จดหมายธุรกิจที่มีประสิทธิภาพเป็นเครื่องมือสำคัญในคลังแสงของนักธุรกิจทุกคน ไม่ว่าจะมีวัตถุประสงค์เพื่อขายสินค้าหรือบริการหรือเพียงเพื่อแนะนำนักเขียนเองจดหมายธุรกิจที่มีประสิทธิภาพจะต้องมีคุณสมบัติพื้นฐานไม่กี่ประการเพื่อให้ผู้อ่านตอบสนองได้ดี จดหมายจะต้องเรียกผู้รับให้ลงมือทำและโน้มน้าวให้เขาทำในสิ่งที่ผู้เขียนต้องการ จดหมายธุรกิจที่มีประสิทธิภาพทั้งหมดมีคุณสมบัติบางอย่างที่เหมือนกัน
ข้อมูลที่สมบูรณ์
จดหมายธุรกิจที่มีประสิทธิภาพมีข้อมูลทั้งหมดที่ผู้อ่านต้องดำเนินการอย่างเหมาะสม จดหมายระบุอย่างชัดเจนว่าจดหมายนั้นมาจากที่ไหนและอย่างไรและจะตอบอย่างไร มันระบุว่าจดหมายนั้นเกี่ยวกับอะไรเมื่อต้องมีการดำเนินการที่จะต้องดำเนินการนั้นและเหตุใดจึงต้องดำเนินการในตอนนี้ จดหมายธุรกิจเต็มไปด้วยข้อมูลและไม่ได้ทำอะไรเลย มีการเรียกร้องให้ดำเนินการที่ชัดเจนและแจ้งให้ผู้รับทราบถึงวิธีดำเนินการดังกล่าว
ความกะทัดรัด
จดหมายธุรกิจที่มีประสิทธิภาพไม่ได้ออกมาจากดอกไม้หรือหรูหรา มันเป็นอะไหล่และตรงประเด็น ไม่มีคำที่สูญเปล่า ภาษามีความกระชับในการจัดส่งเพื่อให้ผู้อ่านเหลือเพียงข้อมูลที่จำเป็นเท่านั้น จดหมายธุรกิจไม่ใช่ที่สำหรับแสดงคำหรือบทกวีที่ยิ่งใหญ่ จดหมายธุรกิจที่มีประสิทธิภาพสั้นและตรงประเด็น
ประโยชน์ไม่ใช่คุณสมบัติ
จดหมายธุรกิจที่มีประสิทธิภาพมุ่งเน้นไปที่ประโยชน์ของผู้รับไม่ใช่คุณสมบัติของผลิตภัณฑ์หรือข้อมูล มันตอบคำถามของผู้อ่าน: "มีอะไรให้ฉันบ้าง?" จดหมายธุรกิจคำนึงถึงข้อ จำกัด เวลาในการอ่านและความต้องการที่ผู้อ่านนำมาสู่ตาราง มันเหมาะสำหรับพวกเขาทำให้ง่ายสำหรับผู้อ่านที่จะดำเนินการที่ต้องการ จดหมายธุรกิจมุ่งเน้นไปที่วิธีที่ผู้เขียนจดหมายสามารถช่วยผู้อ่านได้ไม่ใช่สาเหตุที่ผู้อ่านควรช่วยนักเขียน
ความจำเพาะ
ใช้ภาษาเฉพาะเมื่อเขียนจดหมายธุรกิจ บอกผู้อ่านอย่างชัดเจนถึงสิ่งที่พวกเขาสามารถคาดหวังได้จากผลิตภัณฑ์บริการหรือธุรกิจ อย่าใช้ภาษาที่คลุมเครือซึ่งอาจทำให้พวกเขาคาดเดา ใช้ตัวอย่างหากจำเป็นเพื่อชี้แจงภาษาเพิ่มเติมเพื่อทำให้หนังสือธุรกิจชัดเจนต่อผู้อ่าน หากสัญญาถูกทำเป็นตัวอักษรต้องแน่ใจว่าธุรกิจสามารถสำรองได้ นอกจากนี้ให้ใช้คำกริยากระทำแทนคำกริยาโต้ตอบเพื่อเพิ่มความแข็งแกร่งให้กับประโยคของคุณ
ความชัดเจน
หลีกเลี่ยงการใช้ศัพท์แสงยกเว้นในกรณีที่จำเป็นต้องสื่อสารอย่างชัดเจน เป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องชี้แจงอย่างชัดเจนว่าจดหมายเสนอขายอะไรและจดหมายขอให้ผู้อ่านทำอะไร หากไม่มีผู้อ่านอาจไม่ดำเนินการตามที่ขอและจดหมายจะไม่มีผลบังคับใช้ ใช้ภาษาที่ชัดเจนและแข็งแกร่งเพื่อเน้นสิ่งที่ผู้อ่านควรทำหลังจากอ่านจดหมายธุรกิจ ประโยคสั้น ๆ ที่มีคำกริยาที่แข็งแกร่งและสามารถนำมาปฏิบัติได้จะแนะนำให้ผู้อ่านทำ
มารยาท
อย่าลืมทำตามมารยาทที่เหมาะสมในจดหมายธุรกิจ ตรวจสอบให้แน่ใจเพื่อหาชื่อที่ถูกต้องและการสะกดคำของบุคคลที่จะได้รับจดหมาย ที่อยู่เหล่านั้นอย่างเหมาะสม ตอบกลับจดหมายทั้งหมดที่ต้องการการตอบกลับ เมื่อทำตามมารยาทที่เหมาะสมนักธุรกิจแสดงให้เห็นว่าเขามีความเคารพอย่างเหมาะสมต่อบุคคลที่เขาเขียน การเคารพนั้นสามารถไปได้ไกลในการทำให้ผู้อ่านจดหมายรับสายให้ดำเนินการ
ความถูกต้อง
จากการจัดรูปแบบของจดหมายไปยังความเหมาะสมของผู้รับจดหมายธุรกิจจะต้องกดโน้ตที่ถูกต้องจำนวนมากเพื่อให้มีประสิทธิภาพ ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามันถูกส่งไปยังบุคคลที่ถูกต้องในแผนกที่ถูกต้องใน บริษัท ที่ถูกต้อง ต้องแน่ใจว่าจดหมายนั้นถูกส่งไปยังบุคคลที่ถูกต้องเพื่อดำเนินการตามที่จดหมายขอให้เขาดำเนินการ อ่านจดหมายและตัดสินว่าภาษานั้นถูกต้องหรือไม่สำหรับบุคคลที่คุณส่งให้ - ไม่เป็นทางการหรือไม่เป็นทางการมากเกินไป เมื่อพร้อมที่จะส่งออกให้ตรวจสอบข้อผิดพลาดอีกครั้งในการจัดรูปแบบครั้งสุดท้าย
