หนึ่งในวิธีที่น่าเชื่อถือที่สุดในการกำหนดว่าธุรกิจจะดีได้อย่างไรโดยใช้รายงานการเยี่ยมชม การปฏิบัติการภายนอกของคุณทำได้ดีเท่าที่ควรหรือไม่? โรงเรียนอนุบาลหรือศูนย์ดูแลเด็กของคุณมีรหัสและพร้อมสำหรับการออกใบอนุญาตหรือไม่ โดยการเขียนรายงานการเยี่ยมชมที่ครอบคลุมคุณสามารถกำหนดได้ว่าจะบรรลุวัตถุประสงค์ทางธุรกิจที่หลากหลายหรือไม่ รายงานการเยี่ยมชมบางครั้งเรียกว่ารายงานการเดินทางเป็นวิธีที่ดีในการตรวจสอบว่ามาตรฐานทางธุรกิจของคุณมีการดำเนินการในเว็บไซต์ในแบบที่คุณวางแผนไว้หรือไม่
จัดรูปแบบรายงาน
รายงานการเยี่ยมชมเป็นเอกสารทางธุรกิจ รายงานอาจตามรูปแบบบันทึกหรือแม่แบบธุรกิจทั้งนี้ขึ้นอยู่กับองค์กรหรืออุตสาหกรรม โดยทั่วไปให้เลือกรูปแบบบันทึกถ้ารายงานการเข้าชมไปยังกลุ่มสมาชิกผู้นำภายใน เลือกเทมเพลตรายงานธุรกิจที่เป็นทางการมากขึ้นหากรายงานการเยี่ยมชมจะถูกส่งไปยังแหล่งข้อมูลภายนอก ใช้การจัดรูปแบบธุรกิจมาตรฐานที่มีแบบอักษรประเภทมืออาชีพเช่น Times New Roman หรือ Arial รักษาระยะขอบ 1 นิ้ว
ระบุวัตถุประสงค์
อธิบายเหตุผลของการเยี่ยมชม วัตถุประสงค์รวมถึงความถี่ของการเข้าชมพร้อมกับตัวชี้วัดหลักหรือพื้นที่ของการตรวจสอบ ตัวอย่างเช่นการเข้าชมอาจเป็นครั้งแรกในชุดข้อมูลสี่รายการที่ดำเนินการในช่วงหนึ่งปีเพื่อทบทวนการดำเนินการตามนโยบายใหม่หรือตัวชี้วัดการผลิต ระบุสิ่งที่คุณกำลังมองหาอย่างชัดเจนในการเข้าชมรวมถึงการเข้าชมก่อนหน้าคำแนะนำหรือแผนการดำเนินการ
ตัวอย่าง:
รายงานนี้คือการตรวจสอบว่าโรงเรียนเพลนวิวได้ปฏิบัติตามข้อกำหนดสิทธิการใช้งานทั้งหมดสำหรับสถานรับเลี้ยงเด็กหลังเลิกเรียน
อภิปรายข้อเสนอแนะและข้อมูลเชิงลึกที่สำคัญ
จดบันทึกตัวตนของบุคคลสำคัญที่สัมภาษณ์ในระหว่างการเยี่ยมชม การเยี่ยมชมอาจรวมถึงการประชุมกับบุคลากรผู้นำที่สำคัญในสถานที่เช่นผู้จัดการหรือผู้อำนวยการฝ่ายปฏิบัติการ นอกจากนี้ยังเป็นเรื่องธรรมดาที่จะพบกับพนักงานระดับล่างที่คุ้นเคยกับกระบวนการปฏิบัติงานมากกว่า
ตัวอย่าง:
บุคคลที่สัมภาษณ์ ได้แก่ Sarah Winters, อาจารย์ใหญ่ของโรงเรียน, พยาบาลโรงเรียน Emily Thorn, Rick Marden, ครูประถมและ Carol Hathaway นักโภชนาการและนักโภชนาการ
พูดคุยข้อเสนอแนะที่สำคัญโดยความเป็นผู้นำและพนักงาน ไม่จำเป็นต้องอ้างผู้สัมภาษณ์ แต่มองหาข้อมูลเชิงลึกที่สำคัญและประเด็นที่น่าเป็นห่วง รวมถึงแบบสำรวจที่ได้มาตรฐานที่ใช้หรือชุดคำถามที่ถามเฉพาะในระหว่างการเยี่ยมชม
รายการข้อมูลเชิงลึกที่สำคัญและการสังเกต
การสังเกตจะขึ้นอยู่กับสิ่งที่เห็นเป็นการส่วนตัวและไม่ได้สื่อมาจากการสัมภาษณ์ ตัวอย่างเช่นผู้เข้าชมอาจสังเกตเห็นว่าการดำเนินการดูเหมือนจะมีคนงานมากเกินไปที่ไม่ได้ยุ่ง ทุกสิ่งตั้งแต่ความสะอาดไปจนถึงองค์กรทั่วไปอาจมีการสังเกต รวมข้อมูลเชิงลึกเหล่านี้ในรายงานการเข้าชม
ตัวอย่าง:
ในระหว่างการเยี่ยมชมกลางวันการถวายอาหารกลางวันรวมถึงผักและทางเลือกผลไม้ แต่ไม่มีทางเลือกอื่นสำหรับผู้ที่ต้องการอาหารพิเศษ
สรุปผลสรุป
ตรวจสอบว่าองค์กรมีวัตถุประสงค์การประชุมตามความคิดเห็นและข้อสังเกตที่ให้ ใช้รายละเอียดและข้อมูลเชิงปริมาณที่เป็นไปได้เพื่อสนับสนุนข้อสรุป ตัวอย่างเช่นหากวัตถุประสงค์ของการเยี่ยมชมโรงงานใหม่คือเพื่อตรวจสอบว่ามีพนักงาน 60 เปอร์เซ็นต์ในไตรมาสแรกหรือไม่ให้ข้อมูลเกี่ยวกับจำนวนทรัพยากรมนุษย์ที่แท้จริงกับการหมุนเวียนความพยายามในการสรรหาและแผนกที่มีข้อบกพร่องอยู่
จัดทำแผนปฏิบัติการในอนาคต
ระบุเวลาที่จะมีการเยี่ยมชมในอนาคตหากมีและไม่ว่าจะเป็นการกำหนดล่วงหน้าหรือเป็นผลมาจากการเยี่ยมชมล่าสุด ตัวอย่างเช่นนี่อาจเป็นการเยี่ยมชมประจำปีครั้งที่สามตามกำหนดการรายไตรมาส ให้คำแนะนำสำหรับการปรับปรุง หากมีการกำหนดแผนปฏิบัติบางอย่างให้ระบุรายละเอียดเหล่านี้ นี่เป็นตัวชี้วัดความสำเร็จสำหรับการเยี่ยมชมครั้งต่อไป
