิธีที่ดีที่สุดในการบันทึกและกระจายข้อความโทรศัพท์ที่เข้ามา ธุรกิจบางแห่งจ้างพนักงานเพื่อรับสายหน้าจอเขียนข้อความจากผู้โทรและแจกจ่ายให้กับพนักงานตามที่พวกเขาต้องการ ธุรกิจอื่น ๆ ใช้ระบบฝากข้อความอัตโนมัติที่ผู้โทรฝากข้อความไว้เป็นการบันทึกเสียง ด้วยวอยซ์เมลพนักงานแต่ละคนมีหน้าที่รับผิดชอบในการติดตามข้อความของเขาเอง ธุรกิจขนาดเล็กบางแห่งตั้งค่ากล่องข้อความเสียงสำหรับแผนกแยกต่างหากของ บริษัท เท่านั้นแทนที่จะเป็นพนักงานรายบุคคล
บันทึกสำนักงาน
บันทึกช่วยจำ (memos) เป็นประเภทของพนักงานโต้ตอบที่สามารถใช้ในการสื่อสารภายในแผนกของตนเองหรือระหว่างแผนกของ บริษัท เดียวกัน โดยทั่วไปแล้วบันทึกช่วยจำจะมีลักษณะสั้นและไม่มีการจัดรูปแบบที่เป็นทางการของการติดต่อทางธุรกิจที่เป็นลายลักษณ์อักษรภายนอก อย่างไรก็ตามบันทึกช่วยจำมีรูปแบบและโครงสร้างทั่วไป รูปแบบธุรกิจแต่ละรูปแบบบันทึกตามความต้องการของตัวเอง แต่โดยทั่วไปบันทึกช่วยจำจะแสดงผู้รับผู้ส่งและหัวเรื่องที่ด้านบนบางครั้งในประเภทตัวหนา เนื้อความของข้อความอยู่ด้านล่างข้อมูลนี้ในชุดตัวพิมพ์ทั่วไป พนักงานอาจส่งบันทึกช่วยจำด้วยตนเองหรือใช้การกระจายจดหมายระหว่างสำนักงานของ บริษัท ภายในบางอาชีพเช่นเขตข้อมูลด้านกฎหมายและการดูแลสุขภาพผู้คนใช้บันทึกช่วยจำเพื่อส่งข้อความสั้น ๆ ไปยังมืออาชีพอื่น ๆ และในบางกรณีลูกค้า ผู้คนอาจส่งบันทึกช่วยจำประเภทนี้ทางไปรษณีย์ทางอีเมลและทางโทรสาร
อีเมลธุรกิจ
วันนี้ธุรกิจจำนวนมากใช้การติดต่อทางอีเมลเป็นวิธีการสื่อสารภายใน บริษัท เช่นเดียวกับลูกค้าผู้ขายและธุรกิจอื่น ๆ หากธุรกิจมีเว็บไซต์พนักงานอาจมีที่อยู่อีเมลพร้อมชื่อโดเมนของ บริษัท เช่น "[email protected]" การติดต่อทางอีเมลมีแนวโน้มที่จะเป็นทางการน้อยกว่าการติดต่อด้วยลายมือซึ่งเป็นข้อเท็จจริงที่มีข้อดีและข้อเสีย ธุรกิจจำนวนมากที่อนุญาตให้พนักงานใช้ที่อยู่อีเมลของ บริษัท พบว่ามีประโยชน์ในการสร้างมาตรฐานที่สม่ำเสมอสำหรับอีเมลของ บริษัท บริษัท อาจ จำกัด การใช้งานของพนักงานเพื่อวัตถุประสงค์ทางธุรกิจเท่านั้นและควบคุมอย่างเคร่งครัดว่าไฟล์แนบประเภทใดที่พนักงานอาจดาวน์โหลดได้ หากธุรกิจมีข้อตกลงการรักษาความลับกับพนักงานข้อตกลงนี้มีแนวโน้มที่จะขยายไปถึงการใช้การติดต่อทางอีเมลของ บริษัท ธุรกิจอยู่ในสิทธิที่จะกำหนดให้พนักงานเป็นตัวแทนของ บริษัท ในแง่บวกในขณะที่สอดคล้องกับที่อยู่อีเมลของ บริษัท ธุรกิจบางแห่งอาจต้องการพนักงานที่ใช้อีเมล บริษัท เพื่อเพิ่มลายเซ็นอีเมลอัตโนมัติให้กับอีเมลของพวกเขา ลายเซ็นนี้อาจรวมถึงชื่อเต็มและชื่อของพนักงานที่ บริษัท เช่นเดียวกับชื่อธุรกิจหมายเลขโทรศัพท์เว็บไซต์และข้อมูลที่เกี่ยวข้องอื่น ๆ
จดหมายโต้ตอบทางธุรกิจ
การติดต่อทางธุรกิจอย่างมืออาชีพมีประวัติยาวนานและเป็นทางการ ธุรกิจมักจะออกแบบลายหัวจดหมายที่พิมพ์จดหมายทางธุรกิจทั้งหมด การออกแบบหัวจดหมายอาจรวมโลโก้ บริษัท เช่นเดียวกับข้อมูลติดต่อทั่วไปเช่นที่อยู่ไปรษณีย์ของ บริษัท หมายเลขโทรศัพท์และโทรสารและที่อยู่เว็บไซต์ บาง บริษัท กำหนดแม่แบบกระดาษหัวจดหมายหลักสำหรับบุคคลภายใน บริษัท เพิ่มส่วนขยายส่วนบุคคลและที่อยู่อีเมลของแต่ละบุคคลไปยังข้อมูลการติดต่อ จดหมายโต้ตอบทางธุรกิจที่เป็นลายลักษณ์อักษรมีโครงสร้างที่เป็นทางการ แม้ว่ารูปแบบที่แน่นอนอาจแตกต่างกันไปโดยทั่วไปวันที่จะอยู่ด้านบนของตัวอักษรและชื่อเต็มของผู้รับชื่อ บริษัท และที่อยู่ทางไปรษณีย์ของผู้รับจะต่ำกว่าวันที่ คุณไม่ต้องเพิ่มหัวเรื่องหรือป้ายฟิลด์เช่น "ถึง:" ถัดจากชื่อและที่อยู่ของผู้รับ จดหมายโต้ตอบทางธุรกิจที่เป็นลายลักษณ์อักษรจะใช้คำทักทายเปิดเช่น "ที่รัก" ที่จุดเริ่มต้นตามด้วยชื่อผู้รับและปิดท้ายคำให้การในตอนท้ายเช่น "ขอแสดงความนับถือ" ด้วยชื่อของผู้ส่งที่อยู่ด้านล่าง ผู้ส่งอาจต้องการลงชื่อในจดหมายด้วยมือเพื่อสัมผัสส่วนตัว หากบุคคลอื่นที่ไม่ใช่ผู้ส่งจดหมายเขียนหรือพิมพ์มันพนักงานพิมพ์ดีดควรมีชื่อย่อของผู้ส่งเครื่องหมายโคลอนและชื่อย่อของเธอเองที่อยู่ใต้ลายเซ็น หากมีการส่งจดหมายฉบับเดียวกันไปยังผู้รับหลายคนควรส่งไปยังผู้รับหลักจากนั้นผู้รับรายอื่นควรได้รับการแจ้งเตือนที่ด้านล่างของอีเมลถัดจากตัวอักษร "CC" ซึ่งหมายถึง "สำเนาคาร์บอน"
