การพัฒนาขั้นตอนการประมวลผลคำสั่งซื้อเป็นสิ่งสำคัญสำหรับธุรกิจของคุณ หากไม่มีขั้นตอนการประมวลผลคำสั่งที่เหมาะสมการดำเนินการตามคำสั่งภายในธุรกิจของคุณจะวุ่นวายและไม่น่าเชื่อถือ ใช้เวลาในการพัฒนาแนวทางการประมวลผลคำสั่งที่เหมาะสมและธุรกิจของคุณจะทำงานได้อย่างราบรื่นมากขึ้นและคุณจะมีความพึงพอใจของลูกค้าที่สูงขึ้น
ใช้แบบฟอร์มที่ได้มาตรฐานเมื่อรับคำสั่งซื้อ
ไม่ว่า บริษัท ของคุณจะใช้ตัวแทนฝ่ายบริการลูกค้าเพื่อรับใบสั่งซื้อหรือลูกค้าป้อนคำสั่งซื้อโดยตรงผ่านเว็บไซต์ของคุณเป็นสิ่งสำคัญที่คุณต้องมีแบบฟอร์มมาตรฐาน วิธีนี้ช่วยให้บุคคลที่กรอกแบบฟอร์มรู้ว่าต้องใช้ข้อมูลใดและมั่นใจว่ามีการรวบรวมข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมด
รายการสินค้าคงคลังของคุณแต่ละรายการอาจมีรายละเอียดคำสั่งซื้อที่แตกต่างกันเล็กน้อย ตัวอย่างเช่นหากคุณดำเนินกิจการร้านเฟอร์นิเจอร์แบบฟอร์มคำสั่งซื้อสำหรับโซฟาอาจรวมถึงประเภทของผ้าในขณะที่แบบฟอร์มสำหรับตารางอาจต้องใช้ประเภทของการเสร็จสิ้น
เป็นสิ่งสำคัญที่ไม่ยอมรับแบบฟอร์มการสั่งซื้อที่ไม่สมบูรณ์ หากแบบฟอร์มการสั่งซื้อไม่มีข้อมูลที่จำเป็นจะต้องส่งคืนและดำเนินการให้เสร็จสิ้นก่อนจึงจะสามารถดำเนินการได้
ยืนยันการสั่งซื้อ
หลังจากส่งแบบฟอร์มการสั่งซื้อแล้วควรยืนยันกับลูกค้า สามารถทำได้โดยส่งอีเมลพร้อมรายละเอียดการสั่งซื้อ ไม่จำเป็นต้องให้ลูกค้ายืนยันการสั่งซื้อ ให้ชัดเจนว่าลูกค้าควรติดต่อ บริษัท ของคุณหากมีปัญหาเกี่ยวกับการสั่งซื้อ ต้องแน่ใจว่าทำให้ข้อมูลการติดต่อของ บริษัท ของคุณสามารถเข้าถึงลูกค้าได้ง่าย
แจกจ่ายแบบฟอร์มการสั่งซื้อภายใน
เมื่อกรอกแบบฟอร์มการสั่งซื้อแล้วควรส่งต่อไปยังทุกคนที่ต้องการดำเนินการที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินการตามคำสั่งซื้อ ซึ่งรวมถึงคลังสินค้าแผนกบัญชีลูกหนี้และผู้ผลิตหากมีการดำเนินการตามคำสั่งของบุคคลที่สาม ควรระบุวันที่ปฏิบัติตามที่คาดไว้อย่างชัดเจนเพื่อให้ทุกคนที่เกี่ยวข้องรู้ตารางเวลา
สื่อสารกับลูกค้า
จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องสื่อสารกับลูกค้าอย่างชัดเจน แจ้งลูกค้าหากมีความล่าช้าในการปฏิบัติตามคำสั่งซื้อ การตรงไปตรงมาและซื่อสัตย์กับลูกค้าเมื่อมีปัญหาจะดีกว่าการเพิกเฉย อีกทั้งแจ้งให้ลูกค้าทราบเมื่อมีการสั่งซื้อ แจ้งผู้ให้บริการหมายเลขการติดตามและวันส่งมอบที่คาดหวังให้เธอทราบ ขอคำติชมจากลูกค้าหลังจากเขาได้รับคำสั่งซื้อ มีตัวแทนฝ่ายบริการลูกค้าโทรหาเพื่อให้แน่ใจว่าลูกค้ามีความสุขกับการซื้อหรือใช้แบบสำรวจออนไลน์เพื่อรับข้อเสนอแนะ ไม่ว่าจะด้วยวิธีใดคำติชมของลูกค้าจะให้ข้อมูลเชิงลึกที่เป็นประโยชน์เกี่ยวกับกระบวนการปฏิบัติตามคำสั่งซื้อของคุณ
