วิธีการเขียนรายงานจริง

รายงานเป็นวิธีการทั่วไปในการกระจายข้อมูลในโลกธุรกิจ รายงานข้อเท็จจริงวิเคราะห์และอธิบายสถานการณ์และรวมข้อมูลที่ถูกต้องจำนวนมาก ผู้เขียนรายงานที่ประสบความสำเร็จรู้ว่าการเขียนรายงานเป็นเพียงจุดสิ้นสุดของกระบวนการ พวกเขาวางแผนรายงานของพวกเขาพิจารณาวัตถุประสงค์ของมันและใครจะอ่านและตัดสินใจว่าจะใส่อะไรและจัดระเบียบได้อย่างมีประสิทธิภาพ รายงานข้อเท็จจริงที่เป็นลายลักษณ์อักษรและนำเสนอได้ดีเป็นผลมาจากกระบวนการที่วางแผนไว้อย่างรอบคอบ

ระบุผู้อ่านและตั้งวัตถุประสงค์

พิจารณาความรู้ของผู้อ่าน

พิจารณาสิ่งที่ผู้อ่านรู้แล้ว ปัญหาที่พบบ่อยในรายงานข้อเท็จจริงกำลังประเมินค่าสูงเกินไปและประเมินความรู้ของผู้อ่านต่ำเกินไป มันง่ายที่จะเอาชนะคนที่มีศัพท์แสงหรือเบื่อพวกเขาด้วยข้อมูลที่เรียบง่าย พยายามค้นหาว่าผู้อ่านของคุณรู้จักและสื่อสารในระดับความรู้ที่เหมาะสม

ทำความเข้าใจกับความสนใจของผู้อ่านของคุณ

คิดเกี่ยวกับท่าทางของผู้อ่าน ผู้อ่านอาจมีความสนใจพิเศษชอบหรือไม่ชอบ ทำความเข้าใจกับสิ่งที่ผู้อ่านของคุณต้องการจริงๆ ส่งรายงานที่จะดึงดูดทัศนคติของพวกเขาหรืออาจไม่ได้อ่าน ใคร่ครวญว่าผู้อ่านรายงานจะทำเช่นนั้นหรือไม่โดยอิงจากแนวคิดที่คิดมาก่อนเกี่ยวกับเนื้อหา

ตัดสินใจเลือกความรู้ที่ผู้อ่านต้องการ

ตัดสินใจเลือกความรู้ที่ผู้อ่านต้องการ พิจารณาขอบเขตที่คุณต้องการให้ข้อมูลพื้นฐานหรือกำหนดคำศัพท์ทางเทคนิค

พิจารณาข้อเท็จจริงที่ต้องการ

ดูข้อเท็จจริงที่ผู้อ่านต้องการเรียนรู้ ลองคิดดูว่าข้อมูลที่คุณนำเสนอจริงจะส่งมอบสิ่งนี้อย่างไร บางครั้งกระบวนการอาจแสดงว่ารายงานไม่จำเป็นเลยหรือว่าวัตถุประสงค์สามารถทำได้ดีที่สุดในวิธีอื่น

วัสดุโครงสร้างและสไตล์

เลือกวัสดุอย่างระมัดระวัง

เลือกวัสดุของคุณอย่างระมัดระวัง ทำให้มันง่ายและปรับข้อสรุปของคุณ ลดความซับซ้อนให้มากที่สุด ทิ้งวัสดุที่ไม่เกี่ยวข้องและมุ่งเน้นไปที่สิ่งที่จำเป็น ปรับข้อสรุปของคุณด้วยข้อเท็จจริงและระบุสถานที่ที่คุณพบ สร้างข้อเท็จจริงให้เป็นกรณีที่มีเหตุผลและสอดคล้องกันเพื่อให้ผู้อ่านของคุณสามารถได้ข้อสรุปเดียวกัน

