การควบคุมภายในจัดให้มีระบบการตรวจสอบและถ่วงดุลที่ทำงานเพื่อป้องกันข้อผิดพลาดในการป้อนข้อมูลโดยเจตนาหรือไม่เจตนาการฉ้อโกงและการโจรกรรม ระบบการควบคุมภายในที่แข็งแกร่งจะต้องทำให้มั่นใจว่าไม่มีพนักงานคนเดียวหรือกลุ่มของพนักงานที่ควบคุมหรือมีอิทธิพลต่อกระแสเงินสดข้อมูลทางการเงินสินค้าคงคลังและทรัพย์สินทางธุรกิจอื่น ๆ การแบ่งหน้าที่ให้มากที่สุดเท่าที่จะทำได้เป็นหนึ่งในวิธีที่ดีที่สุดในการปกป้องธุรกิจของคุณ
แยกหน้าที่เข้ากันไม่ได้
การแบ่งแยกหน้าที่อย่างสมบูรณ์เป็นการแบ่งแยกหน้าที่ที่เข้ากันไม่ได้ - งานหรือกิจกรรมที่เปิดโอกาสให้พนักงานหนึ่งคนขึ้นไปทั้งในการคอมมิทและซ่อนข้อผิดพลาดการฉ้อโกงหรือการโจรกรรม สถาบันผู้ตรวจสอบภายในระบุการดูแลทรัพย์สินการอนุญาตและการอนุมัติและการบันทึกและการรายงานเป็นหน้าที่หลักสามประเภทที่เข้ากันไม่ได้ ตาม IIA ความรับผิดชอบของเวิร์กโฟลว์ควรป้องกันไม่ให้บุคคลใดบุคคลหนึ่งเข้าถึงและรับผิดชอบการบัญชีสำหรับสินทรัพย์ทางการเงินและทางกายภาพ
ป้องกันการโจรกรรมและการฉ้อโกง
การจ่ายเงินเดือนและการจัดซื้อเป็นสองเรื่องที่ต้องแยกหน้าที่ออกจากกัน ในแผนกบัญชีเงินเดือนป้องกันพนักงานผี - คนที่บันทึกไว้ในระบบบัญชีเงินเดือน แต่ที่ไม่ได้ผลสำหรับคุณ - โดยตรวจสอบให้แน่ใจว่าบุคคลที่รับผิดชอบในการรวบรวมและบำรุงรักษาข้อมูลส่วนบุคคลและการเงินของพนักงานไม่ได้ดำเนินการเรื่องเงินเดือนด้วย ป้องกันการซื้อที่ไม่ได้รับอนุญาตหรือความลำเอียงของผู้ขายโดยแยกรายการคำสั่งซื้อและการอนุญาต
ลดข้อผิดพลาด
การแยกหน้าที่สามารถช่วยลดข้อผิดพลาดที่ไม่ได้ตั้งใจซึ่งส่งผลกระทบต่อกำไรของคุณ การแต่งตั้งหัวหน้าทีมหรือหัวหน้างานเพื่อตรวจสอบและเปรียบเทียบธุรกรรมกับเอกสารสนับสนุนเช่นการเปรียบเทียบบัตรลงเวลาพนักงานกับรายงานเงินเดือนเป็นตัวอย่างทั่วไป เช่นเดียวกับการป้อนคำสั่งซื้อและหน้าที่อนุญาตในการป้องกันกรณีการโจรกรรมและการฉ้อโกงการแยกหน้าที่เหล่านี้ - และกำหนดให้บุคคลที่มีหน้าที่รับผิดชอบในการอนุญาตเพื่อตรวจสอบผลรวมซ้ำ - ยังสามารถลดข้อผิดพลาดในการป้อนข้อมูล
ข้อควรพิจารณาสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก
ธุรกิจขนาดเล็กที่มีพนักงานเพียงไม่กี่คนหรือด้วยงบประมาณการจ้างงานที่ จำกัด ไม่สามารถแยกจากกันได้อย่างสมบูรณ์ ในกรณีนี้การควบคุมการบรรเทาเป็นสิ่งจำเป็น แม้ว่าการชดเชยการควบคุมจะเป็น "นักสืบ" มากกว่าการป้องกัน แต่ก็ยังสามารถให้ความเชื่อมั่นที่สมเหตุสมผลได้แผนกคือการบรรลุวัตถุประสงค์ในการลดความเสี่ยง ตัวอย่างเช่นการตรวจสอบรายงานรายวันและรายสัปดาห์การหมุนเวียนหน้าที่เป็นประจำดำเนินการตรวจสอบจุดที่ไม่แจ้งล่วงหน้าของการทำธุรกรรมทางการเงินหรือการนับจำนวนสินค้าคงคลังตามจริงที่ประกาศไว้และการกำหนดเวลาการตรวจสอบภายในทุกสองปี
