บันทึกทางธุรกิจหรือบันทึกช่วยจำเป็นหนึ่งในวิธีที่ง่ายที่สุดในการแจ้งให้เพื่อนร่วมงานและพนักงานของการประชุมที่จะเกิดขึ้น หนังสือนัดประชุมที่มีประสิทธิภาพจะให้ข้อมูลการประชุมขั้นพื้นฐานอย่างชัดเจนรัดกุมและเป็นมืออาชีพ
ข้อมูลที่เกี่ยวข้อง
- ทำตามรูปแบบสี่จุดทั่วไป สำหรับส่วนหัวซึ่งควรรวมถึง ไปยัง, จาก, วันที่ และ เรื่อง ในวงกลมสำหรับการประชุมพนักงานของคุณ _._ ฟิลด์“ ถึง” ควรรวมถึงทุกคนที่ได้รับเชิญให้เข้าร่วมการประชุม “ จาก” จะแสดงรายการชื่อและตำแหน่งงานของคุณ วันที่ประกาศในวันที่เผยแพร่ เขียนสิ่งที่บันทึกเกี่ยวกับในฟิลด์ "หัวเรื่อง" เช่น "การประชุมผู้จัดการในวันที่ 15 สิงหาคม 2019"
- ระบุวัตถุประสงค์ของการประชุม ในย่อหน้าเปิดพร้อมกับข้อมูลพื้นฐานที่เกี่ยวข้องทั้งหมดรวมถึงเวลาและสถานที่ ตัวอย่างเช่น“ จุดประสงค์ของการประชุมคือเพื่อหารือเกี่ยวกับแผนจูงใจพนักงานที่ได้รับการแก้ไข การประชุมจะเริ่มในเวลา 15.00 น. ในห้องประชุมหลักและใช้เวลาหนึ่งชั่วโมง ผู้จัดการและหัวหน้างานทุกคนจะต้องเข้าร่วม "
- จัดทำบทสรุปของสิ่งที่จะได้รับการคุ้มครอง ระหว่างการประชุมในเนื้อความของบันทึกช่วยจำ เก็บข้อมูลสั้น ๆ ถ้าเป็นไปได้; ออกจากรายละเอียดที่จะหารือในที่ประชุมจริง ตัวอย่างเช่น“ จากผลตอบรับของคุณ บริษัท จะนำเสนอแผนจูงใจพนักงานที่ได้รับการแก้ไขในวันที่ 1 ก.ย. 2019 แผนใหม่จะให้รางวัลแก่ทีมขายแทนที่จะเป็นรายบุคคลเมื่อบรรลุเป้าหมายรายเดือนและรายไตรมาส เราตระหนักถึงประโยชน์ของพนักงานขายที่ทำงานในทีมและหวังว่าจะส่งเสริมแนวโน้มนี้ด้วยสิ่งจูงใจทางการเงิน”
เคล็ดลับ
-
ข้อมูลทั้งหมดในหนังสือแจ้งควรเกี่ยวข้องกับการประชุม หลีกเลี่ยงรวมถึงข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับปัญหาใด ๆ ที่เกี่ยวข้องกับ บริษัท ซึ่งจะไม่ถูกกล่าวถึงในที่ประชุม
ก่อนการประชุม
- แจ้งผู้รับประกาศหากพวกเขาจำเป็นต้องเตรียม ในทางใดทางหนึ่งหรืออ่านเนื้อหาก่อนเข้าร่วมประชุม ตัวอย่างอาจจะ:“ คุณแต่ละคนจะได้รับอีเมลรูปแบบแผนจูงใจและนโยบายที่ปรับปรุงใหม่ภายในสิ้นวัน โปรดตรวจสอบเอกสารล่วงหน้าเพื่อให้คุณพร้อมที่จะหารือเกี่ยวกับเนื้อหาและขอคำชี้แจงที่จำเป็น
- บอกผู้รับเชิญเมื่อวาระการประชุมจะถูกกระจาย ตัวอย่างเช่น: "ฉันจะแจกจ่ายวาระการประชุมผ่านอีเมลล่วงหน้าอย่างน้อย 24 ชั่วโมงก่อนการประชุมโปรดตรวจสอบวาระเมื่อได้รับ"
- ขอให้ผู้ได้รับเชิญแจ้งให้คุณทราบทันทีหากพวกเขาไม่สามารถเข้าร่วมการประชุมได้ดังนั้นคุณสามารถกำหนดเวลาในการตรวจสอบข้อมูลกับพวกเขาได้ แม้ว่าคุณจะส่งบันทึกการประชุมที่จำเป็น แต่พนักงานหรือผู้ได้รับเชิญบางคนอาจอยู่ในช่วงวันหยุดหรือนอกเมืองในการเดินทางที่เกี่ยวข้องกับงาน
เคล็ดลับ
-
แจ้งให้ผู้ได้รับเชิญทราบว่าคุณยินดีตอบคำถามเกี่ยวกับหัวข้อการประชุมล่วงหน้าหรือหากคำชี้แจงทั้งหมดควรได้รับการจัดการในการประชุมจริง ระบุหมายเลขโทรศัพท์ติดต่อหรือที่อยู่อีเมลหากคุณต้องการคำถามล่วงหน้า
