ระบบการเรียกเก็บเงินของคุณสามารถเป็นพื้นฐานเป็นปากกาและบัญชีแยกประเภทหรือซับซ้อนเป็นคอมพิวเตอร์และโปรแกรมซอฟต์แวร์ที่ออกแบบมาเพื่อจัดการทุกอย่างจากการคำนวณค่าใช้จ่ายในการส่งคำสั่ง ความซับซ้อนของแนวคิดเรื่องการเรียกเก็บเงินพื้นฐานนั้นไม่ได้เปลี่ยนแปลงไปตั้งแต่สมัยพระคัมภีร์ ยังมีผู้ให้บริการผู้ใช้บริการและค่าธรรมเนียมที่ผูกมัดความสัมพันธ์
การเรียกเก็บเงินเริ่มต้นด้วยผู้คน
พนักงานของคุณสร้างโปรไฟล์ของลูกค้าทุกคนเป็นขั้นตอนแรกในการออกแบบระบบการเรียกเก็บเงินให้กับองค์กรของคุณ เจ้าหน้าที่ข้อมูลจะรวบรวมชื่อที่อยู่สำหรับการเรียกเก็บเงินและเงื่อนไขตามที่มีการเก็บค่าธรรมเนียมของคุณ หากบุคคลที่สามเช่น บริษัท ประกันภัยมีส่วนเกี่ยวข้องข้อมูลนั้นก็จะปลอดภัยเช่นกัน ลูกค้าอาจขอให้คุณเรียกเก็บเงินโดยตรงหรือวางค่าใช้จ่ายด้วยบัตรเครดิต
การป้อนข้อมูลและการตรวจสอบ
ข้อมูลที่ลูกค้าให้ไว้เป็นการป้อนเข้าสู่โปรแกรมซอฟต์แวร์หรือบันทึกด้วยตนเองในบัญชีแยกประเภท การตรวจสอบคะแนนเครดิตและความคุ้มครองของ บริษัท ประกันภัยสามารถทำได้โดยการโทรศัพท์หรือเข้าเว็บไซต์ พนักงานของคุณอาจต้องเข้าถึงข้อมูลที่ละเอียดอ่อนเช่นคะแนนเครดิตเพื่อสร้างโปรไฟล์ที่สมบูรณ์สำหรับระบบการเรียกเก็บเงินของคุณเนื่องจากลูกค้าบางคนอาจต้องการชำระหนี้เป็นงวด
การเข้ารหัสบัญชี
ไม่ว่าธุรกิจของคุณจะเรียกเก็บค่าบริการ (การให้คำปรึกษา) หรือบริการมากมาย (การให้คำปรึกษาค่าห้องปฏิบัติการวัสดุและอื่น ๆ) การตั้งค่าระบบการเข้ารหัสเพื่อจัดหมวดหมู่บริการและผลิตภัณฑ์ทุกชนิดเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการติดตามเงิน ตัวอย่างเช่นผู้ป่วยทางทันตกรรมอาจถูกเรียกเก็บเงินสำหรับการทำความสะอาด แต่ค่าธรรมเนียมที่เรียกเก็บหากหมอฟันทำตามขั้นตอนแทนทันตแพทย์ที่ไม่ถูกสุขลักษณะเหมือนกันดังนั้นจึงใช้รหัสสองรหัสสำหรับการเรียกเก็บเงิน รหัสหนึ่งอาจมีความหมายว่ามงกุฎทองคำในขณะที่อีกรหัสหนึ่งแสดงถึงฝาครอบพอร์ซเลนที่ราคาไม่แพง รหัสทำงานสองหน้าที่ช่วยให้คุณสามารถติดตามค่าใช้จ่ายและหมวดหมู่เพื่อให้คุณรู้ว่าเวลาและทรัพยากรใช้ไปอย่างไร
มีการออกตั๋วเงิน
คุณมีสองวิธีในการตั้งค่าระบบการเรียกเก็บเงินของคุณ เจ้าของธุรกิจบางรายเรียกเก็บเงินลูกค้าทุกรายในวันเดียวกันทุกเดือน หากคุณไม่ได้ใช้คอมพิวเตอร์ในการจัดการงานนี้ชุดสูทต่อไปนี้สมเหตุสมผล อีกทางหนึ่งระบบการเรียกเก็บเงินทางอิเล็กทรอนิกส์ของคุณอาจอนุญาตให้คุณเรียงลำดับลูกค้าตาม "วันที่ให้บริการ" ตัวอย่างเช่นบริการ 10 กรกฎาคมจะสร้างคำสั่งอัตโนมัติในวันที่ 10 สิงหาคมโดยใช้วงจรการเรียกเก็บเงินแบบมาตรฐาน 30 วัน กระแสเงินสดของคุณอาจจะดีขึ้นโดยการส่งงบภายในไม่กี่วันของการบริการที่ดำเนินการ คุณสามารถใช้ทั้งจดหมายหอยทากและการเรียกเก็บเงินอิเล็กทรอนิกส์เพื่อลูกค้าใบแจ้งหนี้
มีการติดตามใบแจ้งหนี้
การตั้งค่าสถานะบัญชีเมื่อวันที่ครบกำหนดได้มาแล้วและผ่านไปแล้วเป็นส่วนสำคัญของระบบการเรียกเก็บเงินของทุก บริษัท การแจ้งเตือนการชำระเงินที่ประสานงานกับสิ่งที่แนบมาของค่าธรรมเนียม“ พ้นกำหนดชำระ” เป็นประโยชน์อีกประการหนึ่งในการบำรุงรักษาระบบการเรียกเก็บเงินที่ใช้คอมพิวเตอร์ อีกวิธีหนึ่งสมาชิกของพนักงานบัญชีของคุณอาจใช้ระบบ "ไฟล์ร้อน" ที่มีรายการกลิ้งของวันที่ครบกำหนดที่โทรศัพท์แจ้งเตือนให้ลูกค้าชำระใบแจ้งหนี้เมื่อวันที่ครบกำหนด
บริการติดตามตรวจสอบและพ่อค้าคนกลาง
คุณอาจต้องการจัดการกับบริการเก็บของคุณเองแทนที่จะใช้เอเจนซี่ภายนอกเพื่อดูแลปัญหาที่ไม่ได้ชำระ การตรวจสอบตัวเองเป็นระยะ ๆ ทำให้เกิดความผิดปกติของระบบเรียกเก็บเงินหลายประเภท นอกจากนี้คุณยังสามารถเป็นพันธมิตรกับสำนักหักบัญชีที่จัดตั้งขึ้นเพื่อดูแลทุกด้านของระบบการเรียกเก็บเงินของคุณตั้งแต่การตรวจสอบเครดิตลูกค้าไปจนถึงการออกใบเรียกเก็บเงิน บริการเหล่านี้จะไม่ถูก แต่ถ้าคุณต้องการที่จะเรียกเก็บเงินจากฟาร์มการแลกเปลี่ยนอาจมีค่าใช้จ่าย
