รายงานการส่งมอบเป็นเครื่องมือพื้นฐานที่พนักงานขาออกใช้เพื่อแจ้งการจ้างงานใหม่ของงานที่ผ่านมาและสิ่งที่ต้องเกิดขึ้นเพื่อให้แน่ใจว่าพนักงานจะได้รับการเปลี่ยนแปลงอย่างราบรื่น รายงานประเภทนี้สามารถใช้งานได้หลายวิธี มันอาจรวมถึงข้อมูลสำหรับการเปลี่ยนแปลงกะอย่างง่ายหรือสำหรับพนักงานทดแทนอย่างถาวร รายงานควรมีข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดที่บุคคลที่เข้ามารับคุณจะต้องรู้เพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีปัญหาที่ไม่จำเป็นและไม่คาดฝันเกิดขึ้นหลังจากที่คุณออกจากตำแหน่งแล้ว
จัดทำรายงานการส่งมอบพนักงาน
ก่อนที่คุณจะเริ่มสร้างบันทึกส่งมอบทำรายการข้อมูลทั้งหมดที่พนักงานขาเข้าจะต้องรู้ พิจารณาสิ่งที่คุณทำในชีวิตประจำวันเช่นเดียวกับสิ่งที่คุณทำรายสัปดาห์รายเดือนหรือรายปี รวมข้อมูลอื่น ๆ นอกเหนือจากความรับผิดชอบและหน้าที่พื้นฐานของคุณเช่นผู้ติดต่อที่สำคัญ, โปรโตคอล, สายการบังคับบัญชา, รหัสผ่าน, กุญแจ, วันสำคัญ, โปรแกรมการฝึกอบรมและข้อมูลเฉพาะของงานอื่น ๆ
คิดเกี่ยวกับกำหนดเวลาและลำดับความสำคัญ
เมื่อคุณรู้สึกว่ารายการของคุณเสร็จสมบูรณ์แล้วให้เริ่มแบ่งรายการตามลำดับความสำคัญความถี่ประเภทของข้อมูลและลำดับ ทำรายการโครงการในปัจจุบันวันที่หรือเวลาที่เริ่มต้นพวกเขาควรดำเนินการอย่างไรและคาดว่าจะเสร็จสิ้นวันที่หรือเวลา พนักงานขาเข้าต้องการทราบว่างานใดบ้างที่พวกเขาจะต้องจัดลำดับความสำคัญหลังจากส่งมอบ
เริ่มต้นด้วยวัตถุประสงค์หลัก
เริ่มต้นด้วยการเขียนสรุปเป้าหมายสำหรับตำแหน่ง - ของคุณและของ บริษัท - เพื่อให้ผู้แทนของคุณทราบว่าควรเริ่มต้นที่ใด สิ่งต่อไปนี้ขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ของรายงาน สำหรับรายงานการส่งมอบการเปลี่ยนกะตัวอย่างเช่นคุณจะเริ่มต้นด้วยสิ่งที่เริ่มต้นในกะของคุณและต้องดำเนินการให้เสร็จสิ้นในครั้งถัดไป นอกจากนี้โปรดทราบว่างานที่เสร็จสมบูรณ์ดังนั้นการเปลี่ยนแปลงที่เข้ามาจะไม่ซ้ำซ้อนกับสิ่งที่คุณทำ สำหรับพนักงานใหม่ที่ถาวรให้เขียนรายการของโครงการทั้งระยะสั้นและระยะยาวที่คุณกำลังทำงานอยู่รวมถึงโครงการเด่นที่คุณทำเสร็จแล้วในอดีต รวมวันที่และวันครบกำหนดทั้งหมดที่คนใหม่ต้องรู้
เพิ่มเคล็ดลับและทรัพยากร
นอกจากนี้ยังมีประโยชน์ในการรวมเคล็ดลับในการทำภารกิจให้สำเร็จ ตัวอย่างเช่นคุณอาจสร้างไดเร็กทอรีโดยละเอียดของตำแหน่งของเอกสารและรายการเฉพาะงานสำหรับการแทนที่ของคุณนอกเหนือจากการจัดทำข้อมูลผู้ติดต่อสำหรับผู้ที่เกี่ยวข้องกับงานในมือ ถ้าเป็นไปได้ให้ระบุวิธีในการปรับปรุงผลผลิตและประสิทธิภาพการทำงาน สิ่งนี้จะช่วยให้คุณเปลี่ยนเครื่องมือเพื่อดำเนินการต่อสิ่งที่คุณเริ่มโดยไม่หยุดชะงักในกระบวนการและเพิ่มโอกาสในการประสบความสำเร็จ
ใช้เทมเพลต
เพื่อลดความซับซ้อนของกระบวนการจัดทำรายงานการส่งมอบพนักงานให้สร้างรายงานของคุณโดยใช้โปรแกรมคอมพิวเตอร์ในสำนักงาน ใช้เทมเพลตรายงานการส่งมอบที่มีอยู่หรือสร้างของคุณเองตามรายการเฉพาะงาน - พิมพ์ "เทมเพลตรายงานการส่งมอบ" ลงในเครื่องมือค้นหาควรส่งคืนตัวอย่างมากมาย และอย่าลืมพิสูจน์อักษรรายงานการส่งมอบก่อนที่จะออกจากตำแหน่งของคุณเพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมดมีให้สำหรับพนักงานใหม่