วางแผนโครงสร้างของรายงาน

วางแผนโครงสร้างของรายงาน ข้อเท็จจริงควรเป็นชุดของทิศทางที่นำผู้อ่านไปสู่ข้อสรุปของคุณ เริ่มต้นด้วยการแบ่งรายงานของคุณออกเป็นส่วนสำคัญ ทุกวิชาสามารถแบ่งย่อยได้ด้วยวิธีนี้ เขตการปกครองเหล่านี้อาจกลายเป็นหัวข้อในรายงานของคุณ

ทำรายการภายใต้แต่ละหัวข้อของทุกจุดที่คุณต้องการเรียกใช้และจดบันทึกข้อมูลที่คุณต้องการใช้เพื่อสนับสนุน จัดเรียงคะแนนตามลำดับตรรกะที่ตรงตามวัตถุประสงค์ของคุณ

ใช้สไตล์ที่เหมาะสม

ใช้สไตล์ที่เหมาะสม แม้ว่ารายงานจะเป็นไปตามอนุสัญญาที่เข้มงวด แต่ก็มีห้องสำหรับสไตล์ส่วนตัว รายงานที่มีประสิทธิภาพใช้กระบวนการร่างและจัดทำร่างใหม่ เลือกคำศัพท์ที่ผู้อ่านของคุณคุ้นเคย ข้อกำหนดทางเทคนิคมีประโยชน์สำหรับเพื่อนผู้เชี่ยวชาญ แต่จะสร้างความสับสนให้ผู้อื่น

ใช้เทคนิคการนำเสนอที่เหมาะสม

ใช้เทคนิคการนำเสนอที่เหมาะสม รายงานประกอบด้วยตารางกราฟแผนภูมิแท่งหรือไดอะแกรมอื่น ๆ เพื่อนำเสนอข้อมูล

ปฏิบัติตามอนุสัญญาว่าด้วยการเขียนรายงาน

เตรียมหน้าชื่อเรื่อง

เตรียมหน้าชื่อเรื่อง โดยปกติจะประกอบด้วยชื่อเรื่องคำบรรยายวันที่ชื่อผู้แต่งและตำแหน่งใน บริษัท นอกจากนี้ยังจะระบุว่าใครได้รับรายงานข้อเท็จจริง นอกจากนี้ยังอาจมีหมายเลขอ้างอิงหรือการจำแนกประเภทอื่น ๆ

เขียนบทสรุป

เขียนสรุป นี่เป็นสิ่งจำเป็นอย่างยิ่งหากรายงานยาว มันทำให้คนส่วนใหญ่ไม่ว่างของรายงานโดยไม่ต้องอ่านทั้งหมด บทสรุปที่น่าดึงดูดสามารถกระตุ้นให้ผู้คนอ่านรายงานทั้งหมด

รวมหน้าเนื้อหา

รวมหน้าเนื้อหา นี่คือหน้าแยกต่างหากที่แสดงรายการหัวข้อหรือบทหลักส่วนย่อยและภาคผนวก นอกจากนี้ยังให้หมายเลขหน้าและควรระบุความสัมพันธ์ระหว่างส่วนต่างๆ

เขียนคำนำ

ใช้บทนำเพื่ออธิบายวัตถุประสงค์ของรายงานข้อเท็จจริง สิ่งนี้จะให้ข้อมูลพื้นฐานและอธิบายว่าทำไมจึงมีความจำเป็น บทนำกล่าวถึงวัตถุประสงค์ของรายงานผู้คนที่ถูกเขียนและขอบเขตของรายงาน

จัดระเบียบร่างกายของรายงาน

จัดระเบียบร่างกายของรายงาน สิ่งนี้มีข้อเท็จจริงและการค้นพบโดยละเอียดของคุณแสดงให้เห็นว่าพวกเขามาถึงอย่างไรและระบุถึงการอนุมานที่คุณได้ทำ ส่งข้อสรุปของคุณ สรุปประเด็นข้อเท็จจริงที่สำคัญของรายงานของคุณและเสนอคำตัดสินที่ได้รับการพิจารณา

เคล็ดลับ

• พยายามรับสำเนาของรายงานอื่น ๆ ที่เขียนขึ้นสำหรับผู้ชมที่ต้องการ สิ่งนี้จะช่วยให้คุณมีความคิดที่ชัดเจนว่าคุณคาดหวังอะไร