รายงานการประชุมของศาสนจักรจัดเตรียมบันทึกอย่างเป็นทางการทางกฎหมายของการกระทำของคณะกรรมการหรือคณะกรรมการ พวกเขามีความสำคัญภายในเพื่อความถูกต้องทางประวัติศาสตร์และยังใช้โดยบุคคลภายนอก ตัวอย่างเช่นโดยสถาบันสินเชื่อเพื่อยืนยันว่าคริสตจักรได้อนุมัติโครงการก่อสร้างก่อนที่จะออกเงินกู้ ผู้สอบบัญชี และกรมสรรพากรยังพิจารณารายงานการประชุมว่าเป็นข้อพิสูจน์ว่ามีการอนุมัติธุรกรรมทางการเงินบางรายการ ในองค์กรส่วนใหญ่เลขานุการหรือเลขานุการการบันทึกจะใช้เวลารายงานการประชุม
สารบัญ
ในขณะที่เนื้อหาเฉพาะแตกต่างกันไปตามคณะกรรมการโดยทั่วไปรายงานการประชุมสำหรับองค์กรคริสตจักรทั้งหมดรวมถึง:
- รายละเอียดของการประชุมเช่นเวลา, วันที่, สถานที่, ผู้เข้าร่วมและผู้ที่เป็นประธาน
- ไม่ว่าการประชุมจะถูกกำหนดเป็นประจำหรือการประชุมพิเศษและหากเป็นกรณีพิเศษที่เรียกประชุมและมีวัตถุประสงค์อะไร - แนบสำเนาของหนังสือเชิญประชุม
- บันทึกคำสั่งของสิ่งที่เกิดขึ้นในที่ประชุม
- การเลื่อนเวลาและ
- ลายเซ็นของเลขานุการและเมื่อได้รับการอนุมัตินาทีเจ้าหน้าที่ประธาน
หนึ่งในสิ่งที่ท้าทายที่สุดในการจดบันทึกคือการกำหนดรายละเอียดที่จะบันทึก คณะกรรมการด้านประวัติศาสตร์ Mennonite Brethren แนะนำการบันทึกประเด็นสำคัญของการอภิปรายที่นำไปสู่การตัดสินใจรวมถึงทางเลือกที่พิจารณาและสรุปว่าทำไมคณะกรรมการจึงเลือกทางเลือกหนึ่งมากกว่าทางเลือกอื่น สภาศาสนาแห่งความรับผิดชอบทางการเงินแสดงให้เห็นว่าคณะกรรมการกำหนดนโยบายเกี่ยวกับรายละเอียดที่สอดคล้องโดยไม่คำนึงถึงเลขานุการแต่ละคน มันแสดงให้เห็นถึงรายละเอียดที่มากพอที่จะแสดงให้เห็นว่าคณะกรรมการมีความรอบคอบ แต่ไม่มากนักที่นาทีอ่านเหมือนนิยาย
จดรายงานการประชุม
ก่อนเริ่มการประชุมขอสำเนาของวาระการประชุม เมื่อการประชุมดำเนินไป จดบันทึกรายละเอียดเกี่ยวกับรายการประชุมรายงานคณะกรรมการการอภิปรายและการกระทำ ตามที่คณะกรรมการดำเนินการผ่านแต่ละวาระ บันทึกการเคลื่อนไหวความละเอียดและการตัดสินใจด้วยคำต่อคำ แต่สรุปการอภิปราย ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ใส่ชื่อของแต่ละคนที่ทำท่าทางหรือผู้ที่ริเริ่มการกระทำและความขัดแย้งทางผลประโยชน์ที่ระบุไว้ เมื่อการประชุมเสร็จสิ้นให้ถอดความและรวมย่อบันทึกย่อของคุณเพื่อให้มีรายละเอียดที่เหมาะสมและเก็บไว้ในรูปแบบที่เหมาะสมเริ่มต้นด้วยรายละเอียดการประชุมจากนั้นดำเนินการตามลำดับวาระ
เก็บรักษารายงานการประชุม
เมื่อคุณร่างรายงานการประชุมเสร็จสิ้นให้หมุนเอกสารไปยังสมาชิก นาทีที่คุณเขียนสำหรับการประชุมครั้งนี้จะได้รับการอนุมัติมีหรือไม่มีการแก้ไขในการประชุมครั้งต่อไป เมื่อได้รับการอนุมัตินาทีให้เตรียมสำเนาสุดท้ายจากนั้นลงลายมือชื่อในเอกสารและขอให้หัวหน้าเจ้าหน้าที่ลงนามด้วยเช่นกัน จัดเก็บนาทีตามลำดับเวลา ในหนังสือนาทีหลวมพร้อมกับวาระการประชุม หนังสือใบหลวมนั้นควรมีสารบัญและสำเนาข้อบังคับของโบสถ์และรัฐธรรมนูญ ในบางจุดบางทีทุกปีนาทีอาจถูกผูกไว้อย่างมืออาชีพ
