ไม่ว่าคุณจะมี บริษัท ขนาดเล็กหรือองค์กรขนาดใหญ่สิ่งสำคัญคือการจัดเก็บและจัดการเอกสารที่สร้างขึ้นในการดำเนินธุรกิจ สิ่งเหล่านี้สามารถรวมอะไรจากไฟล์ดิจิทัลและการคืนภาษีไปยังสัญญาและรายงานโครงการ นั่นคือสิ่งที่การจัดการเอกสารและบันทึกเข้ามาเป้าหมายหลักคือการประมวลผลข้อมูลที่บันทึกไว้ปรับปรุงกระบวนการทำงานทั่วไปและให้การดึงข้อมูลได้เร็วขึ้น มีระบบการจัดการบันทึกหลายประเภทและแต่ละระบบมีคุณสมบัติที่โดดเด่น
ระบบการจัดการบันทึกคืออะไร?
การสูญหายของใบเสร็จรับเงินหรือใบแจ้งหนี้เอกสารผิดพลาดและไฟล์ที่เสียหายนั้นเป็นเรื่องร้องเรียนทั่วไปของเจ้าของธุรกิจ ระหว่างปี 2005 และ 2018 มีการเปิดเผยข้อมูลมากกว่า 22 ล้านรายการในสหรัฐอเมริกาเนื่องจากการละเมิดข้อมูล นอกจากนี้พนักงานใช้เวลาครึ่งเวลาในการค้นหาข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมของ บริษัท มากกว่า 26 เปอร์เซ็นต์กล่าวว่าการจัดการข้อมูลในองค์กรของพวกเขาค่อนข้างวุ่นวาย
บริษัท ขนาดใหญ่และขนาดเล็กจำเป็นต้องเก็บบันทึกไว้เป็นระยะเวลาหนึ่ง ตัวอย่างเช่นใบแจ้งยอดธนาคารและบัตรเครดิตควรเก็บไว้ในที่ปลอดภัยเป็นเวลาอย่างน้อยเจ็ดปี เช่นเดียวกับเอกสารการเตรียมการคืนภาษี ใบแจ้งยอดบัญชีการลงทุนเช็คที่ถูกยกเลิกและการชำระต้นขั้วต้องเก็บไว้อย่างน้อยหนึ่งปี
เกิดอะไรขึ้นถ้าเอกสารเหล่านี้สูญหายหรือเสียหาย? ลองนึกภาพการเปิดเครื่องคอมพิวเตอร์ของคุณเพื่อให้ทราบว่าคอมพิวเตอร์ถูกแฮ็ค หากอาคารสำนักงานของคุณเกิดไฟไหม้ไฟล์ทั้งหมดของคุณอาจสูญหายไปตลอดกาล แน่นอนว่าคุณสามารถเก็บสำเนาไว้ในที่ต่าง ๆ ได้เสมอ แต่สิ่งนี้จะเกี่ยวข้องกับพื้นที่มากขึ้นและค่าใช้จ่ายที่สูงขึ้น
ระบบการจัดการบันทึกหรือที่เรียกว่าระบบ RMS สามารถทำให้ทุกอย่างง่ายขึ้นมาก ซอฟต์แวร์ประเภทนี้อนุญาตให้คุณจัดเก็บค้นหาและใช้บันทึกอย่างเป็นทางการเป็นหลักฐานการทำธุรกรรมการชำระเงินและการดำเนินธุรกิจอื่น ๆ โปรแกรมการจัดการเอกสารและบันทึกล่าสุดมีคุณสมบัติขั้นสูงเช่นเครื่องมือค้นหาความสามารถในการสแกนเครื่องมือเก็บข้อมูลและการจำแนกประเภทฟังก์ชั่นการติดตามการปฏิบัติตามข้อกำหนดและอื่น ๆ
