การปฏิบัติตามคำสั่งที่ช้าสามารถลดคุณภาพของการบริการลูกค้าที่ บริษัท ของคุณสามารถให้ได้ การบริการลูกค้าที่มีคุณภาพต่ำลงในที่สุดจะส่งผลกระทบต่อผลประกอบการทางการเงินของธุรกิจของคุณ ได้รับการอนุมัติสำหรับคำสั่งซื้อที่ดำเนินการอย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพเท่าที่จะเป็นไปได้หมายความว่า บริษัท ของคุณจะมีอุปกรณ์ที่จำเป็นเพื่อให้สิ่งต่าง ๆ ไหลเวียนในเวลาที่เหมาะสม การใช้ไคลเอนต์อีเมล Microsoft Outlook เพื่อส่งคำขออนุมัติคำสั่งซื้อสามารถช่วยปรับปรุงกระบวนการสั่งซื้อวัสดุสิ้นเปลืองหรือสินค้าขายส่งในขณะที่ยังคงมั่นใจว่าคุณทำตามขั้นตอนการจัดซื้อที่เหมาะสม
เตรียมคำสั่งซื้อ
ไปที่หน้าเทมเพลต“ ใบสั่งซื้อและขาย” ของ Microsoft Office แล้วเลือกเทมเพลต ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณสามารถเปิดแก้ไขและบันทึกแม่แบบในโปรแกรมบนคอมพิวเตอร์ของคุณ สร้างเทมเพลตโดยใช้ Microsoft Excel, Microsoft Word หรือโปรแกรมอื่นที่เกี่ยวข้อง
เลือก“ เปิด” เมื่อคุณคลิกปุ่ม“ ดาวน์โหลด” สำหรับเทมเพลตที่คุณเลือกเพื่อเปิดเทมเพลตในโปรแกรมที่กำหนด ปรับแต่งเทมเพลตเพื่อตอบสนองความต้องการของคุณและบันทึกลงในคอมพิวเตอร์ของคุณ
สร้างและบันทึกเทมเพลตที่คุณกำหนดเองหากคุณไม่ชอบเทมเพลตที่ Microsoft มีให้ หากจำเป็นคุณสามารถใช้เทมเพลต Microsoft เป็นแนวทาง
สร้าง "เอกสารใหม่" ตามแม่แบบของคุณโดยใช้เมนูโปรแกรม การใช้ทางลัดจะไม่ให้การเข้าถึงเทมเพลต กรอกเอกสารของคุณและบันทึกลงในคอมพิวเตอร์ของคุณ
ใช้โปรแกรมทางการเงินเพื่อส่งคำสั่งซื้อหากนั่นคือวิธีที่คุณสร้างคำสั่งซื้อ โปรแกรมทางการเงินบางโปรแกรมเช่น QuickBooks มีการรวม Microsoft Outlook เพื่อให้คุณสามารถส่งคำสั่งซื้อเพื่อขออนุมัติโดยตรงจากโปรแกรม
ส่งออกคำสั่งซื้อจากซอฟต์แวร์ทางการเงินโดยไม่มีการรวม Microsoft Outlook โดยใช้สเปรดชีตหรือรูปแบบคำหากเป็นไปได้ หากไม่สามารถทำได้ให้พิมพ์ใบสั่งซื้อที่สมบูรณ์เป็นเอกสาร PDF แล้วบันทึกลงในคอมพิวเตอร์ของคุณ
ส่งคำสั่งซื้อ
เปิด Microsoft Outlook และคลิกปุ่ม "ใหม่" ที่มุมบนซ้ายเพื่อเปิดข้อความใหม่
ไปที่แท็บ "แทรก" คลิก“ แนบไฟล์” แล้วไปที่ใบสั่งซื้อเพื่อเลือก คลิกที่ปุ่ม "แทรก" เพื่อแนบไปกับอีเมล
ตั้งขนาดตัวอักษรเป็น 14 และสีตัวอักษรเป็นสีดำ พิมพ์“ ฉันได้ตรวจสอบและอนุมัติคำสั่งซื้อที่แนบมาแล้ว:” เริ่มบรรทัดใหม่
ตั้งขนาดตัวอักษรเป็น 11 และสีตัวอักษรเป็นสีเทา พิมพ์“ ทบทวนคำสั่งซื้อที่แนบมาและตอบกลับอีเมลนี้ พิมพ์ด้านล่าง "Y- ชื่อของคุณ" เพื่ออนุมัติคำสั่งซื้อหรือ "N- ชื่อของคุณ" เพื่อปฏิเสธคำสั่งซื้อ หมายเหตุ: การตอบกลับจะต้องมาจากบัญชีอีเมลที่ถูกส่งไป
ข้ามสี่บรรทัดและกำหนดขนาดตัวอักษรเป็น 14 และสีแบบอักษรเป็นสีดำ พิมพ์“ ฉันไม่ได้รับอนุญาตให้อนุมัติใบสั่งซื้อนี้” เริ่มบรรทัดใหม่
ตั้งขนาดตัวอักษรเป็น 11 และสีตัวอักษรเป็นสีเทา พิมพ์“ ตอบกลับผู้ส่ง วาง X ลงในฟิลด์ด้านบนหากคุณไม่ได้รับอนุญาตให้อนุมัติใบสั่งซื้อนี้และหากคุณรู้ว่าใครคือใครให้ใส่ชื่อเช่น X - Bill Smith”
เคล็ดลับ
-
พิมพ์สำเนาของอีเมลคำสั่งซื้อที่ได้รับอนุมัติและแนบไปกับใบแจ้งหนี้สำหรับการซื้อไปยังเอกสารที่การซื้อได้รับอนุญาต
การเตือน
การได้รับลายเซ็นทางกายภาพนั้นปลอดภัยกว่าการอนุมัติทางอีเมลเพราะบุคคลอื่นสามารถเข้าถึงบัญชีอีเมลของบุคคลนั้นได้หากมีการลงชื่อเข้าใช้ตลอดทั้งวัน
