ผู้เชี่ยวชาญเช่นนักบัญชีและนักกฎหมายมักเขียนจดหมายถึงลูกค้าเกี่ยวกับเรื่องธุรกิจที่สำคัญ บริษัท ต้องปฏิบัติตามขั้นตอนบางอย่างเพื่อสร้างตัวอักษรลูกค้าที่ชัดเจนและมีประสิทธิภาพ ผู้เชี่ยวชาญด้านการเขียนจดหมายลูกค้าเพื่อวัตถุประสงค์หลายประการซึ่งรวมถึงการต้อนรับลูกค้าใหม่การหารือเรื่องธุรกิจหรือการให้คำแนะนำ เขียนจดหมายลูกค้าอย่างมืออาชีพและทำให้อ่านง่ายด้วยจุดประสงค์ที่ชัดเจนที่ผู้อ่านจะเข้าใจ
ใช้หัวจดหมาย ธุรกิจมืออาชีพส่วนใหญ่ใช้หัวจดหมายสำหรับจดหมายทุกฉบับรวมถึงหัวจดหมายถึงลูกค้า จดหมายมีชื่อของ บริษัท ที่อยู่และหมายเลขโทรศัพท์
ที่อยู่จดหมาย เมื่อเขียนจดหมายถึงลูกค้าให้เขียนโดยตรงไปยังบุคคลโดยระบุชื่อของบุคคลนั้น มันสามารถเริ่มต้นด้วยคำว่า "ที่รัก" ตามด้วยชื่อของบุคคลหรือคำว่า "ถึง" รวมถึงวันที่ด้านบนของตัวอักษร
เริ่มต้นจดหมายด้วยการแนะนำสั้น ๆ ให้การแนะนำที่น่าพอใจและการสนทนา ขอบคุณลูกค้าที่ใช้ บริษัท ของคุณและระบุสาเหตุของจดหมาย
พัฒนาเนื้อหาของจดหมาย ส่วนนี้ของจดหมายประกอบด้วยข้อมูลเพื่อจุดประสงค์ของจดหมาย อาจมีคำแนะนำหรือข้อมูลอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับลูกค้า
หลีกเลี่ยงการใช้คำศัพท์เฉพาะผู้เชี่ยวชาญในสาขาของคุณเท่านั้นที่จะเข้าใจ นักกฎหมายและนักบัญชีมักใช้คำที่เฉพาะเจาะจงกับสาขาของตน แต่อาจไม่คุ้นเคยกับลูกค้า เลือกคำที่ชัดเจนสำหรับบุคคลใด ๆ โดยไม่คำนึงถึงภูมิหลังของพวกเขา
ขอให้ลูกค้าโทรหาด้วยคำถาม คำเชิญให้ติดต่อ บริษัท เพื่อขอความช่วยเหลือและข้อมูลเพิ่มเติมเป็นส่วนมาตรฐานของจดหมายลูกค้าทั้งหมด
เซ็นชื่อในจดหมาย รวมลายเซ็นของคุณที่ด้านล่างของจดหมายและส่งเอกสารไปยังลูกค้าของคุณ