การจัดการระเบียนไม่เพียง แต่ช่วยให้มั่นใจว่าไฟล์ของคุณจะพร้อมใช้งานทุกครั้งที่คุณต้องการ แต่ยังสามารถปรับปรุงเวิร์กโฟลว์และเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานภายในองค์กรของคุณ พนักงานจะสามารถดึงข้อมูลได้อย่างรวดเร็วประมวลผลระบุเจ้าของชุดข้อมูลแต่ละชุดและกำจัดข้อมูลที่ซ้ำซ้อน
ซอฟต์แวร์การจัดการบันทึกบนคลาวด์
ด้วยระบบจัดการระเบียนบนคลาวด์คุณจะมีเอกสารทั้งหมดของคุณในที่เดียว โซลูชันการจัดเก็บข้อมูลดิจิทัลนี้ทำหน้าที่เป็นคลังสินค้าสำหรับไฟล์ภายในองค์กรของคุณช่วยให้คุณสามารถเข้าถึงได้ทุกที่ทุกเวลา มันมีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับ บริษัท ที่มีทีมระยะไกลรวมถึงที่มีสำนักงานในหลาย ๆ ที่
ซอฟต์แวร์ RMS ประเภทนี้ช่วยให้ไฟล์ของคุณปลอดภัยและไม่จำเป็นต้องใช้โปรแกรมเพิ่มเติมในการสำรองข้อมูลตามปกติ นอกจากนี้ยังช่วยให้ผู้ใช้สามารถกำหนดไฟล์เฉพาะให้กับสมาชิกทีมคนอื่น ๆ และส่งการแจ้งเตือนแบบเรียลไทม์แทนที่จะส่งอีเมลไปมา เนื่องจากข้อมูลถูกเก็บไว้บนเซิร์ฟเวอร์ของโฮสต์จึงมีความเสี่ยงน้อยลงต่อการโจมตีทางไซเบอร์
ซอฟต์แวร์การจัดการเรคคอร์ดระดับองค์กร
องค์กรขนาดใหญ่มักเลือกใช้ซอฟต์แวร์การจัดการเรคคอร์ดองค์กร โปรแกรมเหล่านี้มีความสามารถขั้นสูงและสามารถจัดเก็บจัดระเบียบและประมวลผลข้อมูลจำนวนมาก ด้วยระบบ RMS ระดับองค์กรคุณจะสามารถจัดการระเบียนทางกายภาพและดิจิตอลได้ง่ายขึ้นติดตามสถานะและที่ตั้งของแต่ละไฟล์และถ่ายโอนข้อมูลของคุณจากระบบเดิมไปยังซอฟต์แวร์ล่าสุด
เพื่อผลลัพธ์ที่ดีที่สุดให้เลือกโปรแกรมที่มีการควบคุมการเข้าถึงที่ปลอดภัยของผู้ใช้ดัชนีข้อมูลแบบเรียลไทม์และกลไกการจัดการการกำจัด ระบบ RMS ระดับองค์กรที่เชื่อถือได้ช่วยให้คุณสามารถเก็บบันทึกไว้ทำการค้นหาข้อความแบบเต็มและนำเข้าบันทึกทางกายภาพและดิจิตอลในรูปแบบใดก็ได้จากแหล่งใด ๆ คุณสมบัติเหล่านี้สามารถปรับปรุงการดำเนินธุรกิจของคุณให้ดีขึ้นและนำไปสู่การตัดสินใจที่ดีขึ้น
ซอฟต์แวร์การจัดการบันทึกประเภทนี้สามารถแบ่งย่อยออกเป็นประเภทอื่น ๆ ได้อีกหลายประเภท ระบบการจัดการเนื้อหาระบบการจัดการเอกสารและระบบการถ่ายภาพดิจิทัลเป็นเพียงส่วนหนึ่งที่กล่าวถึง ตัวเลือกใดขึ้นอยู่กับความต้องการและงบประมาณของ บริษัท คุณ
