เครื่องแฟกซ์เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการส่งเอกสารโดยเฉพาะระหว่างธุรกิจ พวกเขาให้การรักษาความลับที่อาจจำเป็นสำหรับเอกสารทางกฎหมายและทางการแพทย์รวมถึงอุตสาหกรรมอื่น ๆ แม้ว่าการส่งเอกสารทางอินเทอร์เน็ตนั้นสะดวกสบายเท่า ๆ กัน แต่คอมพิวเตอร์และอินเทอร์เน็ตสามารถถูกแฮ็กได้ทำให้ผู้ที่ไม่ได้รับอนุญาตให้เข้าถึงเอกสารส่วนตัวในขณะที่เครื่องแฟกซ์ไม่สามารถทำได้
ประวัติศาสตร์
Alexander Bain คิดค้นเครื่องโทรสารเครื่องแรกในปี 1843 โดยใช้กระบวนการทั่วไปเช่นเดียวกับโทรเลข Bain พบวิธีในการส่งภาพข้อมูลแทนที่จะเป็นเสียง เครื่องส่งสแกนโลหะแผ่นเรียบโดยใช้สไตลัสที่ติดตั้งกับลูกตุ้ม ในอีก 100 ปีข้างหน้านักประดิษฐ์ได้พัฒนาการออกแบบเครื่องโทรสารในหลากหลายรูปแบบ อย่างไรก็ตามแฟกซ์ไม่ได้ติดต่อกับประชาชนทั่วไปจนถึงทศวรรษ 1980 ซึ่งเป็นวิธีการที่ธุรกิจจะแจกจ่ายเอกสารให้กันและกันโดยตรงและรวดเร็ว ในขณะที่เทคโนโลยีได้ทำให้เราอายุอีเมลและการถ่ายโอนเอกสารทางอินเทอร์เน็ตหลายธุรกิจยังคงใช้เครื่องแฟกซ์เพื่อป้องกันความลับของเอกสารที่ส่ง
ฟังก์ชัน
เครื่องโทรสารสมัยใหม่มักจะมีฟังก์ชั่นป้อนกระดาษที่ป้อนเอกสารโดยอัตโนมัติผ่านเครื่องตามช่วงเวลาที่เหมาะสม เมื่อเอกสารป้อนเข้าเซ็นเซอร์ภายในเครื่องจะอ่านแต่ละหน้าด้วยขนาดเล็กแบ่งหน้าลงเป็นเส้นแนวนอนประมาณ 1,145 เส้น เซ็นเซอร์อ่านบรรทัดของกระดาษและไม่เห็นข้อความ แต่เป็นการจัดกลุ่มของจุดสีดำและสีขาว มันเข้ารหัสจุดเหล่านี้และส่งผ่านสายโทรศัพท์ไปยังเครื่องแฟกซ์ของผู้รับ เครื่องแฟกซ์ที่รับสัญญาณจะถอดรหัสเซ็นเซอร์ที่ส่งข้อมูลบีบอัดและประกอบข้อมูลดังกล่าวอีกครั้งจากนั้นพิมพ์ลงบนกระดาษที่ให้ไว้
กระบวนการ
การใช้เครื่องแฟกซ์เป็นกระบวนการที่ค่อนข้างง่าย แน่นอนคุณต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าเครื่องแฟกซ์มีพลังงาน คุณต้องขอหมายเลขโทรศัพท์สำหรับเครื่องแฟกซ์ของผู้รับก่อนจากนั้นรวบรวมเอกสารที่คุณต้องการส่งและจัดเรียงตามลำดับที่ถูกต้อง มารยาทในการรับส่งแฟกซ์แนะนำให้ส่งใบปะหน้าไปยังผู้รับที่มีโลโก้ บริษัท ของคุณระบุหมายเลขเครื่องแฟกซ์ต้นทางผู้รับหมายเลขติดต่อและโทรสารที่เกี่ยวข้อง วางเอกสารในถาดสแกน (หงายหน้าขึ้นหรือลงขึ้นอยู่กับเครื่องเฉพาะ) กดหมายเลขแฟกซ์ของผู้รับแล้วกดส่ง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณตั้งโปรแกรมเครื่องแฟกซ์ของคุณเพื่อพิมพ์หน้าการยืนยันเพื่อให้คุณมีเอกสารที่พิสูจน์ได้เมื่อคุณส่งแฟกซ์ (วันที่และเวลา) และเครื่องแฟกซ์ของผู้รับได้รับ
ประเภท / ยี่ห้อสินค้า
ความแตกต่างที่สำคัญในเครื่องแฟกซ์คือวิธีการพิมพ์ โทรสารพิมพ์ด้วยกระดาษความร้อนฟิล์มความร้อนอิงค์เจ็ทเครื่องพิมพ์เลเซอร์หรือเครื่องพิมพ์คอมพิวเตอร์ผ่านโมเด็มโทรสาร ซีร็อกซ์เป็นหนึ่งในแบรนด์สินค้าชั้นนำในเครื่องแฟกซ์ที่นำเสนอเครื่องที่ไม่เพียง แต่แฟกซ์ แต่ยังพิมพ์ถ่ายสำเนาและสแกนด้วยเช่นกัน เครื่อง FaxCentre ของซีร็อกซ์นั้นยอดเยี่ยมสำหรับโทรสารที่มีปริมาณมากในอัตรา 18 ถึง 21 หน้าต่อนาที แบรนด์เครื่องโทรสารเพิ่มเติม ได้แก่ Brother, HP, Lexmark, Samsung, Canon และ IBM
คุณสมบัติ
ธุรกิจส่วนใหญ่ใช้คุณสมบัติการยืนยันบนเครื่องแฟกซ์ซึ่งแสดงวันที่และเวลาของแฟกซ์และยืนยันว่าการส่งสำเร็จไปยังเครื่องของผู้รับ รายงานกิจกรรมสามารถตั้งค่าให้พิมพ์บ่อยครั้งวันละครั้งหรือสัปดาห์ละครั้ง เครื่องแฟกซ์ส่วนใหญ่มีคุณสมบัติหมุนทวนซ้ำและโทรด่วน (เรียกเลขหมายอัตโนมัติ) รวมถึงอุปกรณ์ป้อนเอกสารอัตโนมัติ คุณสมบัติการประมวลผลแบบกลุ่มช่วยให้คุณสามารถส่งแฟกซ์หลายชุดแยกกันไปยังผู้รับคนเดียวกันหรือส่งแฟกซ์หนึ่งชุดไปยังผู้รับหลายคน
