เทคโนโลยีได้ปฏิวัติกระบวนการแสดงผลในสำนักงานโดยเปลี่ยนเครื่องถ่ายเอกสารให้กลายเป็นเครื่องพิมพ์ขนาดใหญ่ที่สามารถเชื่อมต่อเครือข่ายได้ เช่นเดียวกับสิ่งอำนวยความสะดวกอื่น ๆ ที่มีโอกาสนำไปใช้ในทางที่ผิดผลผลิตที่มีคุณภาพสูงของเครื่องถ่ายเอกสารสามารถช่วยในการยักยอกทรัพย์สินทางปัญญา เมื่อคุณพิจารณาสิ่งที่เครื่องเหล่านี้สามารถนำเสนอให้กับโรงเรียนหรือธุรกิจของคุณข้อดีของพวกเขาอาจมีมากกว่าข้อเสียของพวกเขา แต่ข้อเสียของพวกเขาควรแจ้งให้คุณวางแผนอย่างรอบคอบสำหรับการนำไปใช้และการใช้งาน
การทำสำเนาเอกสาร
ยกเว้นเครื่องพิมพ์มัลติฟังก์ชั่นที่มีปริมาณน้อยเครื่องถ่ายเอกสารจะใช้หมึกที่คล้ายกับวัสดุสิ้นเปลืองที่คุณซื้อสำหรับเครื่องพิมพ์เลเซอร์ของคุณ ยิ่งคุณใช้จ่ายกับอุปกรณ์มากเท่าใดความละเอียดก็จะยิ่งมากขึ้นจนถึงอุปกรณ์ที่ให้ผลลัพธ์ที่แทบจะแยกไม่ออกจากเอกสารต้นฉบับ สีหรือขาวดำเต็ม - ดำเท่านั้น - เครื่องเหล่านี้สามารถอัดสำเนาจำนวนมากได้ในระยะเวลาอันสั้น ความง่ายและความซื่อสัตย์ที่พวกเขาทำซ้ำแหล่งข้อมูลสามารถแจ้งข้อกังวลเกี่ยวกับความปลอดภัยของข้อมูลการโจรกรรมข้อมูลการละเมิดลิขสิทธิ์และการปลอมแปลง ในการตั้งค่าธุรกิจสำนักงานแพทย์หรือกฎหมายหรือสถานการณ์ใด ๆ ที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลที่เป็นกรรมสิทธิ์หรือเป็นความลับเครื่องถ่ายเอกสารสามารถคุกคามการควบคุมข้อมูลที่ควบคุมโดยกฎหมายหรือตามธรรมเนียม
ฟังก์ชั่นความสะดวกสบาย
เครื่องถ่ายเอกสารก่อนหน้าไม่มีตัวป้อนเอกสารอัตโนมัติและไม่สามารถเรียงรวมการทำงานแบบหลายส่วนได้ อุปกรณ์ที่ทันสมัยเปลี่ยนการทำสำเนาเอกสารให้เป็นการกระทำที่ไม่เป็นทางการ หนึ่งในเครื่องเหล่านี้สามารถแทนที่เครื่องพิมพ์บนเดสก์ท็อปหลายเครื่องด้วยเทคโนโลยีที่สร้างสำเนาสองหน้าเรียงหน้าและเย็บเล่มเอกสารหลายหน้าจออัตโนมัติจัดเก็บรูปแบบที่พิมพ์ซ้ำบ่อยครั้งเพื่อทำซ้ำทันทีแฟกซ์จากเดสก์ท็อป เอาท์พุทของมัน ความสะดวกนั้นสามารถเพิ่มความเร็วและลดความซับซ้อนของการทำงานในสำนักงานได้ แต่ความซับซ้อนของการควบคุมเครื่องถ่ายเอกสารสามารถแจ้งให้ผู้ใช้เลือกตัวเลือกที่ไม่ถูกต้องสิ้นเปลืองกระดาษและอุปกรณ์สิ้นเปลืองในส่วนที่เกินออกมา
ต้นทุนการดำเนินงาน
เนื่องจากเครื่องถ่ายเอกสารส่วนใหญ่ทำงานเหมือนเครื่องพิมพ์เลเซอร์พวกเขาจึงหลอมรวมผงพลาสติกและสารผสมสีลงบนพื้นผิวของแผ่นกระดาษ กระบวนการหลอมละลายนั้นขึ้นอยู่กับความร้อนซึ่งเป็นสาเหตุให้เกิดความต้องการพลังงานไฟฟ้าทำให้ค่าใช้จ่ายด้านอาคารสำนักงานเพิ่มขึ้น เครื่องถ่ายเอกสารยังต้องการวัสดุสิ้นเปลืองรวมถึงผงหมึกที่มีราคาสูงกว่าวัสดุสิ้นเปลืองเทียบเท่าสำหรับเครื่องพิมพ์เลเซอร์ ตลับหมึกที่ให้ผลตอบแทนสูงเหล่านี้อาจใช้งานได้นานกว่าเครื่องพิมพ์แบบเดสก์ท็อปที่เทียบเคียงกันได้ แต่ประสิทธิภาพนั้นมีราคาสูงกว่า โดยเฉพาะอย่างยิ่งในการดำเนินการในปริมาณมากเครื่องถ่ายเอกสารสามารถต้องการบริการเป็นระยะเพื่อรักษาประสิทธิภาพการส่งออก สัญญาบริการสามารถครอบคลุมทั้งวัสดุสิ้นเปลืองและการบำรุงรักษา แต่จะเพิ่มค่าใช้จ่ายคงที่อื่นในบรรทัดด้านล่างของคุณ
การเก็บรักษาข้อมูล
เครื่องถ่ายเอกสารที่เก็บข้อมูลเอกสารสำหรับการเรียกคืนและส่งออกทันทีและแฟกซ์และอีเมลในสิ่งที่คุณทำซ้ำใช้ฮาร์ดไดรฟ์ภายในเพื่อเก็บสแกนหน้าสำหรับการดึงข้อมูลในระยะสั้นหรือระยะยาว การจัดเก็บข้อมูลนั้นให้ความสะดวกสบายสำหรับฟังก์ชั่นสำนักงาน แต่สามารถเก็บข้อมูลที่ละเอียดอ่อนต่อความเสี่ยงของการใช้งานผิดประเภทโดยไม่ตั้งใจหรือโดยเจตนา เช่นเดียวกับฮาร์ดไดรฟ์กลไกการจัดเก็บในเครื่องถ่ายเอกสารสามารถให้ความลับได้นานหลังจากที่คุณลบข้อมูลและเอกสารจากนั้นและต้องใช้ข้อกำหนดความปลอดภัยแบบเดียวกับที่คุณใช้กับฮาร์ดไดรฟ์คอมพิวเตอร์เมื่อคุณขายหรือปลดระบบ
