วิธีกำหนดไอเท็มการประชุมที่เสร็จสิ้นแล้ว

การประชุมหรือโครงการใด ๆ จะประสบความสำเร็จมากขึ้นถ้างานได้รับมอบหมายในระหว่างการประชุมและเสร็จสิ้นนอกการประชุม โดยทำตามสูตรอย่างง่ายของ 3W (อะไรใครและเมื่อใด) สำหรับการดำเนินการประชุมโอกาสในการมีงานสร้างสรรค์ที่ประสบความสำเร็จนอกเวลาประชุมและเวลาจะเพิ่มขึ้น การมอบหมายการดำเนินการที่เหมาะสมสามารถลดปัญหาที่เกี่ยวข้องกับการติดตาม การมอบหมายการดำเนินการที่ดีจะช่วยในการทดสอบความคิดและวิธีแก้ปัญหาที่ดีรวมถึงการตัดสินใจใด ๆ ที่เกิดขึ้นระหว่างการประชุม

รายการที่คุณจะต้อง

• กระดาษหรือกระดานเครื่องหมาย

• ปากกาหรือปากกามาร์คเกอร์

ก่อนปิดการประชุมให้ตรวจสอบการดำเนินการใด ๆ ที่ระบุในระหว่างการประชุมและพิจารณาว่าจำเป็นต้องมีงานเพิ่มเติมหรือไม่ เริ่มต้นด้วยสิ่งที่การกระทำคือ ถามผู้เรียนว่า "เราต้องทำอะไรบ้างเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ของโครงการที่ยอดเยี่ยม" สิ่งนี้ช่วยให้กลุ่มเข้าใจว่าต้องทำอะไรและทำไมจึงมีความสำคัญต่อโครงการหรือทีม ในถ้อยคำของรายการการดำเนินการให้แน่ใจว่าได้ใช้คำกริยาการกระทำและเตรียมที่จะให้รายละเอียดบางอย่างเกี่ยวกับสิ่งที่จำเป็นจริงในการพิจารณาการกระทำที่ถูกต้องสมบูรณ์

จากนั้นย้ายไปที่ WHO จะดำเนินการแต่ละอย่างโดยถามกลุ่มว่า "ใครคือคนที่ดีที่สุดในการทำสิ่งเหล่านี้" การกระทำแต่ละอย่างจะต้องมอบให้กับใครบางคนหรือมันจะไม่ได้รับการกระทำ ใครคือสมาชิกในทีมหรือโครงการที่เห็นด้วยที่จะรับผิดชอบและรับผิดชอบต่อกิจกรรมทั้งหมดที่จำเป็นในการดำเนินการตามที่ได้รับมอบหมาย การดำเนินการสามารถกำหนดให้กับบุคคลที่มีคุณสมบัติเหมาะสมที่สุดหรือทีมรองหรือใครบางคนในการประชุมอาจเป็นอาสาสมัครในการดำเนินการ หากการกระทำได้รับมอบหมายให้ใครบางคนที่อยู่นอกการประชุมใครบางคนในการประชุมควรรับผิดชอบในการอธิบายการกระทำที่ได้รับมอบหมายให้กับบุคคลที่ไม่ได้อยู่ในการประชุม

ทำส่วนที่เมื่อก่อนที่จะย้ายการกระทำและเพื่อเลื่อนการประชุม ถามผู้เรียนว่า "การกระทำเหล่านี้ครบกำหนดเมื่อใดเพื่อให้เราเสร็จสิ้นโครงการตรงเวลา?" วันที่ครบกำหนดสำหรับการดำเนินการแต่ละครั้งควรเป็นวันที่ตามปฏิทินจริงเมื่อการดำเนินการต้องเสร็จสิ้นเพื่อให้ทีมหรือโครงการสามารถทำงานให้สำเร็จได้ สิ่งนี้ไม่ควรปล่อยว่างไว้หรือเขียนเป็น ASAP เพราะวันที่มั่นใจได้ว่ามีใครบางคนรับผิดชอบต่อการกระทำที่ตรงเวลา โดยการกำหนดวันที่บุคคลที่ดำเนินการจะสามารถกำหนดเวลางานใหม่กับงานอื่น ๆ ของพวกเขาและสามารถกำหนดได้ว่าอาจมีเหตุผลที่ถูกต้องหรือไม่ทำไมการกระทำอาจไม่เสร็จสมบูรณ์ตามวันที่ที่ต้องการของกลุ่มก่อนที่จะทำเกินไป สาย

หลังการประชุมให้ดำเนินการ 3W ในบันทึกการประชุมและแจกจ่ายให้กับทุกคนที่เข้าร่วมการประชุมหรือผู้ที่ได้รับการดำเนินการ เอกสารนี้เป็นการกระทำทั้งหมดและใครเป็นผู้รับผิดชอบเช่นเดียวกับเมื่อการกระทำที่ถึงกำหนด

เคล็ดลับ

• หากต้องมีการประชุมติดตามผลเมื่อมีการส่งการแจ้งเตือนสำหรับการประชุมนั้นให้ดำเนินการใด ๆ ที่ถึงกำหนดตามวันนั้นรวมถึงรายละเอียดการประชุมปกติ