ก่อนยุคของระบบการเงินคอมพิวเตอร์กระบวนการบัญชีทั้งหมดถูกดำเนินการด้วยมือโดยใช้กระดาษและดินสอ ธุรกิจขนาดเล็กบางแห่งยังคงใช้วิธีการเก่านี้หรือที่เรียกว่าระบบบัญชีด้วยตนเอง แนวคิดที่อยู่เบื้องหลังทั้งระบบแมนนวลและระบบคอมพิวเตอร์เหมือนกันมีเพียงกลไกที่เปลี่ยนไป
ประโยชน์ที่ได้รับ
วิธีการบัญชีด้วยตนเองนั้นถูกกว่าระบบคอมพิวเตอร์มาก บางคนไม่สะดวกในการทำงานกับคอมพิวเตอร์และทำงานได้ดีขึ้นกับระบบกระดาษและดินสอ ระบบแมนนวลใช้งานได้แม้ว่าไฟฟ้าจะดับ - ไม่เหมือนกับการตั้งค่าคอมพิวเตอร์ส่วนใหญ่ ประโยชน์อีกอย่างหนึ่งของระบบแมนนวลคือไม่มีข้อมูลเสียหายหรือทำซ้ำเนื่องจากบางครั้งเกิดขึ้นกับซอฟต์แวร์บัญชี เนื่องจากการบัญชีด้วยตนเองนั้นง่ายและไม่ต้องใช้ทักษะด้านคอมพิวเตอร์ บริษัท จึงสามารถจ้างพนักงานให้ได้รับเงินน้อยลงซึ่งเป็นข้อได้เปรียบที่สำคัญสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก
แผ่นกระดาษ
ก่อนที่สเปรดชีตและซอฟต์แวร์ที่ใช้คอมพิวเตอร์นักบัญชีใช้แผ่นกระดาษที่พิมพ์ด้วยคอลัมน์ โดยปกติคอลัมน์แรกทางซ้ายจะแคบและใช้สำหรับวันที่ในขณะที่คอลัมน์ที่สองที่กว้างที่สุดในหน้าจะใช้สำหรับคำอธิบาย แผ่นข้อมูลทางการบัญชีแสดงคอลัมน์สี่คอลัมน์ขึ้นไป - แต่ละคอลัมน์คั่นด้วยเส้นคู่วิ่งลงมาที่หน้า แผ่นอิเล็กโทรมักจะพิมพ์ในสต็อกสีเขียวอ่อนหรือสีขาวที่มีช่องว่างสำหรับแต่ละหลักลดความสับสนเนื่องจากการเขียนด้วยลายมือ บรรทัดบนแผ่นสะท้อนการทำธุรกรรมทางธุรกิจเช่นการขายหรือการทำธุรกรรมสินค้าคงคลัง
วารสาร
สมุดรายวันใช้เพื่ออำนวยความสะดวกในกระบวนการทางบัญชีด้วยตนเอง เหล่านี้เป็นแผ่นวัตถุประสงค์เฉพาะสำหรับกระบวนการบางอย่าง คุณอาจมีบันทึกประจำวันสำหรับธุรกรรมการรับเงินสดทั้งหมดของคุณ เมื่อการขายเกิดขึ้นคุณเขียนธุรกรรมในบัญชีรายวันเป็นรายการโฆษณาเดียว ในตอนท้ายของสัปดาห์หรือหนึ่งเดือนคุณจะเพิ่มธุรกรรมและทำรายการบันทึกรายวันหนึ่งรายการในบัญชีแยกประเภททั่วไป - เครดิตสำหรับการขายและการหักบัญชีเป็นเงินสด
ข้อผิดพลาด
เมื่อใช้ระบบบัญชีที่กำหนดเองคุณต้องมีกลยุทธ์ในการค้นหาและแก้ไขข้อผิดพลาดอย่างมีประสิทธิภาพ โดยทั่วไปแล้วคุณจะพบข้อผิดพลาดเมื่อคุณรวบรวมยอดทดลองใช้และไม่สมดุล - การเดบิตไม่เท่ากับเครดิต ในกรณีนี้ตรวจสอบให้แน่ใจว่ายอดคงเหลือในวารสารและรายการบันทึกประจำวันของคุณถูกต้อง คุณสามารถเรียกใช้เทปเครื่องคิดเลขและแนบไปกับแต่ละหน้าของวารสารและบัญชีแยกประเภททั่วไปเพื่อให้แน่ใจว่าผลรวมถูกต้อง คุณควรตรวจสอบยอดเงินทดลองใช้เพื่อความสมเหตุสมผลและเปรียบเทียบตัวเลขกับยอดดุลทดลองล่าสุดของคุณโดยมองหาความแตกต่างที่อาจเป็นข้อผิดพลาด
