ใบแจ้งหนี้เป็นเอกสารที่ผู้จัดหาส่งให้ผู้ซื้อพร้อมกับการจัดส่งสินค้า มันวางรายการที่รวมอยู่ในการส่งมอบและจำนวนเงินที่ค้างชำระสำหรับพวกเขา รายงานคือรายงานที่เป็นปัจจุบันเกี่ยวกับสิ่งที่ลูกค้ายังเป็นหนี้ผู้ขายในบัญชี
เจตนาที่แตกต่าง
วัตถุประสงค์หลักของใบแจ้งหนี้คือการขอให้ผู้ซื้อชำระเงิน ใบแจ้งหนี้ยังแจ้งให้ผู้ซื้อทราบถึงต้นทุนของแต่ละรายการที่รวมอยู่ในใบสั่งซื้อ มันคือการสื่อสารของผู้ขายเกี่ยวกับสาเหตุที่ผู้ซื้อเป็นหนี้จำนวนหนึ่ง วัตถุประสงค์หลักของคำสั่งคือการบังคับให้ผู้ซื้อชำระเงินในบัญชี แม้ว่าใบแจ้งยอดจะมีค่าบริการล่าสุด แต่ก็แจ้งให้ผู้ซื้อทราบถึงจำนวนเงินที่ยังค้างชำระในการซื้อครั้งก่อน
องค์ประกอบใบแจ้งหนี้
ใบแจ้งหนี้ทั่วไปประกอบด้วยองค์ประกอบจำนวนหนึ่งที่เกี่ยวข้องกับคำสั่งซื้อเฉพาะ ด้านบนของใบแจ้งหนี้มีส่วนหัวที่มีชื่อของใบแจ้งหนี้ข้อมูลการติดต่อสำหรับผู้ขายและชื่อลูกค้าและหมายเลข นอกจากนี้ยังมีหมายเลขใบแจ้งหนี้สำหรับจุดประสงค์ในการติดตาม วันที่ซื้อชื่อผลิตภัณฑ์หมายเลขผลิตภัณฑ์คำสั่งซื้อจำนวนมากและราคาต่อหน่วยจะได้รับการแยกรายการสำหรับการสั่งซื้อแต่ละรายการ ผลรวมย่อยสำหรับรายการทั้งหมดที่ซื้อจำนวนภาษีการขายและยอดรวมสุดท้ายจะแสดงที่ด้านล่างของใบแจ้งหนี้ มีข้อมูลเกี่ยวกับเงื่อนไขการชำระเงินและที่อยู่การชำระเงินด้วย
องค์ประกอบงบ
คำสั่งมักจะไม่ซับซ้อนหรือละเอียดตามใบแจ้งหนี้ มันแสดงวันที่ของแต่ละรายการที่บันทึกในช่วงเวลาของใบแจ้งยอด บาง บริษัท จะรวมยอดค้างชำระในใบแจ้งยอดเท่านั้นในขณะที่ บริษัท อื่น ๆ แสดงธุรกรรมทั้งหมดในช่วงเวลาที่กำหนด หมายเลขใบแจ้งหนี้และยอดรวมใบแจ้งหนี้จากใบแจ้งหนี้แต่ละใบจะแยกเป็นรายการในใบแจ้งยอด ข้อมูลนี้ช่วยให้ลูกค้าสามารถจับคู่ใบแจ้งหนี้ที่ชำระเงินและยังไม่ได้ชำระในใบแจ้งยอดกับใบแจ้งหนี้และใบเสร็จรับเงิน ใบแจ้งยอดนี้ยังรวมถึงเงื่อนไขการชำระเงินและข้อมูลการโอนเงิน
วันที่และการชำระเงิน
ตามปกติใบแจ้งหนี้จะมีวันที่ที่ประมวลผลหรือจัดส่งคำสั่งซื้อรวมถึงวันที่ครบกำหนดชำระเงิน คำสั่งมี "วันที่ในงบ" ซึ่งเป็นวันที่คำสั่งจะสิ้นสุดและส่งไปยังผู้ซื้อ เป็นการดีที่สุดสำหรับผู้ซื้อที่ต้องชำระยอดคงเหลือเป็นประจำเนื่องจากเมื่อใบแจ้งหนี้มาถึงแทนที่จะรอคำชี้แจงแนะนำให้นักบัญชี Harold Averkamp บางครั้งมีการออกใบแจ้งยอดก่อนประมวลผลการชำระเงิน ดังนั้นโดยการจ่ายใบแจ้งหนี้อย่างสม่ำเสมอคุณหลีกเลี่ยงความสับสนว่ายอดเงินได้รับการชำระเมื่อมีคำสั่งมาถึงหรือไม่
