มันเป็นประโยชน์ต่อมืออาชีพที่จะมีความเข้าใจอย่างมากในการเขียนเชิงธุรกิจโดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าพวกเขาอยู่ในตำแหน่งผู้ดูแลระบบ เมื่อเจ้านายของคุณขอให้คุณเขียนอะไรบางอย่างในรูปแบบธุรกิจเช่นบันทึกช่วยจำคุณต้องรู้วิธีการที่ถูกต้อง มิฉะนั้นคุณจะไม่ได้รับผลกระทบที่คุณต้องการกับผู้รับ คุณสามารถหลีกเลี่ยงสถานการณ์นี้ได้โดยการรู้วิธีการเขียนบันทึกในรูปแบบธุรกิจมาตรฐาน
สร้างบันทึกช่วยจำที่มีส่วนมาตรฐานทั้งหมดซึ่งรวมถึงส่วนหัววัตถุประสงค์การสนทนาและการปิดแนะนำ Hodu.com สรุปเป็นส่วนเสริม
ตั้งค่าส่วนหัวสำหรับบันทึกช่วยจำของคุณ บันทึกช่วยจำทั้งหมดจะมีหัวเรื่องมาตรฐานที่มีสี่บรรทัดที่จะระบุว่า“ ถึง”“ จาก”“ วันที่” และ“ หัวเรื่อง”
เติมส่วนหัวของบันทึกช่วยจำของคุณ หลังจาก“ ถึง” ให้พิมพ์ตัวอักษรที่กำลังแจกจ่ายให้กับบุคคลเช่นกลุ่มบุคคลหรือแผนก หลังจาก“ จาก” ให้วางชื่อของคุณหรือชื่อบุคคลที่คุณเขียนจดหมายไว้เช่นเจ้านายของคุณ พิมพ์วันที่แจกจ่ายหลังจากคำว่า“ วันที่” รวมคำสองสามคำที่สรุปวัตถุประสงค์ของบันทึกในบรรทัด "หัวเรื่อง"
พิมพ์ย่อหน้าสั้น ๆ ที่อธิบายถึงวัตถุประสงค์ของการบันทึกในประโยคสองสามประโยค บันทึกช่วยจำอาจใช้เพื่อให้ข้อมูลเพื่ออธิบายปัญหาหรือขอให้ดำเนินการบางอย่างจากผู้รับ
พูดคุยถึงวัตถุประสงค์ของบันทึกช่วยจำโดยละเอียดในอีกหลายย่อหน้า อย่าให้ข้อมูลที่ไม่จำเป็นหรือทำซ้ำตัวเอง แต่ให้รายละเอียดเพียงพอเพื่อให้ผู้รับทุกคนเข้าใจเหตุผลของบันทึกและความสำคัญของมัน
เขียนการกระทำถ้ามีที่ผู้รับจะต้องดำเนินการในย่อหน้าปิด อธิบายสิ่งที่ต้องทำและวิธีดำเนินการให้สำเร็จ
เพิ่มหัวข้อสรุปที่ส่วนท้ายของบันทึกช่วยจำของคุณหากหน้ายาวกว่าหนึ่งหน้าหรือมีข้อมูลที่ละเอียดและซับซ้อนมาก สิ่งนี้จะช่วยชี้แจงวัตถุประสงค์ของบันทึกช่วยจำของคุณและให้ผู้รับอ้างอิงเพื่อมองย้อนกลับไปโดยไม่ต้องอ่านบันทึกทั้งหมดอีกครั้ง รวมประเด็นสำคัญทั้งหมดของคุณรวมถึงการกระทำใด ๆ ที่จำเป็นต้องดำเนินการในส่วนสรุป
