รายงานค่าใช้จ่ายเป็นรายงานที่ส่งไปยังลูกค้าหรือนายจ้างที่มีรายละเอียดค่าใช้จ่ายที่พนักงานหรือผู้รับเหมาจ่ายในขณะที่ทำงานให้ลูกค้าหรือนายจ้างเสร็จสิ้น รายงานค่าใช้จ่ายจะได้รับการดูแลโดยเจ้าของธุรกิจเพื่อจุดประสงค์ด้านภาษี
ฟังก์ชัน
รายงานค่าใช้จ่ายจะบันทึกค่าใช้จ่ายในการดำเนินกิจกรรมบางอย่างซึ่งส่งผ่านไปยังบุคคลองค์กรหรือ บริษัท ที่ดำเนินกิจกรรมแทน โดยปกติค่าใช้จ่ายจะรายงานเฉพาะรายละเอียดค่าใช้จ่ายที่ผู้จัดเตรียมต้องการขอคืนเงิน โดยปกติแล้วใบเสร็จรับเงินและบันทึกจะมีไว้เพื่อสนับสนุนรายงานค่าใช้จ่ายเพื่อตรวจสอบว่าค่าใช้จ่ายนั้นเกิดขึ้นจริงหรือไม่
การใช้
รายงานค่าใช้จ่ายมักจะใช้ในการจ่ายเงินคืนแก่ผู้รับเหมาและพนักงานด้วยการทำให้มั่นใจว่าพวกเขาได้ปฏิบัติตามนโยบายค่าใช้จ่ายภายในเช่นเดียวกับกฎการบริการสรรพากรภายในเกี่ยวกับการหักค่าใช้จ่ายทางธุรกิจ รายงานค่าใช้จ่ายจะถูกเก็บไว้เพื่อเป็นหลักฐานต่อ IRS ว่าค่าใช้จ่ายบางอย่างเกิดขึ้นในการดำเนินธุรกิจ
ค่าใช้จ่ายทั่วไปที่พนักงานได้รับการชำระคืนคือค่าเดินทางค่าอาหารและค่าความบันเทิง
ค่าใช้จ่ายในการเดินทาง
ไมล์สะสมสำหรับรถยนต์ส่วนบุคคลค่าผ่านทางค่าเช่ารถห้องพักในโรงแรมอาหารที่รับประทานบนท้องถนนเคล็ดลับที่จ่ายให้พนักงานบริการโรงแรมและค่าที่จอดรถสนามบินเป็นตัวอย่างของค่าใช้จ่ายที่ลูกค้าหรือนายจ้างหลายคนเรียกร้องหากรายงานค่าใช้จ่าย ค่าใช้จ่ายที่มีให้
ค่าอาหารและค่าบันเทิง
การนำลูกค้าที่มีศักยภาพออกไปทานอาหารกลางวันหรือเฉลิมฉลองการโปรโมตที่บาร์กับเพื่อนร่วมงานเป็นทั้งค่าอาหารและค่าใช้จ่ายเพื่อความบันเทิงที่ลูกค้าหรือนายจ้างอาจจ่ายคืนเมื่อได้รับรายงานค่าใช้จ่าย ก่อนที่จะเบิกเงินคืนให้นายจ้างหรือลูกค้าอาจต้องการใบเสร็จรับเงินซึ่งเป็นคำแนะนำเกี่ยวกับเอกสารและค่าบริการอื่น ๆ
บัญชีค่าใช้จ่ายบัตรเครดิต
องค์กรและองค์กรหลายแห่งกำหนดให้พนักงานจ่ายค่าใช้จ่ายทางธุรกิจโดยใช้บัตรเครดิตที่ออกในนามของพนักงาน พนักงานมักรับผิดชอบในการจ่ายบิล
องค์กรหรือ บริษัท จะได้รับสำเนาของใบเรียกเก็บเงินและจะคืนเงินค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นในใบเรียกเก็บเงินบัตรเครดิตนี้เฉพาะเมื่อมีการสนับสนุนเอกสารเช่นใบเสร็จรับเงินบันทึกและเหตุผลทางธุรกิจไว้ในรูปแบบของรายงานค่าใช้จ่าย
การเตือน
สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจนโยบายค่าใช้จ่ายหรือความคาดหวังของลูกค้า / นายจ้างก่อนที่จะเกิดค่าใช้จ่ายที่คาดว่าจะได้รับเงินคืน มีบางสิ่งที่จะทำให้ลูกค้าผู้รับเหมาหรือความสัมพันธ์การจ้างงานเร็วขึ้นกว่าที่ไม่เห็นด้วยกับเงิน
มักเป็นความคิดที่ดีที่จะเก็บสำเนาใบเสร็จรับเงินที่ส่งมาพร้อมกับรายงานค่าใช้จ่ายในกรณีที่จำเป็นต้องส่งซ้ำ
