วิธีการเขียนรายงานการประชุมคณะกรรมการ

ในระหว่างวันทำงานที่ยุ่งเป็นเรื่องง่ายที่รายละเอียดที่สำคัญจะหายไปหรือถูกลืม การเก็บบันทึกอย่างระมัดระวังเป็นสิ่งจำเป็นโดยเฉพาะในระหว่างการประชุมทางธุรกิจ รายงานการประชุมทำหน้าที่บันทึกการประชุมอย่างเป็นทางการ พวกเขาควรอธิบายว่าใครอยู่ในระหว่างการประชุมสิ่งที่ถูกกล่าวถึงและสิ่งที่ตัดสินใจ หากเตรียมอย่างรอบคอบพวกเขาสามารถเป็นหนึ่งในวิธีที่มีประสิทธิภาพสูงสุดในการแจ้งให้ทุกคนทราบและในหน้าเดียวกันเกี่ยวกับการตัดสินใจทางธุรกิจในอดีตปัจจุบันและอนาคต

รายการที่คุณจะต้อง

• วาระการประชุม

• จดบันทึกรายการหรือโปรแกรมประมวลผลคำ

บันทึกวันเวลาและที่ตั้งของการประชุม

รายการตามลำดับอาวุโสทุกคนในการเข้าร่วม

ระบุว่ามีองค์ประชุมหรือไม่ถ้าจำเป็น ไม่ใช่การประชุมทุกครั้งที่จะต้องครบองค์ประชุมหรือมีผู้เข้าร่วมขั้นต่ำสุดเพื่อให้การประชุมมีผล อย่างไรก็ตามหากจำเป็นต้องครบองค์ประชุมและแสดงว่าการตัดสินใจทางธุรกิจที่เกิดขึ้นในระหว่างการประชุมนั้นมีผลสมบูรณ์และสามารถบังคับใช้ได้ หากไม่มีองค์ประชุมธุรกิจจะไม่สามารถดำเนินการได้

อธิบายการดำเนินการตามลำดับเวลา เริ่มต้นด้วยการสังเกตเมื่อมีการเรียกประชุมเพื่อสั่งซื้อและตามใคร

จดชื่อของแต่ละคนที่เริ่มหัวข้อและจดรายละเอียดที่สำคัญที่สุดเกี่ยวกับการอภิปราย

เขียนชื่อของคนที่เห็นด้วยหรือไม่เห็นด้วยกับสิ่งที่กำลังถกกันและระบุลักษณะของข้อตกลงหรือความไม่ลงรอยกันอย่างกระชับ

จบแต่ละส่วนของการประชุมด้วยการสรุปการตัดสินใจขั้นสุดท้าย

ทำซ้ำขั้นตอนที่ 5 ถึง 7 ต่อไปจนกว่าการประชุมจะเสร็จสิ้น

เขียนสรุปการประชุมอย่างเป็นทางการตามบันทึกย่อของคุณ ใช้หัวจดหมายของ บริษัท และส่งสำเนาสุดท้ายให้กับแต่ละคนในการเข้าร่วม

เคล็ดลับ

• ใช้วาระการประชุมเป็นโครงร่างสำหรับรายงานการประชุมของคุณ วาระการประชุมมักจะร่างหัวข้อสำคัญสำหรับการประชุม การใช้วาระการประชุมเป็นโครงร่างจะช่วยจัดระเบียบนาทีของคุณ

  ในขณะที่เทคโนโลยีอาจช่วยประหยัดเวลาได้ Neal Hartman อาจารย์อาวุโสด้านการสื่อสารการจัดการที่ Sloan School of Management กล่าวในคอลัมน์ในเว็บไซต์ Forbes ที่คุณห้ามไม่ให้มีการประชุมเพื่อให้ทุกคนสนใจ หากคุณตัดสินใจที่จะใช้เทคโนโลยีเพื่อช่วยในการบันทึกนาทีให้พิจารณาใช้ซอฟต์แวร์ที่ปราศจากสิ่งรบกวนซึ่งขัดขวางการเข้าถึงอีเมลอินเทอร์เน็ตหรือโปรแกรมอื่น ๆ นอกเหนือจากโปรแกรมประมวลผลคำอย่างง่าย