ขั้นตอนพื้นฐานในการเขียนรายงานทางเทคนิค

หากคุณเคยอ่านคู่มือสำหรับการประกอบหรือดำเนินการสั่งซื้อใหม่และเดินไปสับสนมากขึ้นกว่าเมื่อคุณเริ่มต้นคุณไม่ได้อยู่คนเดียว การเขียนทางเทคนิคอาจเป็นเรื่องยากสำหรับมืออาชีพที่มีประสบการณ์มากที่สุด อย่างไรก็ตามเมื่อเขียนรายงานทางเทคนิคสิ่งสำคัญคือการรวมเรื่องที่เกี่ยวข้องชัดเจนและรัดกุมและจัดระเบียบข้อมูลของคุณเพื่อให้ผู้อ่านสามารถเข้าใจได้ง่าย

การเลือกเรื่อง

โดยทั่วไปผู้คนเขียนรายงานทางเทคนิคเมื่อพวกเขาทำวิจัยบางประเภทและต้องการนำเสนอผลลัพธ์ให้กับผู้ชมที่เฉพาะเจาะจง การวิจัยครั้งนี้อาจเป็นการวิจัยภาคสนาม - การสำรวจการสัมภาษณ์และการสังเกต - หรือการวิจัยหนังสือ ไม่ว่าคุณจะทำวิจัยประเภทใดคุณจะไม่สามารถแบ่งปันข้อมูลทั้งหมดที่คุณรวบรวมได้ ใน“ คำแนะนำบางประการเกี่ยวกับการเขียนรายงานทางเทคนิค” Alan Sherman แห่งมหาวิทยาลัยแมริแลนด์บัลติมอร์เคาน์ตีเสนอรายงานของคุณควรมุ่งเน้นไปที่การค้นพบที่สำคัญซึ่งแสดงให้เห็นว่าหัวข้อการวิจัยของคุณน่าสนใจและสำคัญ คุณควรรวมองค์ประกอบต่างๆเช่นการออกแบบการวิจัยและข้อเสนอแนะหากจำเป็น

มีความชัดเจนและรัดกุม

ผู้คนไม่ได้อ่านรายงานทางเทคนิคสำหรับภาษาดอกไม้หรือภาพ แต่คนอ่านรายงานทางเทคนิคเพราะพวกเขากำลังมองหาข้อมูลประเภทใดประเภทหนึ่งโดยเฉพาะ ชัดเจนและรัดกุมเมื่อคุณเขียนรายงาน คิดเกี่ยวกับผู้ชมและวัตถุประสงค์ของคุณและเขียนวิธีที่ดีที่สุดที่จะช่วยให้ผู้อ่านเข้าใจสิ่งที่คุณพยายามสื่อสาร ตัวอย่างเช่นหากคุณรู้จักหลายคนที่พูดภาษาอังกฤษเป็นภาษาที่สองจะอ่านรายงานของคุณหลีกเลี่ยงความคิดโบราณและสำนวน เมื่อใดก็ตามที่เป็นไปได้จงตัดคำประโยคและย่อหน้าที่คุณไม่จำเป็นต้องรายงานข้อมูลที่ได้รวบรวม

การจัดระเบียบข้อมูลของคุณ

องค์กรมีความสำคัญในรายงานทางเทคนิค ไม่ว่าคุณจะเขียนบทความเชิงปฏิบัติหรือรายงานงบการเงินในที่ทำงานข้อมูลที่ไม่เป็นระเบียบสามารถทำให้ผู้อ่านใช้ข้อมูลนั้นได้ยาก ผู้ชมและวัตถุประสงค์มีอิทธิพลอย่างมากต่อการจัดระเบียบรายงานของคุณ สิ่งที่ผู้ชมของคุณรู้เกี่ยวกับหัวข้อนั้นจะเป็นตัวกำหนดว่าคุณต้องรวมข้อมูลพื้นหลังไว้ก่อนหรือไม่ หากจุดประสงค์ของรายงานของคุณคือการใช้เงินหรือสนับสนุนการดำเนินการให้ยุติข้อเสนอหรือการอุทธรณ์และจัดระเบียบร่างรายงานของคุณเกี่ยวกับการสนับสนุนสำหรับการกระทำนี้ บุคคลที่เขียนส่วนวิธีการพิมพ์ต้องแน่ใจว่าขั้นตอนนั้นถูกจัดวางอย่างเหมาะสมตามลำดับเวลา

อ้างแหล่งที่มาภายนอก

เนื่องจากรายงานทางเทคนิคที่ให้ข้อมูลมักเปิดเผยผลลัพธ์ของการวิจัยคุณอาจอ้างอิงความคิดของผู้อื่นในข้อความของคุณ ไม่ว่าคุณจะอ้างถึงหรือถอดความแหล่งข้อมูลเหล่านี้คุณจะต้องให้เครดิตพวกเขาด้วยการอ้างถึงพวกเขา หากคุณกำลังเขียนรายงานของคุณสำหรับการทำงานอาจแนะนำให้ใช้เชิงอรรถหรืออ้างอิงท้ายเรื่องสำหรับการอ้างอิงนี้ อย่างไรก็ตามหากคุณเขียนรายงานสำหรับโรงเรียนครูหรืออาจารย์ของคุณมักจะต้องการให้คุณใช้รูปแบบการอ้างอิงที่มีอยู่เช่นสมาคมภาษาสมัยใหม่หรือสไตล์สมาคมจิตวิทยาอเมริกัน