บริษัท องค์กรหรือมหาวิทยาลัยที่ประสงค์จะจัดประชุมทางไกลอย่างสม่ำเสมอจำเป็นต้องติดตั้งฮาร์ดแวร์ที่เหมาะสมเพื่อจัดการกับจำนวนผู้เข้าร่วมที่คาดหวังในแต่ละครั้ง เมื่อซื้อหรือเช่าฮาร์ดแวร์ที่จำเป็นคุณจะต้องได้รับซอฟต์แวร์ที่เหมาะสมและใบอนุญาตประกอบการใช้งานเพื่อให้ฮาร์ดแวร์การประชุมทางไกลทำงานอย่างถูกต้อง เจ้าหน้าที่ด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ (IT) สามารถจัดการการตั้งค่าที่จำเป็น องค์กรที่ไม่มีพนักงานไอทีสามารถจ้างที่ปรึกษาเพื่อช่วยเหลือในการตั้งค่า
เซิร์ฟเวอร์ / หน่วยประมวลผล
การตั้งค่าการประชุมทางไกลใด ๆ ที่เชื่อถือได้ต้องมีเซิร์ฟเวอร์ที่มีประสิทธิภาพสูงและเชื่อถือได้ตั้งแต่หนึ่งตัวขึ้นไป CPU ควรเร็วกว่า 3 MGhz ด้วย RAM อย่างน้อย 1GB และอินเตอร์เฟสอีเทอร์เน็ตขั้นต่ำ 100MB ซึ่งควรรองรับผู้โทร 50 ถึง 100 หากคุณมีผู้เข้าร่วมที่โทรมาจากหลายสถานที่เช่นสำนักงานระยะไกลของตนเองเซิร์ฟเวอร์หรืออุปกรณ์โทรศัพท์ของพวกเขาสามารถจัดการประชุมทางไกลได้เอง อย่างไรก็ตามหากคุณกำลังตั้งค่าความสามารถในการประชุมทางไกลในเว็บไซต์ขององค์กรหลายแห่งหรือวิทยาเขตของมหาวิทยาลัยคุณอาจต้องการติดตั้งเซิร์ฟเวอร์ที่เชื่อถือได้ในทุกสถานที่ซึ่งคุณจะต้องมีคนที่เกี่ยวข้องในการประชุม เซิร์ฟเวอร์เหล่านี้ไม่จำเป็นต้องมีขนาดใหญ่เท่ากับสำนักงานใหญ่หรือวิทยาเขตที่เป็นเจ้าภาพการประชุมทางไกลเว้นแต่จะมีผู้เข้าร่วมจำนวนมากในแต่ละสถานที่
การเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต
หากต้องการเรียกใช้หรือเข้าร่วมการประชุมทางไกลอย่างมีประสิทธิภาพคุณจะต้องเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตความเร็วสูงขั้นต่ำ 10Mbps สำหรับผู้โทร 50 รายที่คุณคาดว่าจะมีส่วนร่วมในการโทรที่กำหนด บริษัท ขนาดใหญ่มหาวิทยาลัยหรือองค์กรสามารถทำสิ่งนี้ได้ด้วย LAN ความเร็วสูงของตนเอง อย่างไรก็ตามวิธีที่คำนึงถึงงบประมาณมากที่สุดในการทำสิ่งนี้ให้กับองค์กรส่วนใหญ่คือการเช่าเซิร์ฟเวอร์เพื่อจัดการการเชื่อมต่อนี้ผ่านทางสถานที่จัดวาง
ฮาร์ดแวร์ Voice-Over-IP
คุณสามารถโฮสต์การประชุมทางไกลที่ประสบความสำเร็จมากที่สุดผ่านการเชื่อมต่อ voice-over-IP (VoIP) ซึ่งสามารถทำได้ด้วยกล่องเซิร์ฟเวอร์ VoIP ฮาร์ดแวร์นี้มีให้จากผู้ให้บริการอินเทอร์เน็ตหรือจากผู้ให้บริการฮาร์ดแวร์เทคโนโลยีของคุณ ไม่สำคัญว่าทุกคนที่โทรเข้าร่วมการประชุมทางไกลจะมีฮาร์ดแวร์ VoIP ของตนเองที่เว็บไซต์ของตน อีกครั้งคุณจะต้องมีฮาร์ดแวร์ VoIP และซอฟต์แวร์ที่ติดตั้งในทุกวิทยาเขตของ บริษัท หรือมหาวิทยาลัยหากการประชุมทางไกลกำลังถูกจัดตั้งขึ้นสำหรับองค์กรหลายแห่งที่มีผู้เข้าร่วมจำนวนมากในแต่ละไซต์
ส่วนประกอบระบบเสียง
คุณอาจต้องใช้ระบบเสียงบางประเภทพร้อมลำโพงขึ้นอยู่กับการตั้งค่าการประชุมทางไกลของคุณ หากการประชุมทางไกลกับกลุ่มคนในสถานที่ต่าง ๆ ที่มีหลายคนในแต่ละห้องคุณจะต้องมีระบบเสียงสำหรับแต่ละสถานที่เพื่อให้ผู้เข้าร่วมทุกคนสามารถได้ยิน ระบบเสียงที่มีประสิทธิภาพสำหรับการประชุมทางไกลจะรวมถึงพอร์ต MIDI พร้อมซินธิไซเซอร์ที่ควบคุมด้วย MIDI, อินพุตสัญญาณเสียงดิจิตอลและอะนาล็อก, เครื่องผสมสัญญาณเสียงรบกวนต่ำ (ซอฟต์แวร์ควบคุมได้) และลำโพง
หูฟัง (ไม่จำเป็น)
สำหรับการประชุมทางไกลที่ผู้เข้าร่วมแต่ละคนอยู่ในตำแหน่งที่ตั้งแยกต่างหากบนคอมพิวเตอร์ของตนเองผู้เข้าร่วมแต่ละคนที่จะมีส่วนร่วมในการประชุมจะต้องใช้ชุดหูฟังพร้อมไมโครโฟนในตัวและความสามารถในการปิดเสียงเพื่อปิดกั้นเสียงรบกวนรอบข้าง สำหรับผู้เข้าร่วมที่กำลังฟังการประชุมทางไกลเท่านั้นชุดหูฟังมาตรฐานจะทำ
