วิธีการเขียนจดหมายออกเดินทางของพนักงานถึงลูกค้า

พนักงานขาออกสามารถทำให้เกิดอาการปวดหัวสำหรับธุรกิจรวมถึงการหยุดชะงักในการบริการลูกค้า, การสูญเสียลูกค้าและการสูญเสียการขาย การใช้จดหมายประกาศเตือนลูกค้าเกี่ยวกับการจากไปของพนักงานอาจเป็นกลยุทธ์การประชาสัมพันธ์เชิงบวกและเชิงรุกเพื่อช่วยให้คุณเปลี่ยนมะนาวที่มีศักยภาพเป็นมะนาว

กำหนดเป้าหมายของคุณสำหรับจดหมาย

ตัดสินใจว่าทำไมคุณต้องการหรือต้องการติดต่อลูกค้าของคุณเพื่อแจ้งให้พวกเขาทราบเกี่ยวกับการจากไปของพนักงาน ใช้รายการสัญลักษณ์แสดงหัวข้อเพื่อช่วยให้คุณปรับแต่งตัวอักษรที่แตกต่างกันตามความต้องการที่แตกต่างกันของลูกค้าที่คุณจะติดต่อด้วย ตัวอย่างเช่นคุณอาจต้องมั่นใจลูกค้าบางรายว่าจะไม่มีการหยุดชะงักในการจัดส่งหรือการบริการลูกค้า คุณอาจต้องแจ้งให้ลูกค้ารายอื่นรู้ว่าพวกเขามีผู้ติดต่อใหม่ใน บริษัท ของคุณบุคคลนั้นจะเป็นใครและตัวแทนใหม่จะโทรหาพวกเขา คุณอาจต้องการที่อยู่ข่าวลือแจ้งให้ลูกค้าทราบว่าพนักงานที่ออกเดินทางมีประโยคที่ไม่แข่งขันที่คุณตั้งใจจะบังคับใช้หรือว่าพนักงานลาออกด้วยเงื่อนไขที่ดี

พูดคุยกับพนักงาน

พบกับพนักงานเพื่อหารือเกี่ยวกับแผนของคุณในการติดต่อลูกค้า ถามพนักงานสำหรับเคล็ดลับในการสื่อสารกับลูกค้าโดยเฉพาะตามความสัมพันธ์ของเขากับพวกเขาความรู้เกี่ยวกับประวัติและความต้องการของพวกเขาและความคิดเกี่ยวกับความกังวลที่อาจเกิดขึ้น ถามพนักงานว่าเขาชอบเหตุผลในการออกเดินทางของเขาหรือไม่หรือคุณควรทิ้งจดหมายนั้นไว้ แม้ว่าคุณจะแยกตัวออกจากพนักงานในแง่ที่ไม่ดีคุณก็ไม่ควรเผาสะพานและทำลายชื่อเสียงของใครก็ตามในตลาด

ตัดสินใจเลือกผู้รับ

เขียนรายชื่อผู้รับของจดหมายเพื่อให้คุณสามารถปรับเนื้อหาให้เข้ากับแต่ละรายการ จัดทำเอกสารเหตุผลที่คุณเขียนลูกค้าแต่ละรายถัดจากชื่อลูกค้าและจดบันทึกเกี่ยวกับเนื้อหาเฉพาะใด ๆ ที่คุณต้องการรวมหรือละเว้นในจดหมายของลูกค้ารายนั้น

เขียนแบบร่างแรก

เขียนแบบร่างแรกของจดหมายที่อยู่ลูกค้าตามชื่อ เริ่มต้นด้วยการเสนอความมั่นใจเช่น“ XYZ Co. มีความภาคภูมิใจในความสามารถของเราในการให้บริการลูกค้าที่ยอดเยี่ยมผ่านการฝึกอบรมพนักงานมืออาชีพของเรา” จากนั้นแจ้งเตือนลูกค้าว่าพนักงานของคุณลาออกและทำไมถ้าคุณมี ตัดสินใจที่จะรวมข้อมูลนั้น จัดการกับข้อกังวลใด ๆ ที่ลูกค้าอาจมีและบอกว่าคุณจะจัดการปัญหาได้อย่างไร แนะนำที่อยู่ติดต่อใหม่ของลูกค้าและข้อมูลการติดต่อของเธอและตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้รวมวันที่เปลี่ยนที่เกี่ยวข้อง เพิ่มบทความที่เรียกข้อมูลสำคัญที่คุณต้องการโดดเด่นเช่นความจริงที่ว่าผู้ติดต่อใหม่จะโทรมาแนะนำตัวเองในสัปดาห์นี้ เสร็จสิ้นด้วยคำเชิญไปยังลูกค้าเพื่อติดต่อคุณเป็นการส่วนตัวหากลูกค้ามีคำถามใด ๆ

จบจดหมาย

ให้ผู้จัดการหลักและผู้ติดต่อใหม่ของลูกค้าแต่ละรายตรวจสอบร่างจดหมายที่คุณสร้างขึ้นเพื่อขอความเห็น เมื่อคุณได้รับการป้อนข้อมูลในร่างจดหมายฉบับแรกของลูกค้าให้สร้างสำเนาสุดท้าย ให้สมาชิกเจ้าหน้าที่ที่เหมาะสมเห็นร่างสุดท้ายก่อนที่จะลงนามและแจกจ่าย